Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Pani X wraz z małżonkiem jest współwłaścicielką lokalu użytkowego, w którym wspólnie prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki jawnej prowadząc księgi rachunkowe. Podatniczka w związku z użytkowaniem tego lokalu na podstawie pisma ze Wspólnoty Mieszkaniowej ponosi comiesięczne koszty z tytułu stałych zaliczek za wodę, ogrzewanie, wywóz nieczystości, fundusz remontowy oraz utrzymanie części wspólnych. Zarządcą lokalu w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej jest firma Y, która na okoliczność opłat za tzw. ”media” tj. wodę, ogrzewanie i wywóz nieczystości, wystawiła stronie stosowne rachunki z wyjątkiem rachunków za fundusz remontowy oraz utrzymanie części wspólnych.
Pani X w złożonym wniosku zwróciła się z zapytaniem, czy w przypadku braku możliwości uzyskania od zarządcy rachunków i innych dokumentów księgowych z tytułu wpłat zaliczek na fundusz remontowy oraz utrzymania części wspólnych, prawidłowe jest i wystarczające na podstawie posiadanych dowodów wpłat comiesięczne księgowanie w księgach rachunkowych jako kosztu uzyskania przychodów poniesionych wydatków.
Na tle przedstawionych okoliczności Wnioskodawczyni formułując własne stanowisko w sprawie stwierdziła, że skoro poniesione wydatki nie budzą wątpliwości co do zasadności zaliczenia ich w koszty uzyskania przychodów, tym samym posiadanie dowodu wpłaty jako jedynego dokumentu stwierdzającego poniesienie wydatku, umożliwia comiesięczne księgowanie go w koszty uzyskania przychodów – tj. w momencie powstania kosztu.
Naczelnik Urzędu Skarbowego Wrocław – Śródmieście stwierdza, że stanowisko Pani X przedstawione we wniosku z dnia 02.01.2006 r. jest prawidłowe.
Stosownie do przepisu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 4 cytowanej ustawy koszty uzyskania przychodów z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, potrąca się w roku podatkowym, w którym zastały poniesione.
Przepis art. 22 ust. 5 stanowi, że u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.
Na podstawie przepisu art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Z treści ust. 2 cytowanego artykułu wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwanej dalej "dowodami źródłowymi".
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, zgodnie z przepisem ust. 4 powołanego art. 20 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Biorąc pod uwagę cytowane przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny, Wnioskodawczyni nie mając możliwości uzyskania od zarządcy rachunków, faktur i innych dokumentów z tytułu zaliczek na fundusz remontowy, może przyjąć jako dowód księgowy posiadane dowody wpłat i zaliczyć je w koszty uzyskania przychodów w prowadzonych księgach rachunkowych.
Tym samym stanowisko podatniczki w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe.