POSTANOWIENIE Na podstawie art. 14a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późń. zm.) po rozpatrzeniu wniosku XXXX z dnia 19.02.2006r. (data wpływu do urzędu) żądającego udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego tj. art.106 ust .8 pkt. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług (Dz.U.z 2004r. Nr 54 poz. 535 z późń. zm.), § 23 ust.1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz.U nr. 95 poz.798 z późn zm.) Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy podane we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIEPodany we wniosku stan faktyczny jest następujący: Centra dystrybucyjne firmy XXXX rozmieszczone są na terenie całego kraju, a wśród przypisanych im zadań, znajduje się wystawianie faktur sprzedażowych. Faktury wystawiane są w trzech egzemplarzach, oryginał dla odbiorcy, jedna z kopii pozostaje w centrum dystrybucyjnym, a druga jest przesyłana do centrali w YYY. Po zmianie Spółka chce uczynić centra dystrybucyjne odpowiedzialnymi za segregowanie i archiwizację faktur sprzedaży, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami zawartymi odpowiednio w art.73 ust.1 Ustawy o rachunkowości, z dnia 29.09.1994r.z poźn. zm., art.106 ust .8 pkt. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług , Rozporządzeniem Ministra z dnia 25 maja 2005r. w sprawie(...) wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania ( Dz.U nr. 95 poz.798 ), Roz. 4 § 23 ust.1 Spółka dodaje, iż system informacyjny przez nią zastosowany pozwala na podgląd obrazu faktury w centrali w YYY, a księgowanie odbywa się automatycznie.

Pytanie Spółki dotyczy następujących kwestii:Czy firma XXX może przechowywać część dowodów księgowych, tzn. faktur sprzedaży, w swoich centrach dystrybucyjnych, zamiast przesyłać je do centrali firmy w YYY, gdzie prowadzona jest rachunkowość i jak do tej pory, archiwizacja wszystkich dokumentów.

Stanowisko Wnioskodawcy co do oceny stanu faktycznego: Zdaniem Spółki według obecnego stanu przepisów, Spółka może wprowadzić przestawione w opisie stanu faktycznego rozwiązanie. Miejscem przechowywania dowodów księgowych byłyby centra dystrybucyjne firmy XXX mające swoje biura w większych miastach w kraju, pozostające nieodłączną częścią organizacji. Jednocześnie wprowadzone przez Spółkę procedury zapewniałyby odpowiedni standard segregowania i archiwizacji w/w dokumentów.

Ocena prawna podanego stanowiska wnioskodawcy przedstawionym stanie faktycznym i prawnym:

Minister Finansów na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U nr. 54 poz. 535 z późn. zm. ) wydał w zakresie podatku od towarów i usług rozporządzenie z dnia 25 maja 2005r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz.U nr. 95 poz.798 )

Z treści przepisu zawartego w § 23 ust.1 w/w rozporządzenia wynika, iż podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zaś z ustępu 2 wynika, że dokumenty, o których mowa w ut. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Poza w/w uregulowaniami zawartymi w przepisach z zakresu podatku VAT, zasady przechowywania dokumentów reguluje przepis art. 73 ust 1 ustawy z dnia 29. września 1994r. o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2002r. Nr.76 poz. 694 z późn. zm.), z którego wynika, iż dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału ( zakładu ) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych , w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie( ...) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zamierza przechowywać odpowiednio zarchiwizowane dokumenty księgowe w centrach dystrybucyjnych mających swoje biura w większych miastach w kraju, które stanowią nieodłączną część organizacji firmy informując, iż wprowadzone przez Spółkę procedury zapewniałyby odpowiedni standard segregowania i archiwizacji w/w dokumentów, a system informacyjny przez nią zastosowany pozwala na podgląd obrazu faktury w centrali w Stefanowie .

Odnosząc powyższy stan prawny do przestawionego stanu faktycznego Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentacji VAT spełnia przesłanki określone zarówno w przepisie zawartym w § 23 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jak również w przepisie zawartym w art. 73 ust 1 ustawy z dnia 29. września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 202r. Nr.76 poz. 694 z późn. zm.)

W związku z tym postanowiono jak w sentencji postanowienia

Pouczenie1.Udzielana interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.2.Interpretacja nie jest wiążąca dla Wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe organypodatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.3.Na niniejsze postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, wniesione za pośrednictwem organu wydającego postanowienie w terminie 7 dni licząc od daty jego doręczenia (art. 236 § 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa)