Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Z przytoczonej definicji wynikają następujące zasady, którymi powinien kierować się prowadzący działalność gospodarczą zaliczając wydatki w ciężar kosztów:
- wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- wydatek nie zalicza się do grupy kosztów ustawowo nie uznanych za koszty uzyskania przychodów, określonych a art. 23 ustawy.

Składki na ubezpieczenie społeczne osoby współpracującej.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 10 cyt. wyżej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "wartości własnej pracy". Według definicji słownikowej praca to świadoma celowa działalność człowieka zmierzającego do wytworzenia określonych dóbr materialnych lub kulturalnych.
W związku z tym pojęcie "wartości własnej pracy" oznacza wartość wszelkiego rodzaju pracy wykonywanej przez osoby wskazane w art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy na rzecz prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak brak jest podstaw do uznania, że pojęcie "wartości własnej pracy" obejmuje również składki na ubezpieczenie społeczne osoby współpracującej.
W związku z powyższym składki zapłacone przez Panią na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe osoby współpracującej, są kosztem uzyskania przychodu firmy, ponieważ zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Diety z tytułu podróży służbowej osoby współpracującej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Brzmienie tego przepisu dopuszcza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób współpracujących.
Należy w tym miejscu zaznaczyć, że wysokość diet, przysługujących pracownikom, określają następujące rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r.:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Z omawianego wyżej przepisu wynika, że osobom współpracującym co do zasady przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach zakreślonego limitu, tj. w wysokości diet przysługujących pracownikom.

Pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane w prawie podatkowym. W art. 77<5> § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) zostało określone pojęcie podróży służbowej pracownika. Zgodnie z tym przepisem wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Skoro w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie diet przysługujących z tytułu podróży służbowych w stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracującymi należy stosować regulacje prawne przyjęte dla pracowników, to powyżej wskazane pojęcie podróży służbowej należy odnosić również do osób współpracujących. Z powyższego można więc wnioskować, że osoba współpracująca wykonując zadania firmy poza jej siedzibą, odbywa podróż służbową.
Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 16.02.2007 r. sygn. akt I SA/Łd 1355/06.
Tak więc diety za czas podróży służbowych wypłacone osobie współpracującej, do wysokości i na zasadach określonych w ww. rozporządzeniach, stanowią u właściciela, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów pod warunkiem istnienia związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną podróżą służbową.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Przepis ten odrębnie określa warunki korzystania ze zwolnienia od podatku dwóch grup podatników. W przypadku osoby współpracującej jako osoby niebędącej pracownikiem mowa jest o tego rodzaju świadczeniach otrzymywanych w związku z szeroko rozumianą podróżą, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 21 ust. 13 ustawy.
W świetle powyższego dla osób niebędących pracownikami podróż, w związku z którą otrzymują diety nie musi wiązać się z wykonywaniem zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. W przypadku tych osób "podróży" nie należy bowiem utożsamiać z "podróżą służbową" - pojęciem zdefiniowanym w kodeksie pracy i odnoszącym się do pracowników (wyjaśnienie Ministerstwa Finansów z dnia 28.09.2004 r. Nr PB5/KD-066-408-1-1439/04).

Stosownie zaś do postanowień art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z opodatkowania diet i innych należności wypłacanych za czas podróży osobom innym niż pracownicy ma zastosowanie pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (przy czym biorąc pod uwagę fakt, że o warunku niezaliczenia do kosztów uzyskania przychodów mówi się w kontekście świadczeń otrzymanych (a nie poniesionych), należy uznać, że w powyższym przepisie chodzi o koszty uzyskania przychodu osoby współpracującej i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonaniem tych funkcji.

Zaznaczyć należy, że przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 wyraźnie wskazuje, że zwolnienie za czas podróży przysługuje nie tylko pracownikom, ale i innym osobom wykonującym czynności, lecz jedynie do wysokości limitów określonych ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Reasumując powyższe należy uznać, że diety wypłacone osobie współpracującej za czas podróży do wysokości limitów określonych ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.