P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 12.06.2007r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, odnośnie wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur dokumentujących sprzedaż, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie #8722; biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny

postanawia:

uznać stanowisko Strony za nieprawidłowe.

U z a s a d n i e n i e

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka wystawia klientom w ciągu miesiąca ponad 2000 faktur. W związku z tym, ilość papierowych kopii rośnie lawinowo, jak również koszt papieru oraz miejsc do przechowywania jest znaczny. Jednocześnie ilość klientów Spółki, którzy chcieliby otrzymywać faktury drogą elektroniczną jest niewielka. W związku z powyższym Spółka rozważa możliwość wystawiania w formie papierowej jedynie oryginałów faktur, które przekazywałaby klientom, natomiast kopie faktur przechowywane byłyby w formie elektronicznej i udostępniane odpowiednim organom w postaci wydruków.

Podatnik stoi na stanowisku, iż bez względu na formę wystawienia oryginału faktury może przechowywać kopie faktur dokumentujące sprzedaż na trwałym nośniku elektronicznym.

Po przeanalizowaniu przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.Zgodnie z § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosowanie do § 23 ust. 2 w/w rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust.1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Biorąc pod uwagę ww. przepisy należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana jest przechowywać kopie faktur VAT w oryginalnej postaci, powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Stosownie do § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
1)bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.3)), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2)poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Powyższe przepisy odnoszą się jednak do sytuacji, w której elektroniczna forma faktury od momentu jej wystawienia, poprzez jej przesłanie, aż do przechowania (archiwizowania) nie zmienia się. Zatem w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną, mimo możliwości ich wydruku oraz posiadania systemu informatycznego gwarantującego przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukanie i identyfikację, a także niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych.

W tym stanie rzeczy postanowiono jak na wstępie.

Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.