UZASADNIENIE

W dniu 13 sierpnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy otrzymana od kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej w pliku elektronicznym PDF, a następnie wydrukowana faktura VAT spełnia wszystkie wymogi ustawy o VAT oraz daje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X (dalej: Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność polegającą na nabywaniu nieruchomości, budowie obiektów handlowych i magazynowych, a następnie ich wynajmowaniu podmiotowi zajmującemu się działalnością handlową. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (działalnością opodatkowaną podatkiem od towarów i usług - dalej: VAT) nabywa ona towary i usługi różnego rodzaju od wielu dostawców, które są udokumentowane fakturami VAT.

W przyszłości w celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka zamierza w porozumieniu z dostawcami zmienić sposób przesyłania faktur poprzez zaakceptowanie zmiany dotyczącej otrzymywania przez nią faktur VAT dokumentujących zakup towarów i usług drogą elektroniczną (za pośrednictwem e-mail). Przesyłanie faktur będzie dokonywane poprzez wysłanie wiadomości e-mail z załączoną fakturą (fakturami) w formie pliku (plików) PDF. Wiadomość e-mail nie będzie zabezpieczana podpisem elektronicznym. Zawartość otrzymanego pliku PDF (faktura VAT) oraz wiadomość e-mail wskazujące na datę wpływu oraz nadawcę będą następnie drukowane. Faktura VAT w papierowej formie z wydrukowaną wiadomością e-mail będzie załączana do prowadzonej zgodnie z przepisami o rachunkowości dokumentacji. Faktury będą zawierały wszystkie dane, które zgodnie z odpowiednimi przepisami powinny znaleźć się na fakturze.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury Spółka zamierza formalnie uregulować z kontrahentami, z jakich adresów e-mail będą wysyłane i na jaki adres e-mail będą przesyłane faktury, a także w jaki sposób będą nazwane. Z uwagi na fakt, iż nie jest możliwe istnienie dwóch identycznych adresów poczty elektronicznej, wysłanie poczty elektronicznej z uzgodnionego z dostawcą adresu wskazuje, że wyłącznie upoważniona osoba po stronie dostawcy mogła tę wiadomość wysłać. W celu określenia zgodności danych na fakturze z danymi transakcji, osoby odpowiedzialne ze strony Spółki będą dokonywały weryfikacji merytorycznej faktur. Autentyczność pochodzenia samego pliku faktury wynikać będzie dodatkowo z okoliczności, iż w samym pliku PDF może zostać zapisana informacja, kto jest wystawcą danej faktury (informacja systemowa dostępna i możliwa do odczytania dla danego pliku).

Integralność treści faktury zostanie zapewniona poprzez takie zapisanie pliku faktury, iż dokonanie zmiany w jego treści nie będzie możliwe. Dokument PDF zawierający fakturę zostanie zapisany jako „wyłącznie do odczytu”. Należy wskazać, że Spółka, jako odbiorca faktury będzie mogła odczytać plik i wydrukować fakturę, nie będzie natomiast mogła w tym pliku dokonać zmiany żadnego elementu.

W samym pliku faktury automatycznie zapisywana jest również informacja na temat daty jego utworzenia (informacja systemowa dostępna i możliwa do odczytania).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy otrzymana od kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej w pliku elektronicznym, np. w formacie PDF, a następnie wydrukowana faktura VAT jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, a kwota podatku VAT naliczonego na takiej fakturze stanowi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług oraz uprawnia do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wykazany na takiej fakturze VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymana za pośrednictwem e-mail faktura w formacie PDF w sposób opisany jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, kwota podatku VAT naliczonego na takiej fakturze stanowi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług oraz uprawnia do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wykazany na takiej fakturze, z uwagi na spełnienie warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 5.04.2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm. dalej: ustawa o VAT).

Uzasadnienie

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661, dalej „rozporządzenie”), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 u.p.t.u. Opisana przez Spółkę metoda otrzymywania faktur w formacie PDF, zdaniem Spółki, nie jest wprost formą przesyłania faktur elektronicznych w rozumieniu rozporządzenia. Otrzymane przez Spółkę w formacie PDF faktury będą bowiem drukowane i przechowywane w wersji papierowej, podczas gdy rozporządzenie dotyczy wyłącznie faktur, przechowywanych w wersji elektronicznej. Biorąc jednak pod uwagę, że opisany sposób przesyłania i otrzymywania faktur pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 2, § 3 i § 4 rozporządzenia, przedstawiony system, w ramach którego Spółka będzie otrzymywała faktury w formie elektronicznej zapewnia, w opinii Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w tej formie faktur, zgodnie z § 4 rozporządzenia.

