2017.06.07 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.79.2017.1.ISZ
z 7 czerwca 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 kwietnia 2017 r. (data wpływu 12 kwietnia 2017 r.), uzupełnionym pismem z dnia 12 kwietnia 2017 r. (data wpływu 20 kwietnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT (w szczególności faktur zakupu, faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdygitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT (w szczególności faktur zakupu, faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdygitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów.

Wniosek uzupełniony został w dniu 13 kwietnia 2017 r., (data wpływu 20 kwietnia 2017 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka S.A. (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim rezydentem podatkowym prowadzącym działalność w zakresie usług środowiskowych, utrzymania infrastruktury, kompleksowej obsługi nieruchomości, (tzw. Total Facility Management).

Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp., w wersji papierowej (dalej łącznie zwane: dokumentami księgowymi), Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym (dalej: System).

Wykorzystywany przez Spółkę System będzie pozwalać na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymanych w formie elektronicznej, a także na przeprowadzenie digitalizacji dokumentów księgowych otrzymywanych w wersji papierowej, tj. ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). Po dokonaniu digitalizacji papierowa wersja otrzymanych faktur będzie utylizowana.

Przesyłane przez Kontrahentów dokumenty księgowe w formie papierowej będą opatrywane datą ich otrzymania, a następnie będą skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna (zeskanowana) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Na etapie skanowania dokumentu księgowego, a także po jego wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja jego treści nie będzie możliwa.

Skan dokumentu księgowego będzie wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi jak w szczególności: data faktury (lub innego dokumentu księgowego), data wprowadzania do systemu księgowego, numer faktury, wartość brutto, wartość VAT oraz ewentualnie numer zamówienia.

Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać, kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami oraz gdy to zasadne wraz z korektą dokumentu księgowego.

Weryfikacja taka będzie pozwalać na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji działania Spółki mają na celu każdorazowo uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy, oraz zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia systemu, wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Sposób przechowywania papierowych dokumentów księgowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu dokumenty księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

System przechowywać będzie dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

każdy zeskanowany dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie kopię danych zeskanowanego obrazu oraz inne dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
dokument księgowy po zeskanowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w systemie;
pliki zawierające zeskanowane dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,
każdy z użytkowników systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,
baza danych zawierająca dane o zeskanowanych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty księgowe w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie dokumentów księgowych w ramach systemu będzie pozwalać także na zapobieganie degradacji dokumentów księgowych poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

System umożliwiać będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT (w szczególności faktur zakupu, faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdygitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów ?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT (w szczególności faktur zakupu, faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdygitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów.

Forma przechowywania otrzymanych dokumentów.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 Ustawy o VAT.

Według zaś art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu ust. 2 (w myśl art. art. 112a ust. 3 ustawy o VAT), nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W świetle art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy zaś art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zdaniem Spółki pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Co do zasady ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika

Biorąc powyższe pod uwagę zdaniem Spółki należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z powyższymi regulacjami podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy zdaniem Spółki dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112A/UE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

W przedmiotowym przypadku, zdaniem Spółki również należy zwrócić uwagę na normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 ww Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej połaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233 Dyrektywy.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej Dyrektywy.

Jednocześnie należy zdaniem Spółki podkreślić fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.

Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Spółka zobowiązana jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z powyższych przepisów zdaniem Spółki wynika, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej. Odmienna wykładnia zdaniem Spółki prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 ustawy o VAT określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Tym samym, w ocenie Spółki również z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentów księgowych (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 ustawy o VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 ustawy VAT, podatnik (Wnioskodawca) jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych wystawionych i otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Prawo do odliczenia podatku VAT.

Zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (skanu), w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego. Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, należy podkreślić że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka w stanie faktycznym wskazała, że otrzymuje szereg faktur w formie papierowej, które są podstawą do odliczenia podatku VAT. Zmiana sposobu przechowywania faktur z faktury papierowej na fakturę elektroniczną nie będzie miała wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo.

Tym samym, zdaniem Spółki w przypadku utylizacji papierowej postaci faktur innych dokumentów księgowych pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych a dysponując tylko ich elektronicznymi obrazami (skanami), które to dokumenty będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. dokumentach.

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO:

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 grudnia 2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.768.2016.2.MT:

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.858.2016.1.KOM, w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym:

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 14 grudnia 2016 r., sygn. 0461-ITPP3.4512.687.2016.1.AP:

W konsekwencji stanowisko Spółki w tym zakresie uznać należało za prawidłowe.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT. Spółka we wniosku wskazała, że otrzymuje szereg faktur w formie papierowej, które są podstawą do odliczenia podatku VAT. Zmiana sposobu przechowywania faktur nie będzie miała wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo.

Zatem Spółka w przypadku zniszczenia papierowej postaci faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych a dysponując tylko ich elektronicznymi obrazami, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. fakturach.

W tym zakresie, stanowisko Wnioskodawcy również należało uznać za prawidłowe.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sposobu przechowywania faktur i faktur korygujących. Nie dotyczy natomiast not obciążeniowych wystawianych i otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, gdyż przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się do kwestii przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin