P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14.07.2006 r., znak: GK/817/3894/2006 (data wpływu 17.07.2006 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej możliwości przechowywania kopii faktur w formie zapisu elektronicznego, jest nieprawidłowe.

U Z A S A D N I E N I E

W dniu 17.07.2006 r. do Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Jak stanowi art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny opisany przez wnioskodawcę.

Spółka świadczy usługi o charakterze ciągłym, tj. rozprowadzania wody i odbioru ścieków. Usługi wodociągowo-kanalizacyjne są świadczone dla ponad 12 tysięcy odbiorców, w głównej mierze na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Biorąc pod uwagę zapisy art. 6 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858), który stanowi, że przedsiębiorstwo wodociągowe jest obowiązane zawierać umowę nie tylko z właścicielem, czy zarządcą budynków wielolokalowych, ale także na wniosek właściciela lub zarządcy budynku wielolokalowego lub budynków wielolokalowych, z osobą korzystającą z lokalu, ilość potencjalnych odbiorców świadczonych usług ciągle wzrasta. Zgodnie z postanowieniami § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków (Dz. U. Nr 26 poz. 257) odbiorca dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki w terminie określonym w fakturze, a zatem dla wszystkich odbiorców usług wystawiana jest faktura VAT, generowana przez system elektroniczny. Rocznie przedsiębiorstwo wystawia ok. 96 tys. faktur w formie papierowej, drukując je w 2 egzemplarzach: oryginał dla nabywcy i kopia, która jest przechowywana w przedsiębiorstwie zgodnie z obowiązującymi przepisami przez 5 lat. Przechowywanie takiej ilości kopii faktur w wersji papierowej wiąże się z kosztami zakupu papieru, drukowania, a także ich archiwizowania. Tymczasem użytkowane przez Spółkę oprogramowanie do generowania faktur umożliwia przechowywanie ich kopii w wersji elektronicznej.

Pytanie wnioskodawcy.

Czy kopie faktur mogą być przechowywane tylko w formie zapisu elektronicznego, czy też istnieje obowiązek przechowywania ich jako dokumentu papierowego?

Stanowisko wnioskodawcy w sprawie.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. (Dz. U. Nr 95, poz. 798) Spółka przechowuje oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zdaniem Spółki zapis § 21 wymienionego rozporządzenia nie reguluje wprost kwestii przechowywania kopii faktur tylko w formie papierowej. Stosownie do tego zapisu jednostka gospodarcza winna wystawiać faktury i faktury korygujące w co najmniej dwóch egzemplarzach, jednakże nie jest określona forma wystawianej faktury (papierowa czy elektroniczna). Ponadto Spółka uważa, że jeżeli użytkowane przez daną jednostkę gospodarczą oprogramowanie zapewnia zachowanie wymogów odnoszących się do kopii faktur w formie elektronicznej, a także to, iż zapis elektroniczny, stanowiący kopię faktury dokumentującej sprzedaż nie będzie mógł być zmieniony w inny sposób niż poprzez fakturę VAT korekta, przechowywanie przez podatnika kopii faktur w formie elektronicznej nie jest zabronione przez obowiązujące prawo podatkowe.

Ocena prawna stanowiska pytającego z przytoczeniem przepisów prawa.

Na mocy przepisu art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, ze zm.), zwanej dalej ustawą VAT, podatnicy obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Z delegacji dla Ministra Finansów do określenia szczegółowych zasad wystawiania faktur, zawartych w art. 106 ust. 8 i 10 ustawy VAT, oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wynika, że prawodawca przewidział tylko dwie metody wystawiania faktur: w formie pisemnej (zwykłej) i elektronicznej. W pierwszym przypadku treść faktury utrwalana jest w formie pisemnej, na papierze lub innym materiale o podobnym zastosowaniu, i w tej postaci jest dostarczana do nabywcy. Zgodnie z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym nabywca otrzymuje egzemplarz opatrzony treścią "ORYGINAŁ", a sprzedawca zatrzymuje egzemplarz zawierający wyraz "KOPIA". Sporządzanie kopii faktur nie dotyczy natomiast faktur wystawianych elektronicznie. W takim przypadku faktury również przesyłane i przechowywane są w formie elektronicznej. Spełnione być muszą jednak wszystkie warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż w  sprawie nie znajdują zastosowania przepisy tego rozporządzenia, wobec czego Spółka zobowiązana jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie pisemnej i przechowywania ich w tej postaci przez okres i na warunkach określonych w § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r.

Wobec powyższego, mając na uwadze obowiązujące przepisy, uznaje się stanowisko zaprezentowane przez Spółkę za nieprawidłowe.