Należy wskazać, iż ustawodawca określił w § 2 rozporządzenia, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Użyte przez ustawodawcę określenie „w szczególności” wskazuje, że zawarty w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia katalog środków pozwalających na zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury nie jest katalogiem zamkniętym. Przepisy rozporządzenia, nie przewidują obowiązku stosowania przez podatnika tylko określonych środków technicznych, mających gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Podatnik może stosować zatem dowolnie wybrane środki techniczne zapewniające realizację warunków wskazanych w rozporządzeniu. Sam Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia stwierdził, że „podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury”. Stanowisko to potwierdza również treść art. 233 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z dnia 11 grudnia 2006 r., dalej „Dyrektywa”), gdzie wskazano, iż poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w art. 233 ust. 1 Dyrektywy, bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI) stanowią tylko przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej.

Zgodnie natomiast z art. 218 Dyrektywy, dla celów Dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale. Za fakturę elektroniczną uznaje się każdą fakturę zawierającą informacje wymagane w Dyrektywie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jak wskazuje art. 233 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Spółka uważa, że zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury możliwe jest przez ustalenie z kontrahentem procedury obiegu faktur, która daje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W tym celu Spółka zamierza ustalić, z jakich adresów e-mail wysyłane będą faktury i jak będą nazwane. W tym miejscu należy wskazać, że nie jest możliwe istnienie dwóch identycznych adresów mailowych należących do dwóch różnych podmiotów. Tym samym wiadomość wysłana z konkretnego adresu mailowego o danej treści zawsze będzie pochodzić z jednej konkretnej skrzynki poczty elektronicznej (i konsekwentnie każda wiadomość wysłana na dany adres zawsze trafi tylko na jedną konkretną skrzynkę adresata poczty elektronicznej). Zatem biorąc pod uwagę, że każda wiadomość poczty elektronicznej zawiera wskazanie z jakiego adresu i na jaki adres została wysłana, możliwe jest wykazanie, iż zostanie zachowana autentyczność pochodzenia faktury przesyłanej w formie elektronicznej, rozumiana jako pewność co do tożsamości dostawy i wystawcy faktury.

Drugie kryterium, tj. zapewnienie integralności treści faktury spełnione może być - jak wskazuje § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia - jeżeli na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Zdaniem Spółki, oznacza to, że w celu zapewnienia integralności treści faktury sposób obiegu faktur powinien uniemożliwiać ingerencję w treść faktury pomiędzy jej przysłaniem przez kontrahenta, a jej odbiorem przez Spółkę. W przypadku faktur przesłanych w formie elektronicznej w formacie PDF, przechowywanych w tym samym formacie oraz w formie papierowych wydruków należy uznać, że integralność ich treści będzie zapewniona.

Spółka zauważa, że treść faktur w formacie PDF, którym następnie nadano formę papierową nie może ulec zmianie. Tym samym ich doręczenie nie odbiega od wymogów związanych z doręczaniem faktur papierowych. Zdaniem Spółki, celem ustawodawcy przy konstruowaniu przepisu § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia było zobligowanie podatników do przedsięwzięcia środków, które uniemożliwiają ingerencję w treść faktury przesyłanej elektronicznie, tj. wdrożenie procedury, która pozwala na identyfikację treści faktury w brzmieniu nadanym jej przez kontrahenta. W tym właśnie celu e-maile z datą, adresem nadawcy i odbiorcy, jak i załączoną fakturą przechowywane będą w komputerowym archiwum, a osoby które mają dostęp do skrzynek pocztowych, na które będą przesyłane faktury, będą zobowiązane do zabezpieczenia swoich stanowisk komputerowych hasłem i do każdorazowego wylogowania się przed odejściem od stanowiska. Stanowisko Spółki zgodne jest z brzmieniem art. 233 Dyrektywy, gdzie ustawodawca wskazuje, iż każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zdaniem Spółki, również format, w jakim przesyłane są faktury, tj. PDF (Por

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.