P o s t a n o w i e n i e

Działając na podstawie art.14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr.8, poz.60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 12.04.2006r. (data wpływu 13. 04.2006r.) uzupełnionego w dniu 18.05.2006r. dotyczącego udzielenia pisemnej informacji w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w przedmiocie uznania za koszty uzyskania przychodów wypłaconych pracownikom diet z tytułu podróży służbowych, wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu zakwaterowania oraz sposobu tłumaczenia dokumentów wystawionych w języku obcym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nysie postanawia uznać stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe.

U Z A S A D N I E N I E

Pismem z dnia 12.04.2006r. uzupełnionym w dniu 18 maja 2006r. Podatnik zwrócił się o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej:
- zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych pracownikom diet z tytułu podróży służbowych, wydatków ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników,
- sposobu tłumaczenia dokumentów wystawionych w języku obcym m.in. na zakup materiałów budowlanych, zakup paliwa, opłaty za przejazd autostradami.

W myśl art.14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 5, poz. 60 ze zm.) stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Stosownie do art.14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w §1, następuje w drodze postanowienia na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny sprawy przedstawia się następująco: W ramach działalności gospodarczej Podatnik świadczy usługi budowlane. W związku z podpisaniem umowy na realizację robót budowlanych we Francji:

1. Wysyła w podróż służbową na okres kilku miesięcy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Podróż służbową każdy pracownik odbywa na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w którym określony jest cel podróży, czas trwania, sposób przejazdu, sposób zakwaterowania, wysokość dodatków do płacy - diety. Diety wypłaca w wysokości 45 Euro tj: do wysokości zgodnej z przepisami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. (Dz.U z 2002r. Nr 236, poz 1991 ze zm.). Wypłacone diety zalicza do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczące wypłaconych diet dokumentuje dowodem wewnętrznym spełniającym warunki opisane w § 14 ust 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
   Jako pracodawca ponosi wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników tj: wydatki za najem domków, opłaty za zużycie wody, prądu, gazu, energii, które to zalicza do kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym, że Podatnik zapewnia pracownikom noclegi to nie wypłaca ryczałtu z tego tytułu. Wydatki związane z zakwaterowaniem dokumentowane są fakturami VAT lub rachunkami wystawionymi w języku francuskim.
2. Zakupuje we Francji:
   - materiały budowlane. Na zakup materiałów budowlanych posiada faktury VAT określające sprzedawcę i nabywcę, rodzaj zakupionego materiału, cenę jednostkową, ilość i wartość. Faktury te tłumaczone są na język polski przez tłumacza przysięgłego i wpisywane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wartości netto - dla zakupów od których odlicza VAT naliczony we Francji lub w wartości brutto dla zakupów od których nie odlicza podatku VAT. Podatnik informacyjnie podał, że dla celów podatku VAT zarejestrował się we Francji. W chwili obecnej Podatnik sam tłumaczy faktury, rachunki posiłkując się słownikiem (nie korzysta z usług tłumacza przysięgłego),
   - paliwo do samochodów będących środkami trwałymi,oraz ponosi opłaty za przejazd autostradami. Zarówno zakup paliwa jak i opłaty za przejazd autostradami jest udokumentowany paragonami fiskalnymi zawierającymi określone dane sprzedawcy. Paragonów nie tłumaczy ponieważ zawierają tylko nazwę sprzedawcy oraz ogólnie przyjęte i znane określenie towaru np. Pb (benzyna bezołowiowa) a także kwoty wyrażone cyfrowo (w tłumaczeniu nic by się nie zmieniło). Kwoty w Euro przelicza na złotówki wg zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dot. paragonów fiskalnych dokonuje na podstawie dowodu księgowego sporządzonego w języku polskim zawierającego dane firmy podatnika, adres, rodzaj zakupu, przeliczenie waluty obcej na złotówki. Do takiego dowodu księgowego załącza paragon. Odwrotna strona paragonu jest przeważnie zadrukowana różnymi informacjami dlatego zdaniem Podatnika uzupełnienie treści zgodnie z par. 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów byłoby nieczytelne.

