POSTANOWIENIE

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sopocie działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku Podatnika z dnia 02.08.2006r (data wpływu do tut. Urzędu Skarbowego 04.08.2006r.) o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie:

sposobu zachowania potwierdzenia oświadczenia w przedmiocie akceptacji przyjmowania faktur w formie elektronicznej otrzymanej od odbiorcy faktury elektrycznej.

stwierdza, że:

stanowisko podatnika przedstawione w tym wniosku jest prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

Uzasadnienie

Wnioskiem z dnia 02 sierpnia 2006r (data wpływu do tut. Urzędu Skarbowego 04.08.2006r) uzupełnionym pismem z dnia 11 sierpnia 2006r Podatnik zwrócił się do tutejszego organu podatkowego o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w jej indywidualnej sprawie, w której nie toczy sie postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Stan faktyczny przedstawiony we wniosku.

Podatnik zamierza wprowadzić wysyłanie przez siebie faktur elektronicznych. Spółka zmierzając do ułatwienia procesu przechodzenia odbiorców faktur na faktury elektronicznej chciałaby umożliwić odbiorcom faktur przekazywanie sobie jedynie potwierdzenia złożenia akceptacji w formie pisemnej, w szczególności zezwalając odbiorcom faktury na zachowanie oryginału dokumentu na którym odbiorca dokonał akceptacji tej formy faktury. Spółka w celu potwierdzenia spełnienia wymogu wskazanego w przedmiotowym rozporządzeniu, chce jednak otrzymywać potwierdzenia zachowania formy pisemnej akceptacji przez odbiorcę faktury poprzez przekazanie Spółce kopii takiej akceptacji, w szczególności poprzez przesłanie kopii dokumentu akceptacji pocztą elektroniczną, faksem lub pocztą.

Stanowisko Podatnika.

W celu posługiwania się formą faktury elektronicznej w celu przekazania jej odbiorcy faktury elektronicznej zgodnie z rozporządzeniem konieczne jest wyrażenie przez odbiorcę faktury zgody (akceptacji) na taką formę. Zgoda taka może zostać wyrażona na podstawie § 3 ust.2 rozporządzenia w szczególności w formie pisemnej.

Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Kodeksem cywilnym art. 78 § 1 -”Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”. Forma wskazana w § 3 ust.2 będzie zachowana jeśli pod treścią oświadczenia woli o akceptacji formy elektronicznej zostanie złożony przez odbiorcę faktury własnoręczny podpis, a tym samym należy uznać, iż od momentu uzyskania informacji o odpowiednim złożeniu podpisu przez Spółkę, będzie ona mogła przesyłać odbiorcy faktury w formie elektronicznej.

Spółka w celu usprawnienia procesu przekazywania danych i płynnego wprowadzenia faktury elektronicznej, chciałaby umożliwić odbiorcom faktury przekazywanie informacji o zachowaniu formy pisemnej, nie wymuszając w ten sposób, nie wymaganego dla ważności czynności w świetle Kodeksu cywilnego, przekazania oryginału stosownego oświadczenia. W tym celu Spółka uważa za zasadne uznać, iż przekazanie Spółce w szczególności pocztą elektroniczną czy faksem kopii oświadczenia woli odbiorcy faktury, winno być wystarczającą podstawą do rozpoczęcia wykorzystywania faktury elektronicznej.

Zdaniem Podatnika, po warunkiem spełnienia przez odbiorcę faktury wymogu wskazanego w rozporządzeniu, tj złożeniu woli w formie pisemnej w przedmiocie akceptacji formy faktury elektronicznej, po otrzymaniu potwierdzenia tegoż faktu, może rozpocząć wykorzystywanie faktury elektronicznej bez konieczności otrzymania oryginału oświadczenia.

Odnosząc się do przedmiotowego stanu faktycznego tutejszy organ podatkowy stwierdza co następuje:

Zgodnie z art. 106 ust.11 ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług (Dz.U Nr 54 poz. 535 ze zm.) - Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczenia podatku oraz stosowanie techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Aktem prawnym umożliwiającym wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest obowiązujące od 4 sierpnia 2005r rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U.Nr 133 poz. 1119).

Podstawowym warunkiem, który spełnić musi podatnik podatku VAT zamierzający wystawić faktury w formie elektrycznej, jest uzyskanie akceptacji tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Akceptacja ta może nastąpić w formie pisemnej bądź elektronicznej. Brak akceptacji odbiory faktury uniemożliwia korzystanie przez podatnika VAT z tej formy dokumentowania transakcji.

Podatnik VAT, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej uwarunkowane jest również gwarancją bezpieczeństwa. Chodzi tu przede wszystkim o zagwarantowanie autentyczności pochodzenia takiej faktury i jej integralności.

Zgodnie z § 4 w/w rozporządzenia – Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt.2 ustawy z dnia 18 września 2001r o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, późn. zm.), weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Podpis elektroniczny, według w/w ustawy o podpisie elektronicznym, są to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Natomiast bezpieczny podpis elektroniczny który:

– jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

– jest sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

– jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą o podpisie elektronicznym, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Podobnie jak faktury VAT wystawione w formie papierowej , tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy o podatku od towarów i usług, jak również elementy wymienione w przepisie § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.Nr 95 poz. 798 ze zm.)

Zatem tutejszy organ podatkowy stwierdza, że stanowisko przedstawione przez wnioskodawcę w wniosku z dnia 02.08.2006r. jest prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego i postanawia jak w sentencji.