Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź - Górna, działając na podstawie przepisów art. 14a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) - uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione przez Spółkę w piśmie z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie Spółki, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) - "stosownie do swej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt /.../ na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Interpretacja, o której mowa powyżej następuje w drodze postanowienia i dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

W dniu 19 sierpnia 2005r. wpłynął do tutejszego organu podatkowego wniosek Spółki w sprawie udzielenia pisemnej odpowiedzi - informacji o zakresie stosowania przepisów art. 16 ust. 1 pkt. 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), tj. zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez podatnika na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy.

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie Jednostka stwierdziła, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć odpowiednio:

- w przypadku przyznania pracownikowi miesięcznego ryczałtu pieniężnego na jazdy lokalne - kwotę ryczałtu, pod warunkiem, iż jest ona zgodna z obowiązującym limitem określonym w odrębnych przepisach przez właściwego ministra,

- w jazdach lokalnych, w przypadku dokumentowania jazd w ewidencji przebiegu pojazdu i zastosowaniu stawki określonej przez właściwego ministra - kwotę wynikającą z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów przez stawkę - bez ograniczeń ilościowych, bez limitu kilometrów.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź - Górna, po sprawdzeniu, że spełnione zostały warunki określone w art. 14a § 1 i § 2 cytowanej ustawy - Ordynacja podatkowa - udziela poniższej informacji:

W myśl przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z dn. 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr. 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów , z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Tym odrębnym przepisem jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

W myśl § 4 rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie ryczałtu miesięcznego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

1.Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, nie mogą być wyższe niż:dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm#179; - 0,4894 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm#179; - 0,7846 zł.

2.Wysokość limitu kilometrów do ustalenia ryczałtu w jazdach lokalnych jest uzależniona od liczby mieszkańców w danym mieście lub w danej gminie i zgodnie z przepisami § 3 w/w rozporządzenia Ministra Infrastruktury nie może przekraczać:

- 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Drugi sposób rozliczania wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika, zgodnie z cyt. art. 16 ust. 1 pkt 30b, polega na zastosowaniu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra - w tym przypadku cytowane wyżej rozporządzenie Ministra Infrastruktury. Warunkiem zastosowania tej metody jest - stosownie do przepisów art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika /w tym przypadku Spółkę/ na koniec każdego miesiąca. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,kolejny numer wpisu,datę i cel wyjazdu,opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,stawkę za jeden kilometr przebiegu,kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Jednocześnie tutejszy organ podatkowy informuje, że kwoty wypłacane pracownikom z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych stanowią przychód pracownika podlegający opodatkowaniu na podstawie przepisów art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176), z wyjątkiem sytuacji o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b cytowanej wyżej ustawy.

Powyższa interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Stronę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.