Pytanie Wnioskodawcy:

1. Czy prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wypłacane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę diety z tytułu odbytych podróży służbowych oraz wydatki ponoszone z tytułu zakwaterowania pracowników.
2. Czy dokumenty (faktury VAT, rachunki) potwierdzające wydatki poniesione za granicą i wystawione w języku obcym powinien ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po przetłumaczeniu na język polski przez tłumacza przysięgłego, czy jak obecnie to robi po przetłumaczeniu na język polski we własnym zakresie, a w przypadku paragonów fiskalnych bez tłumaczenia, a tylko opisuje zgodnie z przepisami par. 14 ust. 4 i 5 cyt. rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stanowisko wnioskodawcy:
Zdaniem Podatnika przyjęte rozwiązania są prawidłowe, zgodne z przepisami art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dokonując analizy stanu faktycznego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nysie informuje:
Z treści przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Podatnik osiąga przychody z działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych i w związku z tym prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej:

1. wysyła w podróż służbową pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i z tego tytułu wypłaca im diety, które to zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Jako pracodawca ponosi również wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników za granicą.
2. zakupuje we Francji:
   - materiały budowlane,
   - paliwo do samochodów będących środkami trwałymi,oraz ponosi opłaty za przejazd autostradami.

W świetle przepisów art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000r. Nr 14, poz.176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.

Oznacza to, że wydatki należy w pierwszej kolejności ocenić pod względem celowości ich poniesienia, gdyż tylko wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jeżeli cel podróży jest związany z działalnością gospodarczą, to diety wypłacone pracownikom z tytułu odbytej delegacji są kosztem uzyskania przychodów w pełnej wypłaconej wysokości. Również wydatki poniesione przez Podatnika z tytułu wydatków na zakwaterowanie stanowią koszty uzyskania przychodu w wysokości wynikającej z dowodów ich poniesienia.

Należy zwrócić uwagę, że omawiane należności na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych podlegają zaliczeniu do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art.12 ust.1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Również należy zwrócić uwagę na zapis w art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a mianowicie: nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu niewypłaconych, nie dokonanych lub nie postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych m.in. w art.12 ust.1.

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz.1475 ze zm.).

Zgodnie z przepisami § 12 ust.1 zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Z przepisu § 12 ust. 3 pkt 1 ww rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, faktury RR, faktury VAT KOMIS,faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczychoznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z przepisami § 12 ust.4 cyt rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała: dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W świetle przepisów § 13 za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienie dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3. dowody przesunięć,
4. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane,o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Stosownie do przepisów § 14 ust. 1 i 2 cyt rozporządzenia, na udokumentowanie niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone również dokumenty wewnętrzne, zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie- nazwę towaru raz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Lista rodzajów wydatków, których poniesienie można dokumentować dowodami wewnętrznymi stanowi katalog zamknięty.
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in.:
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (pkt 4),
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (pkt 5),
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu z wyjątkiem sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezwierającymi danych, o których mowa w § 12 ust.3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zgodnie z przepisami § 14 ust. 3, dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu) stawkę i wartość przysługujących diet.

Katalog wydatków, których poniesienie może być udokumentowane paragonem z kasy fiskalnej, zawiera z kolei § 14 ust. 4 i 5 w/w rozporządzenia.

Stosownie do przepisów § 14 ust. 4 zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru,

W świetle przepisów ust.5 wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Reasumując należy stwierdzić, co następuje:
- wypłacone pracownikom diety z tytułu odbytej podróży służbowej oraz wydatki ponoszone przez Podatnika na rzecz pracowników z tytułu ich zakwaterowania, zgodnie z art. 22 ust.1 cyt. ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ustanowią koszt uzyskania przychodu,
- przepisy cyt. w treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nakładają na podatnika obowiązek dokonywania zapisów w podatkowej księdze w języku polskim i w walucie polskiej, a podstawą zapisu są m.in. otrzymane faktury, rachunki czy paragony fiskalne. Przepisy te nie narzucają podatnikowi obowiązku korzystania z usług tłumacza przysięgłego. Wybór należy do samego podatnika, a zapis w księdze ma być dokonany w języku polskim i w walucie polskiej zgodnie z zasadami określonymi w cyt. ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z wyjaśnień, z początku Podatnik korzystał z usług tłumacza przysięgłego, a obecnie sam tłumaczy dokumenty wystawione w języku obcym na język polski i to zdaniem Podatnika jest prawidłowe.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego i zacytowanych przepisów Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nysie postanowił uznać stanowisko Podatnika za prawidłowe.
Zgodnie z art.14a §2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawców oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszego postanowienia.

Interpretacja nie jest wiążącą dla podmiotu uprawnionego do złożenia wniosku,wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawców organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia -art 14b§1 i §2 Ordynacji podatkowej. Na postanowienie służy zgodnie z art 236 §2 pkt.1 Ordynacji podatkowej zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Nysie w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego postanowienia.
Zażalenie podlega opłacie skarbowej w znakach skarbowych -art.1 ust.1 pkt.1 lit.a ustawy z dnia 09.09.2000r. (Dz. U z 2004r. Nr 253, poz. 2532 ze zm.)