Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w związku z wnioskiem z dnia 16.02.2006 r. (wpływ do tut. Urzędu 17.02.2006 r.), uzupełnionym pismem z dn. 24.04.2006 r. (termin do wniesienia uzupełnienia przywrócono postanowieniem z dn. 11.05.2006 r.), w sprawie interpretacji co do sposobu i zakresu zastosowania przepisów prawa podatkowego

postanawia

uznać stanowisko Podatnika w zakresie w jakim odnosi się ono do pytania drugiego oraz zagadnienia dotyczącego możliwości przechowywania faktur korygujących na nośniku komputerowym, a nie w formie wydrukowanego dokumentu, za nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

Stan faktyczny został przedstawiony we wniosku w sposób następujący: Spółka wykorzystuje program komputerowy, który cyt. - ,,daje bardzo szerokie możliwości archiwizowania i raportowania wszelkich danych znajdujących się w obiegu w firmie".

Zdaniem Wnioskodawcy, cyt. ,,... skoro zgodnie z § 9 cyt. wyżej w pkt. a) rozporządzenia (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798) - zwane dalej rozporządzeniem - przyp. wł.) faktury VAT nie muszą zawierać podpisów stron, to § 23 tego rozporządzenia można interpretować tak, że oryginały i kopie faktur, a także ich duplikaty można przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na nośniku komputerowym i nie jest konieczne ich wydrukowywanie i przechowywanie w formie papierowej".

Ponadto zdaniem wnioskodawcy z uwagi na fakt iż § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia cyt. ,,zezwala na posiadanie faktury korygującej bez podpisu odbiorcy, ale z innym dowodem potwierdzenia jej odbioru, np. w formie zwrotnego poświadczenia odbioru pocztowej przesyłki poleconej, w którym zaznaczono, iż dotyczy ona konkretnej faktury korygującej (...) możliwe jest przechowywanie faktur korygujących (w rozumieniu § 23 cytowanego rozporządzenia) na nośniku komputerowym, a nie w formie wydruku dokumentu".

Odnosząc się do opisanego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie uzasadnia swoje stanowisko jak niżej.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wg internetowego słownika języka polskiego1 egzemplarz to jedna sztuka z grupy jednorodnych przedmiotów.

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych (§ 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur /Dz. U. z 2005 r. nr 133, poz. 1119/). Ze struktury tekstu prawnego wynika (choćby mając na uwadze fakt, iż wg § 1 ww. rozporządzenia przedmiotem jego regulacji są "faktury", zaś ustawodawca w dalszej jego części odnosi się również do np. duplikatów faktur czy faktur korygujących), że prawodawca termin "faktura" rozumie szeroko, tj jako obejmujący również m.in. faktury korygujące, duplikaty faktur. Jedynie gdy wyraźnie w ustawie jest zapisane, że dana regulacja odnosi się do konkretnego typu faktury np. faktury korygującej, należy uznać, że ten zapis nie dotyczy innego typu faktur.

Faktura/duplikat faktury/faktura korygująca wystawiona w formie elektronicznej (o ile spełnione zostały warunki wystawiania faktur w tej formie wynikające z ww. rozporządzenia Ministra Finansów) musi być przesłana w tej samej formie do odbiorcy (§ 2, § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia; wyjątki o których mowa w § 5 ust. 2 cytowanego rozporządzenia nie mają w przedmiotowej sprawie znaczenia).

Z powyższego wynika, że ustawodawca nie przewiduje sytuacji (z wyjątkiem ww. § 5 ust. 2), w której kopia faktury/duplikatu faktury/faktury korygującej byłaby wystawiana w formie elektronicznej natomiast oryginał faktury byłby wystawiony i przesłany od odbiorcy w formie papierowej.

Zatem, jeżeli podatnik jest zmuszony wystawić i przesłać odbiorcy fakturę/duplikat faktury/fakturę korygującą w formie papierowej również kopię faktury/duplikatu faktury/faktury korygującej (którą obowiązany jest przechowywać) musi wystawić w formie papierowej.

Powyższe potwierdzają również zapisy VI Dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC).Obowiązujący w Rzeczypospolitej Polskiej system podatku od wartości dodanej realizując zasadę wspólnego systemu podatku od wartości dodanej opiera się na VI Dyrektywie Rady Wspólnot Europejskich (77/388/EEC). Zgodnie z artykułem 22(3)(c), ww. Dyrektywy, faktury mogą być przesyłane (a więc i wcześniej wystawione) w formie papierowej lub, za zgodą klienta, w formie elektronicznej. Jednak te ostatnie, zgodnie z powyższym przepisem będą akceptowane przez Państwa Członkowskie pod warunkiem, iż zagwarantowana będzie autentyczność pochodzenia i rzetelność zawartych w nich informacji: poprzez bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu artykułu 2(2) Dyrektywy 1999/93/EC Parlamentu Europejskiego oraz Rady z dnia 13 grudnia 1999 roku w sprawie wspólnotowych zasad dotyczących podpisów elektronicznych, lub poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z definicją w artykule 2 Rekomendacji Komisji 1994/820/EC z dnia 19 października 1994 r. w sprawie aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, jeśli umowa dotycząca wymiany przewiduje zastosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i rzetelność danych. Ponadto, faktury mogą być przesyłane przy użyciu innych środków elektronicznych pod warunkiem ich zaakceptowania przez zainteresowane Państwo Członkowskie (Rzeczpospolita Polska nie wyraziła takiej akceptacji).

Zgodnie z art. 23 ust. 2 w zw z ust. 1 rozporządzenia podatnik obowiązany jest przechowywać m. in kopie faktur, faktur korygujących, duplikaty faktur w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z powyższego wynika, że kopia faktury/duplikatu faktury/faktury korygującej wystawiona w formie papierowej powinna być przechowywana w tej samej postaci.

Ze stanu faktycznego nie wynika aby faktury (w szerokim tego słowa znaczeniu) posiadane przez Wnioskodawcę spełniały warunki wymienione w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 14 lipca 2005 r., stąd Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego uznał stanowisko Podatnika za nieprawidłowe.