Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF
z 23 października 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 sierpnia 2018 r. (data wpływu 24 sierpnia 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 sierpnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką kapitałową prawa polskiego, działającą w branży produktów higienicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”). Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki związane z jej podstawową działalnością. Ponadto, Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką kosztów.

Procedura dotycząca faktur dokumentujących zakupy związane z podstawową działalnością Spółki.

W Spółce funkcjonuje procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (dokumentujących poniesienie przez Spółkę innych wydatków niż wydatki służbowe pracowników), otrzymywanych w formie papierowej („Faktury”). Zgodnie z tą procedurą, w momencie wpływu do Spółki faktury w formie papierowej dokumentującej dokonanie przez Spółkę transakcji zakupowej, nanoszona jest na nią informacja o dacie wpływu do Spółki (poprzez przybicie stosownej pieczątki z datą na fakturze). Następnie zaś, dedykowany pracownik Spółki skanuje taką fakturę, co wiąże się z jej jednoczesnym, automatycznym importem do systemu dedykowanego do przechowywania faktur. Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktur, są one przekazywane do systemu SAP („System SAP”).

Faktury są przechowywane w Systemie SAP w formacie uniemożliwiającym edycję zawartych na nich danych, w podziale na okresy rozliczeniowe. Po przesłaniu Faktury do Systemu SAP, nie ma możliwości ingerowania w jej treść, ani jej usunięcia. Faktury są przechowywane w Systemie SAP przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT. Wersje fizyczne (papierowe) faktur, również są przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT, w podziale na poszczególne dni danego miesiąca, zgodnie z kolejnością ich księgowania („Procedura”). Obecnie Spółka rozważa zmianę Procedury poprzez rezygnację z przechowywania wersji fizycznych (papierowych) Faktur, które po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej, będą niszczone. Zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych Fakturami jest weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Faktury będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Dokumenty (w tym faktury) związane z wydatkami służbowymi pracowników Spółki.

Natomiast co do rozliczania wydatków służbowych, Spółka obecnie planuje wdrożyć system rozliczania wydatków pracowniczych oparty o elektroniczny obieg dokumentów („System”). System ma umożliwić przeprowadzenie rozliczenia wszelkiego rodzaju wydatków pracowniczych, w tym wydatków udokumentowanych za pomocą faktur, rachunków, paragonów i innych dokumentów („Dokumenty”). Zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, w przypadku wydatków służbowych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, nabywcą wskazanym na fakturze (rachunku) powinna być Spółka. Faktura (rachunek) może również pomocniczo wskazywać na dane pracownika dokonującego danego zakupu.

Jak wskazano powyżej, rozliczanie wydatków służbowych poniesionych przez pracowników będzie dokonywane przez pracownika za pośrednictwem Systemu. W ramach Systemu pracownik będzie tworzył raport poniesionych w danym okresie wydatków służbowych („Raport”).

W celu właściwego udokumentowania danego wydatku, pracownik wgra do Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w jednym z akceptowanych formatów, tj. PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu. Następnie Raport będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną przez Spółkę osobę, zajmującą się zatwierdzaniem wydatków pracowniczych. Po przesłaniu Raportu do zatwierdzenia, pracownik ani inne osoby nie będą miały możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu ani ingerowania w jego treść. Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku - tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie.

Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu, Dokumenty będą mogły zostać zniszczone.

Opisany powyżej sposób przechowywania w Systemie zarówno Dokumentów, jak i Raportów, będzie uniemożliwiał ich edycję i zmianę jakichkolwiek danych. Zarówno Dokumenty, jak i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT). W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp zarówno do Dokumentów, jak i Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej - tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną.

Sposób przechowywania Dokumentów w Systemie, a także Faktur w Systemie SAP będzie zapewniał Spółce możliwość identyfikacji tożsamości sprzedawcy (autentyczność pochodzenia) oraz brak możliwości modyfikacji danych (integralność), ponadto przechowywane Dokumenty i Faktury będą miały również odpowiednią jakość, zapewniającą możliwość bezproblemowego odczytu danych zawartych na Dokumencie lub na Fakturze (czytelność). Całość digitalizowanych Dokumentów będzie przechowywana w Systemie, zaś całość digitalizowanych Faktur będzie przechowywana w Systemie SAP, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT?
2. Czy Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są przechowywać otrzymywane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu art. 112a ust. 2 ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Końcowo, zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka wskazuje, że pojęcia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur zostały zdefiniowane w art. 106m ust. 2-4 ustawy o VAT. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Zgodnie z ust. 4 powyższego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury (ustawa o VAT nie definiuje pojęcia czytelności faktury, niemniej jednak, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o których mowa w treści powyższego przepisu nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej, zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych przez „kontrole biznesowe” należy rozumieć proces „(...) za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym” (Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 14 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF).

Natomiast pojęcie „wiarygodnej ścieżki audytu” - „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.”

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowane w opisach zdarzeń przyszłych sposoby przechowywania faktur zakupowych, w tym faktur dotyczących wydatków służbowych pracowników Spółki będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. W szczególności, otrzymywane przez Wnioskodawcę Faktury dotyczące zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki przechowywane zgodnie z Procedurą, a także faktury dotyczące wydatków służbowych (wgrywane przez pracowników do Systemu) będą przechowywane w Systemie i Systemie SAP do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni bezproblemowy dostęp oraz możliwość łatwego odszukania wybranych faktur.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp (on-line) do wszystkich faktur otrzymanych przez Spółkę w określonym okresie rozliczeniowym a przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium Polski. Spółka umożliwi organom podatkowym (wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) pobranie przedmiotowych faktur, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność. Faktury będą stanowić wierne odzwierciedlenie ich fizycznych wersji otrzymanej przez Spółkę. Ponadto, faktury zawierać będzie nazwę Spółki, jako podmiotu dokonującego nabycia towarów lub usług. Co więcej, cały proces archiwizowania faktur, w tym faktur dotyczących wydatków służbowych pracowników odbywać się będzie przy pomocy Systemu / Systemu SAP, które zawierać będą pełną historię dotyczącą zapisywanych w nim faktur w szczególności informacje o osobie, która zapisała daną fakturę.

