Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/443-218/12-4/EWW
z 17 sierpnia 2012 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 21 maja 2012 r. (data wpływu 24 maja 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 13 lipca 2012 r. (data wpływu 16 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 maja 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 13 lipca 2012 r. (data wpływu 16 lipca 2012 r.) o upoważnienie osoby podpisanej na wniosku do występowania w imieniu Wnioskodawcy z wnioskiem o interpretację indywidualną oraz o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca wskazał, iż głównym celem niniejszej sprawy jest regulacja i opis procesu obiegu e-faktur w jego firmie.

Zainteresowany wskazał, iż proces wymiany drogą elektroniczną odbywa się z wykorzystaniem wiadomości e-mail oraz plików PDF podpisanych certyfikatem cyfrowym i jest obsługiwany przez system informatyczny.

Funkcje:

1. Obsługa i rejestracja formularzy:
   • „Zgoda na przesyłanie faktur elektronicznych”;
   • „Powiadomienie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbieranie faktur elektronicznych”;
   • „Wycofanie zgody na elektroniczne przesyłanie i udostępnianie faktur”.
2. Wystawianie i wysyłanie e-faktur.
3. Podpis cyfrowy e-faktury.
4. Archiwizacja e-faktur.

Ad. 1. Obsługa i rejestracja formularzy

Zgoda na otrzymywanie e-faktur, rezygnacja z e-faktur oraz zmiana adresów e-mail jest realizowana przez odpowiednie formularze.

Formularz „Zgoda na wysyłanie e-faktur” jest poprzedzony pismem przewodnim, zawiera Regulamin oraz pozostałe dwa formularze „Wycofanie zgody na elektroniczne przesyłanie i udostępnianie e-faktur” i „Powiadomienie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbierania faktury elektronicznej”.

Komplet formularzy jest przesyłany do klienta i po uzyskaniu zgody, w kartotece kontrahenta zostaje dodana opcja umożliwiająca wysyłanie dokumentów elektronicznych. W kartotece tej znajduje się również zapisana historia zmian adresów e-mail oraz daty ich obowiązywania. Wszelkie zmiany wynikają z dokumentów przekazanych przez klientów.

Wszystkie zgody, rezygnacje i powiadomienia o zmianach adresów e-mail przechowywane są w systemie w postaci cyfrowej. Użytkownik systemu na bieżąco ma dostęp do rejestrów tych dokumentów oraz historii każdego z nich i jest w stanie w każdej chwili udostępnić je do wglądu odpowiednim organom państwowym.

Ad. 2. Wystawienie i wysyłanie e-faktur

Po wystawieniu faktury, osoba wystawiająca ma możliwość tworzenia e-faktury dla tych kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na ich otrzymywanie. Faktura taka jest tworzona przez system automatycznie i zapisywana w formacje pliku PDF (podpisanego certyfikatem).

Po wysłaniu zarówno e-mail jak i e-faktura zostają zarejestrowano automatycznie. System uniemożliwia wysyłanie e-faktury do klienta, który nie przesłał podpisanej zgody na wysyłanie e-faktur i nie ma zarejestrowanych adresów e-mail.

Ad. 3. Podpis cyfrowy e-faktury

W celu zachowanie spójności i integralności e-faktur, każda e-faktura jest automatycznie podpisywana certyfikatem cyfrowym przez system. Podpisanie cyfrowe następuje w momencie tworzenia przez system pliku PDF z e-fakturą.

Ad. 4. Archiwizacja e-faktur

Zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów, został zapewniony dostęp do wszystkich wystawionych e-faktur w automatycznie tworzonym archiwum. W wskazanym folderze będą automatycznie tworzone foldery odpowiadające kolejnym latom. Wysyłana e-faktura zostanie automatycznie zapisana we wskazanym folderze przypisanym do odpowiedniego roku, a następnie wysłana do klienta. Użytkownik w każdej chwili ma łatwy wgląd w całe archiwum, zapewniające dostęp do wszystkich utworzonych e-faktur i jest w stanie w każdej chwili udostępnić je do wglądu odpowiednim organom państwowym.

E-mail z fakturą zostanie automatycznie zapisany w folderze „poczta wychodząca”. Informacje o wysłaniu poczty zapisane są w historii korespondencji.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany poinformował, iż autentyczność faktury elektronicznej oraz jej integralność zagwarantowana zostanie poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego na wystawcę faktur. Znajduje to swoje potwierdzenie w pkt 18 regulaminu wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy podany system wystawiania e-faktur oraz system przekazywania ich klientom jest zgodny z przepisami i w takim kształcie może być przez Spółkę stosowany?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony system wystawiania i przekazywania klientom faktur w postaci elektronicznej jest zgodny z przepisami dotyczącymi wystawiania faktur w postaci elektronicznej i może zostać wprowadzony u niego w takiej postaci.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
   
   

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 2 pkt 22 ustawy).

