Dnia 05.12 2005r Pan X złożył wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. nr 14, poz. 176 ze zm.) w sprawie sposobu dokumentowania wydatków na zakup wiz dla pracowników i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów .

Stan faktyczny:

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych świadczonych na terenie Europy i Azji. W celu realizacji usług transportowych Podatnik zakupuje dla pracowników udających się w podróż służbową wizy wymagane przy wjeździe do niektórych krajów . Płatność za wizy dokonywana jest gotówką w walucie obcej w wysokości zgodnej z wewnętrznymi regulacjami państwa o wjazd, do którego podatnik się ubiega (regulacje wydawane są na podstawie umów międzynarodowych, między Rządem Rzeczpospolitej Polskiej oraz Rządami poszczególnych państw regulujących warunki podróżowania obywateli umawiających się państw).Informacje o wysokościach stawek i należnych kwotach opłat za wizy Podatnik uzyskuje w jednostkach konsularnych lub ambasadach. Stawki i kwoty opłat za wizy dostępne są również na oficjalnych stronach internetowych. W niektórych przypadkach kwota opłaty za wizę widoczna jest bezpośrednio na wizie. W momencie odbioru wizy Podatnik pozostawia oryginał dowodu zapłaty w ambasadzie /konsulacie / danego kraju .Podatnik prowadzi ewidencję księgową w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości.

Stanowisko Podatnika:

Poniesione wydatki na zakup wiz Podatnik zalicza do kosztów uzyskania przychodu na podstawie dowodu wewnętrznego zawierającego datę zapłaty oraz nazwisko pracownika, do którego załącza kserokopię paszportu z wizą.Podatnik uważa, że przyjęty sposób dokumentacji wydatków na zakup wiz jest wystarczający aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska wnioskodawcy:

Organ podatkowy zgadza się ze stanowiskiem Podatnika.

O kwalifikacji wydatków do kosztów uzyskania przychodów decydują przepisy prawa podatkowego tj. przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz 176 ze zm.)

Zgodnie z art. 22, ust. 1 w/w ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.23.

Z powyższego unormowania wynika, że musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy poniesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przez niego przychodem lub przynajmniej realnie zakładać możliwość uzyskania wymiernego przychodu w wyniku poniesienia tego wydatku.W świetle powyższego w celu ustalenia dochodu Podatnik ma możliwość odliczenia wszelkich kosztów z wyłączeniem kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganym przez prawo dowodem.

Wymienione przepisy nie określają zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów a jedynie warunki kwalifikujące dany wydatek do kosztów podatkowych.

Zgodnie z art. 24a, ust.1 osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust.3 i 5 , albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Przepis ten w powiązaniu z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowi, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów. Zgodnie z zapisem art. 20 ust. 2 powołanej wyżej ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych stanowi dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem. Wśród dowodów źródłowych wyróżnia się dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz przedsiębiorstwa.

Odwołanie się w art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do norm prawa bilansowego wskazuje, że transakcje powinny być udokumentowane w sposób określony przepisami art. 21 ust. 1 w/w ustawy o rachunkowości tj. dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby , której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, zgodnie z art. art. 20 ust. 4 w/w ustawy kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Z powyższego przepisu wynika, że sporządzanie dowodów zastępczych może mieć miejsce wyłącznie w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów księgowych.

A zatem poświadczenie transakcji za pomocą dowodu, który nie spełnia wymogów określonych dla zewnętrznego obcego dowodu źródłowego nie pozbawia Podatnika możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W takich sytuacjach Podatnik winien wykazać należytą staranność i w momencie podejmowania decyzji o zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów, oceniając jego celowość powinien brać pod uwagę okoliczność, iż istnienie tej przesłanki będzie musiał wykazać przed organem podatkowym w toku postępowania podatkowego.

W świetle wyżej powołanych przepisów sporządzenie księgowego dowodu zastępczego z elementami określonymi dla zewnętrznego obcego dowodu księgowego umożliwi Podatnikowi zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów

W przedstawionej przez Podatnika sytuacji należy stwierdzić, że w przypadku zakupu wiz wystąpił rzeczywiście brak możliwości uzyskania przez Podatnika zewnętrznego dowodu księgowego o jakim mowa w przepisie art. 21 ustawy o rachunkowości.

W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego we wniosku należy uznać, że sporządzony przez Podatnika dowód wewnętrzny dotyczący zakupu wiz na wjazd pracowników do niektórych krajów jest wystarczającym dowodem potwierdzającym zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.