Naczelnik Urzędu Skarbowego w Skarżysku-Kam., działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r,. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu Pana wniosku z dnia 22.06.2007 r. (data wpływu do Urzędu Skarbowego w Skarżysku-Kam. 03.07.2007 r.) w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wydatków na zakup koszulek, długopisów, kartek świątecznych, kubków, smyczy, karteczek samoprzylepnych, kalendarzy posiadających logo firmy oraz wydatków na zakup kawy i herbaty stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

Wnioskiem z dnia 22.06.2007 r. podatnik zwrócił się z zapytaniem: Czy wydatki na zakup koszulek, długopisów, kartek świątecznych, kubków, smyczy, karteczek samoprzylepnych, kalendarzy posiadających logo firmy oraz wydatki na zakup kawy i herbaty w celu poczęstowania kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej?

Zdaniem podatnika, wręczanie gadżetów reklamowych jest zjawiskiem powszechnie stosowanym i nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy. Podobnie, częstowanie kontrahentów w siedzibie firmy kawą czy herbatą nie ma znamion wystawności czy okazałości, a świadczy raczej o dobrych manierach gospodarza.

Na tle tak przedstawionego stanu faktycznego oraz obowiązującego stanu prawnego organ podatkowy wyjaśnia:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z postanowień powyższej regulacji prawnej wynika, że o zakwalifikowaniu wydatku do kosztu uzyskania przychodu decyduje spełnienie następujących przesłanek:

1. wydatek nie jest wymieniony w zamkniętym katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
2. wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Stosownie do przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia reprezentacji i reklamy, wobec czego należy odwołać się do znaczenia nadanego w języku ogólnym, określonego w słownikach. Według Słownika Języka Polskiego (red. M. Szymczak, PWN Warszawa 1989) „reprezentacja” to: „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W odniesieniu do działalności gospodarczej reprezentacja jest rozumiana jako kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. jej wystrój, kontakty oficjalne i handlowe z innymi podmiotami gospodarczymi, sposób podejmowania kontrahentów, wręczanie upominków. Natomiast według słownika „reklama” to: „rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio ,telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi.” Reklamą jest działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, nabywania towarów, korzystania z oferowanych usług.

Zgodnie ze stanowiskiem, które zostało zaprezentowane na stronie Krajowej Informacji Podatkowej www.kip.mofnet.gov.pl przez reprezentację należy rozumieć działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi (skierowane na zewnątrz firmy). Reprezentacja to w szczególności:

• prezenty dla kontrahentów, które nie mają charakteru reklamowego (portfel, pióro, kalendarz, alkohol, kosmetyki itp.); oznakowanie prezentu logo firmy przesądza o tym, że prezent ma charakter reklamowy i wydatek na jego zakup może może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (koszulka, długopis, kartka świąteczna, kubek, smycz, karteczki samoprzylepne, kalendarz itp.),
• przyjmowanie kontrahentów, delegacji krajowych i zagranicznych, kieszonkowe dla członków tych delegacji, koszty ich wyżywienia i noclegów, bankietów, a także zorganizowanie dla nich atrakcji takich jak np. bilety do teatru, na koncert,
• ubiór reprezentacyjny oznakowany logo lub w inny sposób, wykluczający używanie go na potrzeby osobiste (będący własnością pracodawcy); wydatki na ubiór reprezentacyjny będą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdy będą rzeczową formą wynagrodzenia pracownika, wynikającą z umowy o pracę; ponadto nadal będą mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone przez pracodawcę na ubiór roboczy i ochronny dla pracowników (obowiązek jego zapewnienia wynika z przepisów bhp),
• wystrój firmy i zagospodarowanie terenu wokół firmy odbiegające od zwyczajowo przyjętego w danej branży i okolicy, tj. bardziej ekskluzywne, wytworne; także ich utrzymanie,
• organizacja jubileuszu firmy, poczęstunek gości, imprezy artystyczne, upominki, nagrody w konkursach, w zakresie, w jakim nie mają one charakteru reklamowego.

Z powyższej informacji wynika, iż nie wykazują charakteru reklamowego i nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, jako wydatki na reprezentację, eleganckie, wartościowe upominki wręczane wybranym kontrahentom. Natomiast oznakowanie drobnego prezentu logo firmy przesądza o tym, że prezent ma charakter reklamowy i wydatek na jego zakup może być uznany za koszt uzyskania przychodu.

Poczęstowanie kontrahentów w siedzibie firmy kawą czy herbatą nie ma znamion wystawności czy okazałości. Poczęstunek taki świadczy raczej o dobrych manierach gospodarza, a jego wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest raczej znikomy i nie świadczy o okazałości przedsiębiorcy.

Towary określone przez Pana jako gadżety reklamowe jak np.: kubki, smycze, kalendarze, długopisy posiadające logo firmy oraz poczęstunek kontrahentów kawą i herbatą spełniają funkcję reklamową i ich zakup może być uznany za koszt uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem, że został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów.