POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 216 §1 oraz art. 14a §4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity w Dz. U. z 2005 roku Nr 8 poz. 60 z późniejszymi zmianami) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 31-03-2006 roku (data wpływu do tutejszego organu podatkowego 03-04-2006 roku), uzupełnionego w dniu 20-04-2006 roku w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w przedmiocie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości podróży służbowych krajowych i zagranicznych, wypłaconych osobie współpracującej, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sopocie uznaje stanowisko przedstawione we wskazanym wniosku za prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego i w obowiązującym stanie prawnym.

Uzasadnienie

Z przedstawionego stanu faktycznego oraz danych będących w posiadaniu tutejszego organu podatkowego wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie handlu winami. Natomiast w swoim zapytaniu wskazuje Pani, iż mąż jest osobą współpracującą i podczas wyjazdów krajowych i zagranicznych (delegacji) reprezentuje firmę. Według Pani stanowiska, wydatki poniesione w związku z wyjazdami służbowymi męża (osoby współpracującej) stanowią koszty uzyskania przychodów, zgodnie zapisami zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Strona wnosi o wyjaśnienie następującej kwestii:

Czy do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej zaliczyć można wydatki poniesione w związku z podróżami służbowymi zarówno krajowymi jak i zagranicznymi?

Zdaniem podatniczki omawiane wydatki będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, a zatem można zaliczyć ich wartość w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Ocena prawna stanowiska wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i prawnym jest następująca.

O tym co stanowi koszt uzyskania przychodu rozstrzyga ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednolity tekst w Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 z późniejszymi zmianami). Według generalnej klauzuli zawartej w art. 22 ust. 1 powyższej ustawy wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu jeżeli:

- został poniesiony w celu jego osiągnięcia, co oznacza, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany wydatek, który powstaje w związku ze źródłem przychodu i jest o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym,

- nie został wymieniony przez ustawodawcę w art. 23 wyżej cytowanej ustawy,

- został właściwie udokumentowany.

W myśl zapisu art. 23 ust. 1 pkt 52 wyżej wymienionej ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Powyższy przepis oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wartość diet związanych z podróżami służbowymi osób współpracujących, w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 z późniejszymi zmianami). Odnośnie podróży zagranicznych odrębne przepisy, o których mowa w zdaniu poprzednim to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późniejszymi zmianami).

Warunkiem zastosowania przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 wyżej wymienionej ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych jest jednak ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej. Przepisy podatkowe jak i przepisy odrębne, o których mowa w powołanym przepisie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy nie definiują tego pojęcia. Kierując się jednak faktem, iż zgodnie z art. 29 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 roku Nr 21, poz. 94 z późniejszymi zmianami) elementem koniecznym umowy o pracę jest wskazanie miejsca świadczenia pracy - przyjąć należy, iż podróżą służbową pracownika jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z umowy o pracę. Natomiast zgodnie z przepisem art. 775 § 1 wyżej wymienionej ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks Pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W świetle powyższego podróżą służbową będzie wyjazd podjęty na polecenie właściciela firmy albo przez samego właściciela w celu wykonania pojedynczego zadania, który odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy albo też poza miejscem, które zostało określone przez właściciela firmy jako miejsce wykonywania obowiązków umownych, a który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań służbowych (wiążących się z działalnością firmy).

W związku z tym stwierdzić należy, iż w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, podróżą służbową jest wyjazd związany z tą działalnością poza stałe miejsca jej prowadzenia, który wskazuje na incydentalność i tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania.

Treść art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednolity tekst w Dz. U. z 2000 roku Nr 14, poz. 176 z późniejszymi zmianami) stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem, wydatki związane z przejazdami w podróży służbowej samochodem osobowym , niestanowiącym środka trwałego firmy, a będącym własnością osoby współpracującej (męża) podlegają limitowaniu. Ich wysokość nie może bowiem przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego samochodu. Przejechane przez osobę współpracującą kilometry muszą być w takim przypadku udokumentowane w ewidencji przebiegu. Przez stawkę za 1 km rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Reasumując, w przedstawionym stanie faktycznym, kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą faktycznie poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane wydatki dotyczące kosztów noclegu, wyżywienia oraz opłat za wizę itp. Natomiast diety z tytułu podróży służbowych osoby współpracującej będą stanowić koszt uzyskania przychodów w wysokości nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, zaś wydatki dotyczące kosztów przejazdu prywatnym samochodem osobowym (będącym własnością osoby współpracującej) podlegają limitowaniu, zaś ich wysokość nie może przekroczyć kwoty wnikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego samochodu. Ponadto należy pamiętać, iż wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego dla potrzeb działalności podatnika mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie wówczas, gdy prowadzona jest przez osobę używającą tego pojazdu ewidencja przebiegu pojazdu.