Podatniczka prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. W miesiącu lipcu 2006r. z uwagi na chorobę była zmuszona wyznaczyć pełnomocnika, który przeprowadził rozmowy handlowe z włoskim kontrahentem. W czasie podróży pełnomocnik poniósł wydatki związane z przejazdem, noclegami i wyżywieniem. Wydatki te zostały udokumentowane fakturami wystawionymi na firmę podatniczki. Jak wskazano w piśmie, takie same wydatki poniosłaby podatniczka osobiście uczestnicząc w wyjeździe, natomiast spotkanie prawdopodobnie zaowocuje współpracą handlową. Pełnomocnik otrzymał jedynie zwrot poniesionych wydatków, nie otrzymał żadnego wynagrodzenia.

Podatniczka uważa, iż wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, gdyż poniesione zostały w celu uzyskania przychodu i nie zostały wymienione w przepisie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu uznaje stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe, o ile stan faktyczny przedstawiony we wniosku jest zgodny ze stanem rzeczywistym.

Stosownie do postanowień przepisu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t.Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów zawarta w powołanym powyżej przepisie oparta jest na klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania dla celów podatkowych wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zgodnie z utrwalonym w orzecznictwie poglądem, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika i istnienia bezpośredniego lub nawet tylko potencjalnego związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania tego wydatku przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie.Oznacza to, że wszystkie wydatki poniesione przez podatnika spełniające powyższe kryteria mogą być zarachowane w ciężar kosztów, o ile nie zostały wymienione w art. 23 ustawy. Poniesione przez przedsiębiorcę wydatki na odbycie podróży służbowej, zaliczone winny być do kosztów na takich samych zasadach jak pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą tzn. według zasad określonych w art. 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych .

Do wydatków wymienionych w art. 23 ustawy, ustawodawca nie zaliczył wydatków na odbycie podróży służbowej, które poniesione zostały przez pełnomocnika a następnie zwrócone przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą. Oznacza to zatem, iż u przedsiębiorcy odbywającego podróż służbową koszt uzyskania przychodu stanowią faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma wpływ na osiągnięcie przychodu. Tak więc do kosztów uzyskania przychodu, w związku z podróżą służbową, przedsiębiorca może zaliczyć m.in. koszty noclegu, koszty przejazdu samochodem stanowiącym środek trwały lub samochodem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych – do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, koszty przejazdu innymi środkami transportu oraz koszty dojazdów. Ponadto, jak wynika z przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy, koszt uzyskania przychodów stanowić może wartość diet z tytułu podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osoby współpracującej w części nieprzekraczającej wysokości diet, jakie przysługują pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Warunkiem zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest nie tylko istnienie związku przyczynowego z przychodem, ale równocześnie właściwe udokumentowanie poniesionego wydatku. W świetle powyższego, wydatki poniesione przez pełnomocnika w czasie podróży służbowej, które następnie zostały przez podatniczkę zwrócone pełnomocnikowi, mogą być uznane jako koszt uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że wydatki zostały poniesiony w celu uzyskania przychodów oraz udokumentowane zgodnie z obwiązującymi przepisami. Wskazać jednak należy, iż to na podatniku jako na tym, który osiąga przychody z działalności gospodarczej, w związku z poniesieniem określonych wydatków, spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganym przychodem z tej działalności. Wskazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym do uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.interpretacja jest aktualna według stanu prawnego na dzień jej dokonywania i do czasu zmiany stanu prawnego lub stanu faktycznego przedstawionego przez pytającego.