W dniu 28 grudnia 2006r. Spółka złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który następnie został uzupełniony w dniu 12 marca 2007r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskująca jest producentem balustrad, poręczy, schodów. Klienci Wnioskodawcy to zarówno polskie jak i zagraniczne podmioty. Często zdarza się, że pracownicy Spółki wysyłani są do innych krajów Unii na pomiary niezbędne do wyceny zleceń, negocjacje lub montaż podczas realizacji zlecenia. Takie pomiary wymagają spędzenia kilku dni poza granicami kraju. Pracownicy poruszają się wtedy samochodem służbowym. Wnioskująca wskazuje, iż nie posiada własnego auta zakupionego jako środek trwały. Auto, które Spółka określa mianem „samochód służbowy“ jest autem wykorzystywanym na podstawie umowy najmu/dzierżawy. Jest to auto marki Lublin, wykorzystywane do transportu, które nie stanowi własności Spółki. Jednocześnie, Wnioskująca wskazuje, iż pracownicy nie zawsze mają możliwość wyjazdu za granicę samochodem służbowym (użytkowanym na podstawie umowy najmu/dzierżawy), ponieważ jest on wykorzystywany w tym czasie w kraju. Wtedy wyjeżdżają poza granice kraju pociągiem. Niedawno Spółka dostała propozycję wynajęcia auta na takie potrzeby od udziałowca Wnioskodawcy (będącego jednocześnie członkiem zarządu). Auto byłoby użytkowane tylko na terenie Niemiec. Za granicą często przebywa prezes Spółki, który prowadzi rozmowy z kontrahentami zagranicznymi. Ponieważ Wnioskująca nie ma zakupionego auta firmowego, prezes mógłby korzystać z wynajętego pojazdu na terenie, gdzie prowadzone są rozmowy. Samochód, który miałby zostać wynajęty to auto osobowe w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym, Spółka zwróciła się z zapytaniem, czy wynajem (koszt wynajmu) takiego auta na potrzeby Spółki może stanowić koszt uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskującej, nie ma przeciwwskazań do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Podczas delegacji, w których środkiem transportu do miejsca docelowego jest pociąg, pracownicy mogą, dzięki wynajęciu takiego auta, swobodnie poruszać się na terenie obcego państwa. To sprawia, że montaż zamówionych wyrobów jest szybszy, bardziej efektywny, dzięki czemu przyspieszone zostałoby wykonywanie prac, a to bezpośrednio wpływa na zmniejszenie kosztów podróży służbowej (mniejsze diety).

W przekonaniu Wnioskującej – jest to też istotne z punktu widzenia pozyskiwania nowych klientów – prezes Firmy może bez problemu docierać do potencjalnych klientów na rozmowy. Zdaniem Spółki, auto jest doskonałym sposobem reprezentacji Firmy – prezesa przyjeżdżającego taksówką czy środkami komunikacji miejskiej postrzega się inaczej (mniej korzystnie), niż prezesa przyjeżdżającego do klienta dobrym autem. Wnioskująca wskazuje, iż w dzisiejszych czasach ma znaczenie to, jak postrzegana jest Spółka i osoby ją reprezentujące. Ma to nieodzowny związek z osiągnięciem przyszłego przychodu z uwagi na to, że czasem przy wyborze zleceniodawcy decyduje drobny szczegół. Takim szczegółem może być właśnie wrażenie, jakie wywiera się podczas spotkań.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

W stanie prawnym obowiązującym w roku 2006, stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...).

Jednocześnie, na mocy art. 1 pkt 9 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 217, poz. 1589), zmianie uległa treść przepisu art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej. Stosownie do art. 11 i art. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006r., podatnicy których rok podatkowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, od dnia 1 stycznia 2007r. stosują przepis art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej w następującym brzmieniu: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Mając na uwadze powyższe, wskazuje się na treść art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy podatkowej, w którym stanowi się, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ww. ustawy podatkowej. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy, powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy i jego dane.) W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

A contrario, na podstawie przywołanego przepisu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztem uzyskania przychodów dla podatnika są wydatki z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych, nie stanowiących składników majątku podatnika, jednak do wysokości nie przekraczającej kwoty, wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Wydatkami objętymi opisanym limitem są wszelkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdu tj. czynsz płacony z tytułu zawartej umowy najmu/dzierżawy, paliwo, części zamienne, ewentualne składki na ubezpieczenie. Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu/dzierżawy, nie stanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż z wynajmowanego za granicą samochodu osobowego korzystają pracownicy Spółki w celu szybszej i efektywniejszej realizacji zleceń. Z samochodu korzystać będzie także prezes zarządu Spółki, prowadząc rozmowy z zagranicznymi kontrahentami.

Mając na względzie przytoczone powyżej przepisy oraz stan faktyczny przedstawiony we wniosku, tutejszy organ podatkowy pragnie wskazać, iż wydatki poniesione przez Spółkę na wynajem samochodu osobowego, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów jedynie przy spełnieniu warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i do wysokości limitu określonego w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zaznacza się jednak, iż zaliczenie konkretnych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów spowoduje obniżenie podstawy opodatkowania, zatem Podatnik winien dysponować stosownymi dowodami, iż zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów było zasadne i celowe. W szczególności zaś, że wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Jednocześnie, organ podatkowy wskazuje, iż w przedmiotowej interpretacji ustosunkowuje się wyłącznie do argumentacji i stanu faktycznego zawartych w piśmie Wnioskującej. Regulacje art. 14a–d ustawy Ordynacja podatkowa nie przewidują bowiem prowadzenia postępowania dowodowego w sprawach o interpretację przepisów prawa podatkowego.

Przedmiotowa interpretacja, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego, przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.