W dniu 28.06.2007r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który uzupełniono w dniu 16.08.2007r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż w związku z prowadzoną przez Wnioskującą działalnością gospodarczą, odbywa ona częste spotkania z kontrahentami. Spotkania te nazywane są przez Wnioskującą spotkaniami roboczymi i poświęcone są omówieniu i zaakceptowaniu spraw czysto produkcyjnych, np. wymagana jest obecność kontrahenta przy próbnych wydrukach etykiet w celu ich zaakceptowania pod kątem wzoru i kolorystyki. W akceptacji etykiet biorą udział dwie strony: od strony Wnioskującej są to: przedstawiciel handlowy (opiekun kontrahenta) i przedstawiciel produkcji (kierownik), od strony zaś kontrahenta jest to wybrany pracownik (np. działu marketingu), który ma określoną wiedzę co do wyglądu etykiety. W trakcie takiego spotkania odbywa się próbny wydruk etykiety, który musi zostać zaakceptowany przez kontrahenta pod względem kolorystyki, liternictwa, rodzaju papieru itp. Akceptacje etykiet odbywają się z reguły bardzo wcześnie rano lub bardzo późno (nawet w nocy). Ponieważ kontrahenci Wnioskującej przyjeżdżają z bardzo odległych stron, dlatego zdarza się, iż w ramach oczekiwania na próbny druk, zapraszani są oni przez Spółkę do pobliskiej restauracji, zamawiane jest dla nich jedzenie do firmy lub kupowane są artykuły żywnościowe i z nich przyrządzane kanapki. Jeżeli jest to późna pora, z konsumpcji korzystają również pracownicy Wnioskującej.

Ponadto, poczęstunek taki stosowany jest przez Wnioskującą również podczas pobytu mechaników w Spółce, którzy dokonują naprawy maszyn poligraficznych bądź usuwają usterki w ramach ich zakupu. Naprawy te dokonywane są przez mechaników zagranicznych (zagraniczne pochodzenie maszyn) przy udziale mechaników – pracowników Wnioskującej i odbywają się z reguły późnym popołudniem lub nawet w nocy z uwagi na efektywne wykorzystanie czasu pracy maszyn w ciągu dnia. Ponieważ naprawy wymagają dużego tempa pracy a każda minuta przestoju powoduje opóźnienia w dostawach, mechanicy pracują bez przerwy, a Wnioskująca aby wynagrodzić im trud i pośpiech, zamawia dla nich takie same dania, jak dla kontrahentów.

Wobec przedstawionego powyżej stanu faktycznego zrodziła się wątpliwość, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na wyżywienie kontrahentów i mechaników niebędących Jej pracownikami podczas spotkań roboczych, należy traktować jako koszty uzyskania przychodów Spółki, czy też stanowią one koszty związane z reprezentacją?

W opinii Wnioskującej, koszty poniesione przez Spółkę na wyżywienie kontrahentów i mechaników niebędących Jej pracownikami, poniesione w związku z naprawą maszyn poligraficznych i akceptacją druku podczas spotkań roboczych, powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Wnioskująca podkreśla, że ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa za koszty uzyskania przychodów wydatków na koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych i tylko z tego tytułu wydatki na konsumpcję nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskująca podaje, że zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN, słowo „reprezentacja” oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”, natomiast „reprezentacyjnie” to „w sposób okazały, okazale, wystawnie, wytwornie”.

Zdaniem Spółki, w świetle przytoczonych powyżej definicji, trudno jest wydatek na zakup pizzy, hot-doga czy zrobioną kanapkę, mimo, że spożywa je kontrahent i przy okazji pracownik Spółki, potraktować jako wydatek na reprezentację gdyż wydatek ten nie jest ani okazały, ani wytworny.

Ponadto, Wnioskująca podnosi, że wydatki te są ściśle powiązane z prowadzoną przez Nią bieżącą działalnością gospodarczą i leżą w interesie Spółki ponieważ obecność kontrahenta, a co za tym idzie pracownika Spółki, przy próbnych wydrukach zapobiega dodatkowym kosztom związanym z reklamacją towaru. Wydatki Spółki na wyżywienie kontrahenta i pracownika nie są ponoszone aby zdobyć klienta, lecz żeby zapewnić elementarne potrzeby ludzkie oraz efektywne wykorzystanie czasu w trakcie pobytu w firmie. Również, oferowanie poczęstunku swoim i obcym mechanikom ma na celu zminimalizowanie strat Spółki poprzez szybszą naprawę maszyn niezbędnych do świadczenia produkcji – bez przerw, które musiałyby być przeznaczone na przejazdy i dojazdy mechaników na konsumpcję.

Wnioskująca stwierdza, że reprezentacja polega na wystawności i okazałości, pomaga w tworzeniu dobrego wizerunku firmy zachęcającego do współpracy (zdobycie nowego klienta). Zdaniem Spółki, ponoszone przez Nią ww. wydatki do tej kategorii nie należą ponieważ są bardzo skromne i zakupione zostały dla klienta, który został już zdobyty.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Stosownie zaś do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.

Z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy jednoznacznie wynika, iż wydatki na usługi gastronomiczne oraz zakup żywności i napojów, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ponoszone przez Podatnika wydatki na zakup usług gastronomicznych oraz żywności związane z naprawą maszyn i akceptacją druku podczas spotkań roboczych służyć będą, w opinii organu podatkowego, tworzeniu oraz utrwaleniu pozytywnego wizerunku Spółki na zewnątrz. Mechanicy oraz klienci są bowiem kontrahentami Wnioskującej i zapewnienie im posiłku, poczęstunek wpływać będą na lepsze postrzeganie przez nich Spółki i utrwalanie Jej pozytywnego obrazu.

Na kwalifikację powyższych wydatków nie wpływa również fakt, że są ponoszone wobec obecnych kontrahentów. Przytoczona bowiem definicja reprezentacji nie ogranicza jej zakresu przedmiotowego jedynie do działań podejmowanych wobec potencjalnych klientów.

Wobec powyższego, w opinii organu podatkowego, wydatki na wyżywienie kontrahentów i mechaników niebędących Jej pracownikami, poniesione w związku z naprawą maszyn poligraficznych i akceptacją druku podczas spotkań roboczych, jako służące stworzeniu lepszego wizerunku Spółki, stanowić będą koszty reprezentacji, wyłączone na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, z kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie organ podatkowy wskazuje, iż w przedmiotowej interpretacji ustosunkowuje się wyłącznie do argumentacji i stanu faktycznego zawartych w piśmie Wnioskującej. Regulacje art. 14a–d ustawy Ordynacja podatkowa nie przewidują bowiem prowadzenia postępowania dowodowego w sprawach o interpretację przepisów prawa podatkowego.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.