Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w związku z wnioskiem z dnia 29.03.2006 r. (wpływ do tut. Urzędu 04.04.2006 r.), uzupełnionym pismem z dn. 27.06.2006 r., w sprawie interpretacji co do sposobu i zakresu zastosowania przepisów prawa podatkowego

postanawia

uznać stanowisko Podatnika za nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

Stan faktyczny został przedstawiony w sposób następujący: Spółka wystawia faktury w formie papierowej, w tej samej formie przesyła je do odbiorców. Faktury sporządzane są w systemie komputerowym, a zatem możliwe jest zaopatrzenie ich w podpis elektroniczny z zachowaniem bezpieczeństwa określonego w ustawie z dn. 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Zdaniem Wnioskodawcy, cyt. ,,w przypadku gdy oryginał faktury został przesłany odbiorcy w formie papierowej Spółka ma prawo przechowywać tylko w formie elektronicznej kopę faktury zaopatrzonej w podpis elektroniczny.

Odnosząc się do opisanego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie uzasadnia swoje stanowisko jak niżej.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798) - zwanego dalej rozporządzeniem - faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wg internetowego słownika języka polskiego1 egzemplarz to jedna sztuka z grupy jednorodnych przedmiotów.

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych (§ 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur /Dz. U. z 2005 r. nr 133, poz. 1119/) - zwanego dalej rozporządzeniem o e-fakturach.

Faktura wystawiona w formie elektronicznej (o ile spełnione zostały warunki wystawiania faktur w tej formie wynikające z ww. rozporządzenia Ministra Finansów) musi być przesłana w tej samej formie do odbiorcy (§ 2 rozporządzenia o e-fakturach).

Z powyższego wynika, że ustawodawca nie przewiduje sytuacji w której kopia faktury byłaby wystawiana w formie elektronicznej natomiast oryginał faktury byłby wystawiony i przesłany od odbiorcy w formie papierowej.

Zatem, jeżeli podatnik wystawia i przesyła odbiorcy fakturę w formie papierowej również kopię faktury (którą obowiązany jest przechowywać) musi wystawić w formie papierowej.

Powyższe potwierdzają również zapisy VI Dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC).Obowiązujący w Rzeczypospolitej Polskiej system podatku od wartości dodanej realizując zasadę wspólnego systemu podatku od wartości dodanej opiera się na VI Dyrektywie Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC). Zgodnie z artykułem 22(3)(c), ww. Dyrektywy, faktury mogą być przesyłane (a więc i wcześniej wystawione) w formie papierowej lub, za zgodą klienta, w formie elektronicznej. Jednak te ostatnie, zgodnie z powyższym przepisem będą akceptowane przez Państwa Członkowskie pod warunkiem, iż zagwarantowana będzie autentyczność pochodzenia i rzetelność zawartych w nich informacji: poprzez bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu artykułu 2(2) Dyrektywy 1999/93/EC Parlamentu Europejskiego oraz Rady z dnia 13 grudnia 1999 roku w sprawie wspólnotowych zasad dotyczących podpisów elektronicznych, lub poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z definicją w artykule 2 Rekomendacji Komisji 1994/820/EC z dnia 19 października 1994 r. w sprawie aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, jeśli umowa dotycząca wymiany przewiduje zastosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i rzetelność danych. Ponadto, faktury mogą być przesyłane przy użyciu innych środków elektronicznych pod warunkiem ich zaakceptowania przez zainteresowane Państwo Członkowskie (Rzeczpospolita Polska nie wyraziła takiej akceptacji).

Zgodnie z art. 23 ust. 2 w zw z ust. 1 rozporządzenia podatnik obowiązany jest przechowywać m. in kopie faktur, faktur korygujących, duplikaty faktur w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z powyższego wynika, że kopia faktury wystawiona w formie papierowej powinna być przechowywana w tej samej postaci.

Pomimo, że kopie faktur wystawione i przechowywane w systemie komputerowym podatnika będą zaopatrzone w podpis elektroniczny, to jednak ich oryginały zostały wydrukowane i przesłane do odbiorcy nie drogą elektroniczną ale w formie papierowej, stąd Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego uznał stanowisko Podatnika za nieprawidłowe.