Mając na uwadze, że zarchiwizowany w Systemie i Systemie SAP obraz faktury będzie stanowił wierne odzwierciedlenie jej papierowej wersji zostanie zapewniona ich autentyczność. Dodatkowo, mając na uwadze, że w ramach Systemu, faktury będą zapisywane na serwerze w nieedytowalnym formacie PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF, natomiast w ramach Systemu SAP w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tych fakturach, zostanie również zachowana ich integralność. Wnioskodawca zaznacza, że format PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF w jakim przechowywane będą Dokumenty, a także format PDF, w jakim przechowywane będą Faktury pozwoli na uzyskanie wysokiej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana zostanie również czytelność faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione w opisie zdarzeń przyszłych procedury przechowywania (archiwizowania) Faktur dotyczących zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki, a także faktur związanych z poniesieniem przez pracowników wydatków służbowych, pozwala również na uznanie, iż wprowadzone zostały odpowiednie kontrole biznesowe, zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu między daną fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług, które ta faktura dokumentuje.

W szczególności, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku / związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku - tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie. Powyższe, zapewni możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem poniesienia wydatku przez pracownika, a zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. W związku z tym, opisana procedura zapewni zgodność odbytej podróży służbowej z celem biznesowym, jaki ma być osiągnięty w związku z tą podróżą. Natomiast w przypadku Faktur dotyczących zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych tymi fakturami będzie weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.

Spółka pragnie podkreślić, iż zaprezentowane przez nią stanowisko znajduje potwierdzenie w wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo, w interpretacjach indywidualnych:

• z dnia 31 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF,
  

• z dnia 28 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR,
  

• z dnia 17 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT.
  
  
  

Podsumowując, w ocenie Spółki, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT.

Ad 2

Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z kolei, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog przesłanek negatywnych, których wystąpienie skutkuje brakiem możliwości obniżenia podatku VAT należnego.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku VAT jest uzależnione od tego, czy:

• nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,
  

• w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
  

• podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
  

• nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego wymienione w art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Mając na uwadze powyższe regulacje ustawy o VAT, w ocenie Spółki, prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT nie zostało uzależnione przez ustawodawcę od formy, w jakiej została wystawiona faktura, ani od sposobu jej przechowywania (archiwizowania). W konsekwencji planowana przez Spółkę forma przechowywania Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Spółki oraz faktur dokumentujących wydatki dotyczące podróży służbowych zakładająca ich digitalizację oraz przechowywanie jedynie w Systemie SAP / Systemie (oraz niszczenie ich papierowych, fizycznych wersji) nie powinna mieć, zdaniem Wnioskodawcy, wpływu na powstanie, realizację, czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Spółka podkreśla, iż zaprezentowane przez Nią stanowisko znajduje potwierdzenie w wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo, w interpretacjach indywidualnych:

• z dnia 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD,
  

• z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK,
  

• z dnia 28 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.466.2017.1.JF,
  

• z dnia 23 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.542.2017.3.AS.
  
  
  

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wskazuje, że ponosi wydatki związane z jej działalnością, w tym wydatki ponoszone w trakcie podróży służbowych. W Spółce funkcjonuje procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (dokumentujących poniesienie przez Spółkę innych wydatków niż wydatki służbowe pracowników), otrzymywanych w formie papierowej. Faktury Spółki są przechowywane w formacie uniemożliwiającym edycję zawartych na nich danych, w podziale na okresy rozliczeniowe. Po przesłaniu Faktury do Systemu, nie ma możliwości ingerowania w jej treść, ani jej usunięcia. Do rozliczania wydatków służbowych, Spółka planuje również wdrożyć system rozliczania wydatków pracowniczych w elektronicznym obiegu dokumentów w Systemie umożliwiającym przeprowadzenie rozliczenia wszelkiego rodzaju wydatków pracowniczych, w tym wydatków udokumentowanych za pomocą faktur, rachunków, paragonów i innych dokumentów. W tym celu pracownik wprowadzi Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w formacie PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu, który będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną przez Spółkę osobę, zajmującą się zatwierdzaniem wydatków pracowniczych. Po przesłaniu Raportu nie będzie możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu oraz ingerowania w jego treść. Dokumenty w formie papierowej będą przechowywane przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu i po upływie tego okresu będą zniszczone. Faktury są przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a Dokumenty i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej - tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do przechowywania Faktur, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje papierowe będą niszczone.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Spółka wskazuje, że osoba zatwierdzająca Raport udokumentowanych wydatków będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku - tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie.

Ponadto, jak wskazano, sposób przechowywania Dokumentów w Systemie, a także Faktur w Systemie SAP będzie zapewniał Spółce możliwość identyfikacji tożsamości sprzedawcy (autentyczność pochodzenia) oraz brak możliwości modyfikacji danych (integralność). Ponadto przechowywane Dokumenty i Faktury będą miały również odpowiednią jakość, zapewniającą możliwość bezproblemowego odczytu danych zawartych na Dokumencie lub na Fakturze (czytelność). Całość digitalizowanych Dokumentów będzie przechowywana w Systemie, zaś całość digitalizowanych Faktur będzie przechowywana w Systemie SAP, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwość Spółki dotyczy również prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
   
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji zgodzić się należy, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
   
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.