INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 10 lutego 2009 r. (data wpływu 3 marca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku kradzieży środków pieniężnych -jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 marca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku kradzieży środków pieniężnych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Prowadzi Pani pozarolniczą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Przedmiotem działalności gospodarczej jest świadczenie usług lombardowych. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Spółka zatrudnia pracowników, którzy są odpowiedzialni materialnie za majątek obrotowy, w tym też środki pieniężne z realizacji odsetek od sprzedaży lombardowej oraz środki pieniężne przeznaczone na pożyczki. Pracownicy codziennie dysponują powierzonymi im pieniędzmi wykonując swoją pracę. W 2005 roku jeden z pracowników, działając w sposób ciągły od stycznia do kwietnia, przywłaszczył sobie środki pieniężne w kwocie 22. 000 zł. Środki te pochodziły z kasy lombardu, stanowiły przychód spółki. Pracownik ukrywał braki w kasie poprzez udzielanie fikcyjnych pożyczek, stąd też kontrola nie była w stanie wykryć powyższego przestępstwa. Wyrokiem Sądu Rejonowego z dnia 13 września 2005 r. pracownik został zobowiązany do naprawienia szkody, poprzez zapłatę kwoty 22.000 zł w terminie 10 miesięcy od uprawomocnienia się orzeczenia. Kwota orzeczona wyrokiem nie została w całości zwrócona. Pozostała do uregulowania kwota w wysokości 20.940 zł. Od ponad pół roku należność zasądzona wyrokiem nie jest spłacana.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy niespłaconą przez byłego pracownika kwotę, jako stratę powstałą na skutek kradzieży pieniędzy, będących przychodem z odsetek, bądź sprzedaży lombardowej można zaliczyć w 2009 r. do kosztów uzyskania przychodów spółki, jeśli w tym roku sprawa zostanie przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego...

Zdaniem Wnioskodawcy, działając na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w 2009 r. można będzie dokonać odpisu aktualizującego wartość należności od byłego pracownika, poprzez wpisanie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie pozostałych wydatków, kwotę niespłaconej należności, a zasądzonej wyrokiem sądu w wysokości 20.940 zł, jeżeli w bieżącym roku wykonanie wyroku skierowane zostanie na drogę postępowania egzekucyjnego.

Pieniądze, będące przedmiotem kradzieży pochodziły z odsetek lombardowych, bądź ze sprzedaży lombardowej, które są przychodem z działalności gospodarczej. Przychody te były opodatkowane jako obrót w podatku VAT oraz jako przychód w podatku dochodowym.

Kradzież pieniędzy spowodowała, iż faktycznie tych przychodów spółka nie otrzymała, a zostały opodatkowane.

Nieściągalność tej należności zostanie uprawdopodobniona zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest bowiem już zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i zostanie w tym roku, w związku z tym, iż nie jest przez dłużnika spłacana, przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego. Uważa Pani, iż spółka ma prawo do zaksięgowania kwoty niespłaconej należności w wysokości 20.940 zł do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako koszt uzyskania przychodów w 2009 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca poniósł stratę w majątku obrotowym (środkach pieniężnych), w wyniku nadużyć dokonanych przez pracownika. Zatrudnieni w spółce pracownicy są materialnie odpowiedzialni za majątek obrotowy, w tym pieniądze. Codziennie dysponują tymi pieniędzmi wykonując swoją pracę. Ponadto ze złożonego wniosku wynika, iż w 2009 roku należność od pracownika potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu z 2005 r. zostanie przekazana na drogę postępowania egzekucyjnego. Wnioskodawca rozważa również możliwość zaliczenia niespłaconej przez pracownika kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Z opisanego w złożonym wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż w tym przypadku mamy do czynienia ze stratą powstałą w wyniku kradzieży środków pieniężnych.

Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

• musi być ponoszony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
• musi być należycie udokumentowany.

Powołany powyżej przepis stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku.

Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W niektórych przypadkach, strata powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Jednakże musi być to strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Ponadto istotnym warunkiem jest aby strata nie powstała z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikiem. Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.

Ważnym dla przedmiotowej sprawy aspektem jest określenie odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, bowiem kradzież powierzonej pracownikowi gotówki nigdy nie będzie zdarzeniem całkowicie „nie do uniknięcia”. Obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz podjęcia działań organizacyjnych mających na celu wyeliminowanie sytuacji sprzyjających powstaniu szkody w mieniu obciąża przede wszystkim Wnioskodawcę, ponieważ to on ponosi ryzyko swojej działalności gospodarczej. Przeciwna interpretacja prowadziłaby do obciążenia Skarbu Państwa skutkami niewłaściwego postępowania podatnika. Wnioskodawca, zatrudniając pracownika, był zobowiązany do zachowania należytej staranności w celu uchronienia się od negatywnych zachowań pracownika, przejawiającej się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności służących przeciwdziałaniu możliwości dokonania przywłaszczenia powierzonych pracownikowi środków pieniężnych. W niniejszej sprawie na pracownikach ciążyła odpowiedzialność materialna, przy czym wskazano, iż „kontrola nie była w stanie wykryć popełnionego przestępstwa”.

Mając na względzie cytowane wyżej przepisy stwierdzić należy, iż - jeżeli Wnioskodawca dochował należytej staranności w nadzorze nad pracownikiem i potrafi to w sposób bezsporny udowodnić - to w przedstawionym we wniosku zdarzeniu przyszłym może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej stratę powstałą w wyniku kradzieży przez pracownika środków pieniężnych.

Strata powyższa powinna być udokumentowana protokołem szkód potwierdzonym przez właściwe organy, np. policję. Po stwierdzeniu powstania straty w wyniku kradzieży środków pieniężnych Wnioskodawca powinien sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty. Przy tym, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegać może jedynie ta część poniesionej straty (utraconej gotówki), której nie uda się Wnioskodawcy odzyskać w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

Poza tym podkreślić należy, iż za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania.

Powołany w złożonym wniosku przepis art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie, ponieważ nie można uznać straty spowodowanej kradzieżą środków pieniężnych za wierzytelność nieściągalną. Wskazać również należy, iż od takiej straty nie dokonuje się odpisów aktualizujących, o których mowa w cytowanym powyżej przepisie.

Wierzytelnością jest wprawdzie roszczenie o zwrot przywłaszczonych pieniędzy jednakże brak jest podstaw do przyjęcia, że taka wierzytelność była przychodem z działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę.

Reasumując, mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że opisana przez Wnioskodawcę sytuacja nie uprawnia do zaliczenia kwoty 20.940 zł do kosztów uzyskania przychodów roku 2009. Stąd też stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.