P O S T A N O W I E N I E

Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Prądnik działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 Nr 8, poz. 60 ze zm) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 05.06.2007 r. (data wpływu) w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stwierdza, że przedstawione we wniosku stanowisko jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 05.06.2007 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków - Prądnik wpłynął wniosek o udzielenie informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. Wnioskodawca przedstawił następujący stan faktyczny:

Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią PAN w Krakowie delegowanym pracownikom i osobom świadczącym pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) wystawia dokument pn. Polecenie wyjazdu służbowego na którym wpisane są następujące informacje: imię i nazwisko delegowanego, cel wyjazdu, miejsce docelowe wyjazdu, środek lokomocji - w tym przypadku marka samochodu, którym delegowany będzie odbywał podróż służbową, jego numer rejestracyjny i pojemność silnika.

Zwrot poniesionych kosztów w związku z podróżą służbową i rozliczenie delegowanego następuje na podstawie w/w dokumentu, w którym wpisana jest przebyta trasa i liczba przejechanych kilometrów oraz kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i obowiązująca stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu. W dokumencie tym jest także złożony podpis zarówno delegowanego jak i podatnika (pracodawcy). Rozliczenie poniesionych kosztów jest ustalane wg aktualnych stawek które wynoszą odpowiednio:
- dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm sześciennych. - 0,4894 zł/km
- dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm sześciennych - 0,7846 zł/km.

Zdaniem Jednostki wszystkie wymagane przepisami dane dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu (o których mowa w art 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) zawarte są w stosowanym przez Instytut poleceniu wyjazdu służbowego (za wyjątkiem adresu zamieszkania osoby używającej pojazd). Tym samym prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest konieczne aby Jednostka zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego pojazdu dla celów służbowych w jazdach zamiejscowych mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Dokonując interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Prądnik informuje, iż stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Uregulowania dotyczące kosztów z tytułu używania dla potrzeb podatnika samochodów osobowych (nie będących jego własnością) przez pracowników oraz przez osoby niezatrudnione zostały zawarte w art. 16. ust. 1 pkt 30 oraz pkt 51 cytowanej ustawy. W myśl art. 16 ust 1 pkt 30 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 w/w ustawy kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Sformułowanie obu wymienionych przepisów, jest takie, iż brak dowodów wyraźnie wskazanych w tych przepisach, stanowi o pozbawieniu wydatku charakteru kosztów uzyskania przychodów. Osoba prawna, chcąc rozliczać jako koszty uzyskania, wydatki czynione na rzecz pracowników oraz osoby niezatrudnione z tytułu korzystania przez nich na jej rzecz z ich samochodów prywatnych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W przedmiotowej sprawie art. 23 ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000 Nr 14, poz. 176 ze zm.) nie ma zastosowania, ponieważ Jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 5 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przebieg pojazdu o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca która powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny nr wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.

Równocześnie, należy dodać, iż jazdy zamiejscowe powinny być dokumentowane poleceniami wyjazdu służbowego wystawionym każdorazowo i określającymi dokładnie osobę delegowaną, czas i miejsce delegacji, cel podróży, środek lokomocji, wysokość diet i ryczałtów oraz kosztów podróży. Kwestie podróży służbowych regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)

Organ podatkowy nadmienia także (co zostało potwierdzone m.in. w orzecznictwie sądów administracyjnych) iż w celu zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z używaniem dla celów służbowych samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych należy oprócz ewidencji przebiegu pojazdów posiadać dokumenty źródłowe potwierdzające poniesienie tych wydatków (patrz wyrok NSA, II FSK 189, Monitor Podatkowy nr 3/2007).

W związku z powyższym zdaniem tut. Organu podatkowego fakt zamieszczenia w poleceniu wyjazdu służbowego danych o których pisze Jednostka nie zwalnia z konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu o której mowa w art. 16 ust. 5, a jej brak powoduje, iż wydatki te nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę.
Stosownie do art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej i może zostać zmieniona lub uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5.

Pouczenie
Na powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków – Prądnik w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego postanowienia.