Wnioskiem z dnia 25 maja 2006 r., podatnik zwrócił się z zapytaniem do tutejszego organu podatkowego w sprawie prawidłowości ewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków związanych z wypłatą wynagrodzeń. W 2006 roku podatnik figuruje w ewidencji podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną na ogólnych zasadach. Z treści pisma wynika, że podatnik zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników i dokonuje im wypłaty należnych wynagrodzeń. Podatnik zaprowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów, w której wykazuje wypłacone wynagrodzenia oraz zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracodawcę. Wynagrodzenia wypłacone pracownikom podatnik wykazuje w księdze podatkowej w wartości netto, natomiast pobrane składki na ubezpieczenie społeczne od części wynagrodzenia oraz finansowane ze środków podatnika wykazuje w dacie faktycznego przekazania ich na rachunek bankowy ZUS. Wobec powyższego podatnik nie będąc przekonanym co do prawidłowości zastosowanej metody, zwrócił się o interpretację przepisów prawa podatkowego powołując się na objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz przepis art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łęczycy po przeanalizowaniu przedstawionego stanu faktycznego informuje, że:

zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z art. 23 ust. 1 pkt 55 i pkt 55a cyt. ustawy o podatku dochodowym w brzemieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2005 r. wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 - 9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.), w części finansowanej przez płatnika składek.

Ponadto zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) kolumna 13 księgi przeznaczona jest do wpisywania wypłacanych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Wpisu dokonuje się:

a) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce lub w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypacane w kasie.

Mając na względzie obowiązujący w tym zakresie stan prawny, wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń ze stosunku pracy, bez względu na przyjętą przez podatnika metodę ewidencjonowania kosztów /kasową czy memoriałową/, podlegają ujęciu w koszty w dacie faktycznego poniesienia, czyli w dacie ich wypłaty. Regulacja zawarta w przepisach nie zawiera żadnych wskazań, co do różnego traktowania poszczególnych elementów wynagrodzeń, tak więc należy uznać, iż kosztem uzyskania przychodów będą wszelkie elementy wynagrodzenia w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji tegoż świadczenia. Zatem kosztem uzyskania przychodów w tym przypadku będzie kwota wynagrodzenia brutto w dniu postawienia jej do dyspozycji pracownika.

Natomiast składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu ich faktycznego przekazania na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Reasumując, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łęczycy po zapoznaniu się z przedstawionym przez podatnika stanem faktycznym i prawnym uznaje przedstawione stanowisko w sprawie ewidencjonowania wydatków związanych z wypłatą wynagrodzeń oraz finansowanych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie społeczne - za nieprawidłowe. Prawidłowo winien podatnik ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wypłacone /postawione do dyspozycji pracownika/ wynagrodzenia w kwocie brutto, natomiast zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracodawcy w dniu ich faktycznego przekazania na rachunek ZUS.