P O S T A N O W I E N I E Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r. Dz. U. Nr 8 poz 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 19.10.2006r., stwierdza, iż w przypadku gdy z prezesem zarządu Spółki, który jest jednocześnie jej udziałowcem, zawarta została prawnie skuteczna umowa o pracę, to poniesione przez Spółkę wydatki z tytułu odbywanych przez niego podróży służbowych, stanowią koszt uzyskania przychodów.

U Z A S A D N I E N I E Pismem z dnia 19.10.2006r., uzupełnionym w dniu 06.11.2006r., a następnie 04.12.2006r., Spółka zwróciła się z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, przedstawiając następujący stan faktyczny :

Spółka powstała w .... r. i prowadzi działalność w zakresie robót budowlanych na terenie miasta .... . Udziałowcami Spółki są osoby fizyczne. W dniu 31 lipca 2006r. Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników postanowiło, iż Prezes Zarządu Spółki, będący jednocześnie jej udziałowcem, zostanie zatrudniony w Spółce od dnia 15 sierpnia 2006r. na umowę o pracę za wynagrodzeniem miesięcznym 4.800 zł. W celu zawarcia z Prezesem Zarządu umowy o pracę, Zgromadzenie Wspólników Spółki uchwałą z dnia 17 czerwca 2006r. udzieliło córce prezesa, pełnomocnictwa do zawarcia przez Spółkę przedmiotowej umowy. Następnie Spółka działając przez ustanowionego uchwałą Zgromadzenia Wspólników pełnomocnika w dniu 15 sierpnia 2006r. zawarła z Prezesem Zarządu umowę o pracę. Ponadto Zgromadzenie Wspólników postanowiło, iż od dnia 16 sierpnia 2006r. w przypadku wyjazdu Prezesa w sprawach służbowych poza siedzibę spółki, czynności w zakresie wypisywania delegacji służbowych oraz naliczania diet za przejazdy będą dokonywane przez prokurenta spółki.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym Spółka zwróciła się z następującym pytaniem :Czy wydatki i diety związane z wyjazdami Prezesa Zarządu w celach służbowych Spółka może zaliczyć od sierpnia 2006r. do kosztów uzyskania przychodów ?

Spółka sformułowała też własne stanowisko w sprawie stwierdzając, iż :Z uwagi na fakt, iż opisane wydatki są związane z zakresem działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę , to na podstawie art.15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ma ona prawo do zaliczenia niniejszych wydatków od miesiąca sierpnia 2006r do kosztów uzyskania przychodów.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę i stan prawny obowiązujący w dacie zaistnienia tego zdarzenia , postanawia udzielić następującej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 w/w ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy. Ciężar wskazania tego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. W tym przypadku będą nimi postanowienia ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Natomiast w myśl art.16 ust.1 pkt. 38a cyt. ustawy kosztów uzyskania przychodów nie stanowią również wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Ograniczenie to nie ma jednak zastosowania w przypadku ponoszenia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład innych organów niż wymienione w tym przepisie, a więc również w skład zarządu, który stanowi organ wykonawczy spółki.

Z analizy powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie wyłączył z kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz udziałowców będących pracownikami. Ponadto przedmiotowe ograniczenie dotyczy członkostwa w organach stanowiących, czyli nie obejmuje członkostwa w organie wykonawczym osoby prawnej (np. zarządu spółki prawa handlowego). Zatem wydatki na rzecz członków organów wykonawczych osoby prawnej (nie wyłączając zarządu) są kosztem uzyskania przychodu.Należy mieć również na uwadze, że wszystkie wypłaty dokonywane na rzecz udziałowców, aby mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów muszą mieć oparcie w przepisach prawa. W art. 22 § 1 Kodeksy pracy określone zostały cechy, jakie musi spełnić umowa rodząca między jej stronami stosunek pracy.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają szczególnej formy reprezentacji spółki przy zawieraniu umów pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu, niezależnie od tego, czy osoba zasiadająca w zarządzie jest jednocześnie wspólnikiem tej spółki, czy też nie posiada udziałów w tej spółce.

Przepis art. 203 ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.), nakazuje bowiem aby w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółka reprezentowana była przez radę lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników

Umowa zawarta z naruszeniem art. 203 ww. ustawy Kodeks spółek handlowych jest nieważna na mocy art. 58 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), w myśl którego czynność prawna sprzeczna z ustawą jest nieważna.

Ponadto z przepisów powołanej ustawy Kodeks pracy wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77 tejże ustawy, zawierającego definicję podróży służbowej - pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepisami regulującymi zasady przyznawania świadczeń przysługujących pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie § 3 w/w rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Według § 4 tego rozporządzenia dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (§ 7 w/w rozporządzenia). Natomiast w myśl § 5 ust. 3 rozporządzenia , na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od wartości określonych w tym przepisie.

W związku z powyższym zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych fakturą lub rachunkiem stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet wówczas, gdy przekroczą limity określone w przepisach w/w rozporządzenia, pod warunkiem, że Spółka wykaże ich związek z pozyskiwaniem przychodów w firmie.

Ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczonego w ciężar kosztów dla celów podatkowych wprowadza natomiast przepis art. 16 ust. 1 pkt 30a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do którego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto, stosownie do art. 16 ust. 5 w/w ustawy, przebieg pojazdu o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonego przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż z Prezesem Spółki, który jest jednocześnie udziałowcem Spółki została zawarta umowa o pracę. W celu zawarcia z Prezesem Zarządu umowy o pracę, Zgromadzenie Wspólników Spółki uchwałą z dnia 17 czerwca 2006r. udzieliło córce prezesa, pełnomocnictwa do zawarcia przez Spółkę przedmiotowej umowy. Ponadto Zgromadzenie Wspólników postanowiło, iż od dnia 16 sierpnia 2006r. w przypadku wyjazdu Prezesa w sprawach służbowych poza siedzibę spółki, czynności w zakresie wypisywania i rozliczania delegacji służbowych oraz naliczania diet będzie dokonywał prokurent Spółki.

Odnosząc powyższe regulacje prawne do stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, iż skoro Spółka zawarła z Prezesem Zarządu będący udziałowcem umowa o pracę z zachowaniem reguł określonych zapisem art.203 kodeksu spółek handlowych to wydatki i diety ponoszone na rzecz Prezesa Spółki z tytułu odbywanych przez niego podróży służbowych Spółka może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Zatem Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku uznaje, że stanowisko podatnika przedstawione we wniosku z dnia 19.10.2006r., jest prawidłowe,