Urząd Skarbowy Kraków - Nowa Huta:

Stan faktyczny opisany przez podatnika:
Spółka wnosi o udzielenie pisemnej odpowiedzi czy poniesiony koszt (kaucja) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w związku z zaistniałą sytuacją. Spółka zawarła umowę z "X" na zakup cukru z przeznaczeniem na eksport poza obszar Uniii Europejskiej. Zabezpieczeniem należytego wykonania umowy było wniesienie kaucji gotówkowej. Rozliczenie i zwrot kaucji następował na podstawie przedstawienia odpowiedniej dokumentacji, poświadczającej wywóz towaru poza obszar Uni Europejskiej. W związku z utrudnieniami na granicy wschodniej przed dniem akcesji Polski do Unii Europejskiej, firma była zmuszona do sprzedaży niewyeksportowanej części cukru w kraju przed dniem 1 maja 2004 r. W wyniku niewykonania postanowień umowy na rzecz sprzedawcy przepadła kaucja.

Odpowiadając na wniesione zapytanie z dnia 1 czerwca 2004 r. (data wpływu do Urzędu w sprawie interpretacji przepisów w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Nowa Huta działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - ordynacja, podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 ze zm.) wyjaśnia:
W celu obliczenia dochodu podatnik, uzyskane przychody pomniejsza o koszty uzyskania przychodu. Dla potrzeb obliczenia przychodu ustawa posługuje się własną definicją kosztów uzyskania przychodu, niezależną od defnicji o charakterze ekonomicznym, którymi posługują się przepisy prawa bilansowego. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ..."Uzupełnienie tej definicji stanowi grupa wydatków wymienionych w art. 15 ust. 1b-1k ustawy, które pomimo tego, iż nie wykazują związku z osiąganiem przychodu stanowią koszt jego uzyskania.
Zaliczenie konkretnego wydatku do kosztu uzyskania przychodu opiera się na stwierdzeniu dwóch następujących przesłanek:
- wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu
- wydatek nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy
Uznanie kosztu za poniesiony w celu uzyskania przychodu powinno opierać się na łącznym stwierdzeniu trzech okoliczności:
1) wydatek musi być faktycznie poniesiony przez podatnika,
2) poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu,pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym (lub zamierzonym) przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy.
Art. 16 ustawy nie jest tylko prostą „wyliczanką" wydatków nieuważanych za koszty uzyskania przychodu lecz pełni również funkcję wyjaśniającą, a nade wszystko pozwala podatnikowi zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione nakłady (wydatki, odpisy) jeśli tak stanowi ustawodawca w art. 16. W przepisie tym sformułowane są bowiem wprost wyjątki od zakazu zaliczania do kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków. Inne wyjątki od tego zakazu można wyinterpretować posługując się także rozumowaniem a contrario.
W ramach prowadzonej działalności podatnik styka się za szczegółowymi regulacjami prawnymi, - na podstawie których musi ponieść świadczenie pieniężne, często o sankcyjnym charakterze. Generalnie bowiem ustawodawca zabrania zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kar pieniężnych, grzywien, odszkodowań.
Z pisma spółki oraz załączonej umowy sprzedaży wynika, iż warunkiem zabezpieczenia należytego wykonania umowy było wniesienie przez spółkę kaucji gotówkowej. W wyniku niewykonania postanowień umowy na rzecz sprzedawcy przepadła wniesiona kaucja (kara umowna).
Jako kaucję należy rozumieć: "sumę pieniężną złożoną jako gwarancje dotrzymania zobowiązania i stanowiącą odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. (Słownik języka polskiego PWN, Warszawa 1996 r. str. 847). Kaucje gwarancyjne są zatem zabezpieczeniem. Nie wykorzystana kaucja podlega zwrotowi po upływie czasu określonego w umowie.
Tak więc zasadniczym dokumentem rozstrzygającym o charakterze kaucji są każdorazowo zapisy umowy zawartej pomiędzy stronami, zgodnie z zasadą swobody umów, określoną w art. 353 Kodeksu cywilnego. Zwrot kaucji gwarancyjnej uzależniony jest od ziszczenia się warunków zawartych w umowie.
Art. 16 ustawy określa, że niektóre kary umowne i odszkodowania nie są kosztem uzyskania przychodów, oznacza to, że kary umowne i odszkodowania z innych tytułów, niż wymienione w tym przepisie, będą takim kosztem, jeżeli oczywiście istnieje związek przyczynowo skutkowy między poniesieniem wydatków związanych z tymi karami i odszkodowaniami a osiąganymi przychodami, a więc jeżeli spełnione są ogólne przesłanki zaliczania danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zapłata kary z innych tytułów niż enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 pkt. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowić będą dla płacącego koszt uzyskania przychodów.
Wyrok NSA z 29 września 1999 r. ...
. Jeśli z samej umowy nie wynika aby strony w przypadku odstąpienia od umowy zobowiązane były do zapłacenia kar umownych, to zapłata ww. kwoty nie wynika więc z żadnego obowiązku umownego i nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując kaucja gotówkowa (kara umowna) nie jest wymieniona w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i istnieje związek przyczynowo skutkowy między poniesieniem wydatku z tyt. kaucji a osiąganymi przychodami w związku z czym ww. koszt można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.