Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Św., działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. Nr 8, poz. 60 z 2005 r. ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 12.03.2007 r. (data wpływu do US 19.03.2007 r.) złożonego przez Spółkę w Ostrowcu Św. w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stwierdza, że przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

W dniu 19.03.2007 r. Spółka złożyła zapytanie o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Przedmiotem podstawowej działalności Spółki jest sprzedaż blachodachówki, profili i innych materiałów budowlanych w kraju i zagranicą. Spółka w związku z prowadzoną działalnością zatrudnia kierowców w oparciu o umowę o pracę. Każda umowa o pracę zawarta z kierowcą wyraźnie określa stałe miejsce pracy (miejsce wykonywania pracy) - Ostrowiec Św. Kierowcy każdorazowo otrzymują polecenie wyjazdu służbowego, w którym określone jest miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz termin wykonania zadania służbowego. Z tytułu wykonywanych podróży poza granicą kraju kierowcy otrzymują diety w wysokości określonej w Regulaminie Wynagradzania oraz zwrot innych poniesionych kosztów zgodnie z uregulowaniami zawartymi:

• w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tutułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990)
• w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tutułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Do rozliczenia kosztów podróży służbowej kierowcy dołączają rachunki potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Problem z ich uzyskaniem pojawia się w przypadku wyjazdów na Ukrainę. Kierowcy ponoszą tam wydatki związane z kontrolą sanitarną, ekologiczną, weterynaryjną, ważeniem samochodu, kontrolą dokumentów celnych itp. Urzędnicy ukraińscy na powyższe wydatki nie wystawiają żadnych dokumentów, twierdząc, że nie mają takiego obowiązku. W takim przypadku kierowcy dokonują pisemnego oświadczenia o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenia te są akceptowane przez kierownika jednostki (Spółki).

Pytanie podatnika: czy w związku z brakiem rachunków potwierdzających poniesienie przez kierowców wydatków na granicy ukraińskiej zasadne jest zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu?

Stanowisko podatnika: wydatki poniesione na granicy ukraińskiej przez kierowców stanowią koszty uzyskania przychodu. Zgodnie bowiem z § 13 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownik do rozliczenia kosztów podróży jest obowiązany załączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, a w przypadku niemożności ich uzyskania - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Po zapoznaniu się z wnioskiem Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Św. wyjaśnia co następuje:

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54, poz. 654 ze zm.) w art. 15 ust. 1 stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy, który to przepis zawiera zamknięty katalog enumeratywnie wymienionych wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego. Tak więc, podstawowym warunkiem zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest wykazanie, że:

1. wydatek został przez podatnika faktycznie poniesiony,
2. w momencie dokonywania wydatku istniały przesłanki pozwalające na stwierdzenie, że wydatek ten może przynieść podatnikowi przychody,
3. wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. wydatek nie jest wymieniony w art. 16 ust. 1 zawierającym katalog wydatków nie stanowiących kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych.

Warunkiem formalnoprawnym uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Jednakże art. 9 ust. 1 tej ustawy zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowi, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Natomiast art. 20 ust. 4 tej ustawy dopuszcza możliwość dokumentowania operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji, ale w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Wydatki przedstawione przez Spółkę nie są zakupami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

Tak więc na podstawie powyższego przepisu, prawidłowym jest zaliczenie opłat ponoszonych przez kierowców na granicy ukraińskiej do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym Naczelnik Urzędu Skarbowego uznaje stanowisko Spółki za prawidłowe.