Jak stanowi art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka świadczy usługi transportowe i ponosi z tego tytułu wydatki. Zgodnie z ustawą z dnia 29.07.2005 r. o systemie tachografów cyfrowych, każdy kierowca wykonujący przewozy ciągnikiem siodłowym wyposażonym w tachograf cyfrowy musi posiadać kartę kierowcy. Jednocześnie, w myśl z art. 20 ust. 7 w/w ustawy „kierowcy pozostającemu w stosunku pracy i wykonującemu przewozy z wykorzystaniem pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowe, poniesioną opłatę za wydanie, wznowienie lub wymianę karty kierowcy może refundować pracodawca na podstawie imiennego dowodu uiszczenia tej opłaty”.

Pytanie Podatnika: Czy koszt wydania karty kierowcy poniesiony przez Spółkę powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu Spółki?

Zdaniem Podatnika wydatek poniesiony przez spółkę w celu wydania karty kierowcy jest kosztem uzyskania przychodu, gdyż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.16 ust.1 w/w ustawy. Ponieważ katalog kosztów nie będących kosztem uzyskania przychodów nie zawiera tego typu wydatków, a karta kierowcy jest dla Spółki niezbędna w celu uzyskiwania przychodów z wykonywania usług transportowych, stanowi to podstawę do uznania poniesionego wydatku na wydanie karty kierowcy za koszt uzyskania przychodu. Ponadto zdaniem Podatnika karta kierowcy jest tak samo niezbędna jak np. psychologiczne badania kierowcy do pokrycia których zobowiązują przepisy ustawy o transporcie drogowym.Z uwagi na fakt, iż oba te wydatki są niezbędne dla świadczenia usług transportowych a tym samym osiągania przychodu przez spółkę, koszt wydania karty kierowcy poniesiony przez spółkę z o.o. powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu.

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego przedstawiona przez Spółkę argumentacja jest prawidłowa.Przepis art. 20 ust. 7 ustawy z dnia 29.07.2005 r. o systemie tachografów cyfrowych (Dz. U. z 2005r. Nr 180, poz. 1494), daje możliwość zrefundowania kierowcy kosztów związanych z wydaniem, wznowieniem lub wymianą karty kierowcy, na podstawie imiennego dowodu uiszczenia tej opłaty – pod warunkiem, iż kierowca pozostaje w stosunku pracy i wykonuje przewozy z wykorzystaniem pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowe.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zmian.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 w/w ustawy. Należy zauważyć, iż ustawodawca nie wymienił w art. 16 ust. 1 w/w ustawy tego typu wydatku (karta kierowcy), jako niestanowiącego kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z utrwalonym w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego poglądem, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej uzależnione jest między innymi od:1. osiągnięcia przychodu,2. istnienia bezpośredniego związku przyczynowego między tym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz3. od właściwego udokumentowania tego wydatku, przy czym wymienione przesłanki muszą być spełnione łącznie.

Odnośnie pierwszych dwóch wyżej wymienionych warunków stwierdzić należy, że podatnik ma możliwość odliczenia wszelkich faktycznie poniesionych kosztów, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą a zatem ich poniesienie miało lub mogło mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Związek, o którym mowa ma przy tym charakter przyczynowo-skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. W konsekwencji tego dany wydatek tylko wtedy stanowić będzie koszt uzyskania przychodu, gdy faktycznie został poniesiony, a w związku z czym wiąże się z konkretnym źródłem przychodu i spowodował lub obiektywnie mógł spowodować osiągnięcie przychodu z tego źródła.

Trzecim warunkiem zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów jest kryterium formalne a więc wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Postanowienia art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych określają w sposób pośredni zasady i sposoby dokumentowania wydatków. Przepis ten wyraźnie wskazuje, iż podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tym odrębnym przepisem jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 r., poz. 591 z późn. zm.). Generalnie każdy dowód księgowy musi spełniać wymogi określone w przepisach zawartych w art. 21 i 22 w/w ustawy o rachunkowości .

Reasumując: wydatki poniesione przez pracowników za wydanie karty kierowcy a zrefundowane przez Spółkę, stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu - po spełnieniu wyżej wymienionych warunków.