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.
   
   

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Podkreślić zatem należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
   
   

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
  
  

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Natomiast stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
   
   

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy co do takiej formy przesyłania faktur.

W przedmiotowej sprawie wątpliwości dotyczą zgodności z obowiązującymi przepisami systemu wystawiania e-faktur oraz systemu ich przekazywania klientom, jaki zamierza wprowadzić Wnioskodawca.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że proces wymiany faktur u Zainteresowanego drogą elektroniczną odbywać się będzie z wykorzystaniem wiadomości e mail oraz plików PDF podpisanych certyfikatem cyfrowym i będzie obsługiwany przez system informatyczny. W pierwszej kolejności Spółka przesyłać będzie do swoich klientów komplet formularzy, w skład którego wchodzić będzie: „Zgoda na wysyłanie e-faktur”, która będzie poprzedzona pismem przewodnim, zawierać będzie Regulamin oraz dwa formularze „Wycofanie zgody na elektroniczne przesyłanie i udostępnianie e-faktur” i „Powiadomienie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbierania faktury elektronicznej”. Po uzyskaniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną od klienta, w jego kartotece zostanie dodana opcja umożliwiająca wysyłanie dokumentów elektronicznych. W kartotece tej znajdzie się również zapisana historia zmian adresów e-mail oraz daty ich obowiązywania. Wszystkie zgody, rezygnacje i powiadomienia o zmianach adresów e-mail przechowywane będą w systemie w postaci cyfrowej. Użytkownik systemu na bieżąco ma dostęp do rejestrów tych dokumentów oraz historii każdego z nich i jest w stanie w każdej chwili udostępnić je do wglądu odpowiednim organom państwowym. Po wystawieniu faktury, osoba wystawiająca będzie miała możliwość tworzenia e-faktury dla tych kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na ich otrzymywanie. Faktura taka będzie tworzona przez system automatycznie i zapisywana w formacje pliku PDF. Wnioskodawca poinformował, iż autentyczność faktury elektronicznej oraz jej integralność zagwarantowana zostanie poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego na wystawcę faktur. Po wysłaniu zarówno e-mail jak i e-faktura zostaną zarejestrowane automatycznie. System uniemożliwi wysyłanie e-faktury do klienta, który nie przesłał podpisanej zgody na wysyłanie e-faktur i nie ma zarejestrowanych adresów e-mail. Każda e-faktura będzie automatycznie podpisywana certyfikatem cyfrowym w momencie tworzenia przez system pliku PDF z e-fakturą. E-mail z fakturą zostanie automatycznie zapisany w folderze „poczta wychodząca”. Informacje o wysłaniu poczty zapisane będą w historii korespondencji. Zainteresowany wskazał także, iż zostanie zapewniony dostęp do wszystkich wystawionych e faktur w automatycznie tworzonym archiwum. We wskazanym folderze będą automatycznie tworzone foldery odpowiadająco kolejnym latom. Wysyłana e-faktura zostanie automatycznie zapisana we wskazanym folderze przypisanym do odpowiedniego roku, a następnie wysłana do klienta. Użytkownik w każdej chwili będzie miał łatwy wgląd w całe archiwum, zapewniające dostęp do wszystkich utworzonych e faktur i będzie w stanie w każdej chwili udostępnić je do wglądu odpowiednim organom państwowym.

Biorąc pod uwagę powyższy opis sprawy stwierdzić należy, przedstawiony przez Zainteresowanego sposób wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej zapewni warunki dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności przesyłanych faktur. Bowiem autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur będzie zachowana przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia.

Dodatkowo Spółka spełni także warunek dotyczący posiadania akceptacji przez danego odbiorcę dla przekazywania faktur w formie elektronicznej. Zatem przedstawiony przez nią sposób wystawiania i przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, spełni wymagania przewidziane przepisami prawa podatkowego.

Reasumując, przedstawiony w opisie sprawy planowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, będzie zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Jeżeli zatem będzie to wolą Zainteresowanego, może on stosować ww. system wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Ponadto należy w tym miejscu dodatkowo wyjaśnić, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Natomiast w myśl art. 14c § 1 tej ustawy, interpretacja indywidualna zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Z powyższych przepisów wynika zatem, że przedmiotem interpretacji może być jedynie ocena stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego. Organ wydający interpretację nie jest natomiast uprawniony do analizowania i oceny załączonych do wniosku o interpretację załączników.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.