P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Warszawie - biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny

postanawia:

uznać stanowisko Strony za nieprawidłowe.

U z a s a d n i e n i e

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Strona zamierza przesyłać faktury VAT do odbiorców, za ich zgodą, drogą elektroniczną, ale bez elektronicznego podpisu, pod warunkiem, że nabywca będzie drukował te faktury i przechowywał w formie papierowej. W związku z powyższym Strona zwróciła się o potwierdzenie, iż w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest wysyłanie faktur do odbiorców pocztą elektroniczną bez zachowania warunków rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), a następnie ich drukowania przez odbiorcę i przechowywanie ich w formie papierowej. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Warszawie stwierdza, co następuje. Zgodnie z § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca; oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Z przepisu tego jednoznacznie wynika, iż faktury powinny być wystawiane przez sprzedawcę w co najmniej dwóch egzemplarzach (oznaczonych odpowiednio jako oryginał i kopia), przy czym oba egzemplarze (lub więcej) powinny być wystawione w ten sam sposób, w tej samej formie, a więc powinny być identyczne. Jednocześnie egzemplarz faktury oznaczony jako "oryginał" w postaci (formie), w jakiej został wystawiony, winien zostać dostarczony nabywcy. Nadto z § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia wynika, również jednoznacznie, że faktury winny być przechowywane "w oryginalnej postaci", tj. takiej, w jakiej zostały wystawione. Stąd też warto w tym miejscu zwrócić uwagę na brzmienie § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z tym przepisem faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".Zgodnie z § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm. ), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych4), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Należy podkreślić, że ww. przepisach mowa jest łącznie o "wystawianiu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej" (koniunkcja). Sposób, w jaki faktura zostanie wystawiona, determinuje więc również dalszy sposób postępowania z nią. Zgodnie § 6 ust. 1 faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur. Przepisy te, co wynika z art. 106 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) - zawierającego delegację ustawową dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych, stanowią wyjątek od reguły, którą jest wystawianie i przechowywanie faktur w postaci dokumentów papierowych. Jest to wyjątek dopuszczony przez wyraźny przepis prawa. Podatnicy nie mają więc co do zasady swobody wyboru co do sposobu wystawiania i przechowywania faktur, o ile przepisy nie stanowią inaczej. W świetle obowiązujących przepisów prawa nie jest zatem dopuszczalne ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i/lub przechowywanie faktur w innej postaci niż postać, w której zostały one wystawione. Jeżeli więc nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej).