2016.11.04 - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu - 3063-ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
3063-ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN
z 4 listopada 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Banku przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2016 r. (data wpływu 16 września 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych, których papierowa forma zostanie zniszczona – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 września 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych, których papierowa forma zostanie zniszczona.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Bank jest instytucją finansową, prowadzącą działalność bankową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe. Bank posiada rozległą sieć placówek i oddziałów rozlokowanych na terytorium całego kraju.

W związku ze skalą prowadzonej działalności gospodarczej liczba otrzymywanych przez Bank faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych jest bardzo znacząca. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa, okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna. Koszty te są ponoszone w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej dokumentów i przechowywania ich w tej formie. Obecnie, otrzymane w formie papierowej dokumenty księgowe są skanowane i archiwizowane zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Bank rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegającej w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. W tym celu dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Bank modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów:

Dokumenty papierowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane i wysyłane do Księgowości Banku, a następnie wprowadzane do elektronicznej ewidencji prowadzonej w systemach rozliczeniowych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu).
Poszczególnym rozliczeniom nadany zostanie unikatowy numer ID, po którym można będzie odszukać dokumenty księgowe dokumentujące wydatki.
Każda faktura będzie także opisana i indeksowana w WorkFlow (system akceptacji merytorycznej dokumentu) za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów.
Po wprowadzeniu do systemu księgowego, dokument (faktura) zostanie poddany kontroli przez pracowników Księgowości.
W każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz.
System umożliwiał będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (treści).
Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu i ich rozliczeniu, papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Bank i będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania.
Za pośrednictwem systemów rozliczeniowych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej ‒ w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub ‒ na żądanie organu ‒ wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Bank elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony przez Bank sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych, a których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony przez niego sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych, a których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów usług.

Uzasadnienie

Sposób przechowywania dokumentów księgowych, a w szczególności faktur określa art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm., dalej ustawy o VAT). Zgodnie z tym przepisem, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy.

Ponadto stosownie do art. 112a ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania:

wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie,
otrzymanych faktur, w tym faktur wystawionych ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Dodatkowo, w świetle wyżej wymienionych przepisów, podatnicy są zobligowani do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej ‒ również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Z zestawienia powyższych przepisów wynika zatem, że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Wynika to wprost z art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, który dopuszczając elektroniczną ‒ formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do „faktur” (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez „faktury” rozumie się bowiem dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Powyższe przepisy nie wprowadzają zatem ograniczenia, zgodnie z którym faktury w formie papierowej nie mogłyby być przechowywane w formie elektronicznej. Faktura papierowa jest bowiem „fakturą”, która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak w formie elektronicznej. Stąd, planowane przez Bank rozwiązanie polegające na archiwizowaniu w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych ‒ przy spełnieniu określonych wymogów wskazanych w ww. przepisach ustawy o VAT ‒ należy, zdaniem Banku, uznać za prawidłowe.

Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej „NSA”). Przykładowo, w wyroku z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1574/10 (wyrok ten został wydany na gruncie nieobowiązujących już przepisów, ale wnioski płynące z niego powinny mieć tym bardziej zastosowanie na gruncie obecnie obowiązujących, bardziej liberalnych regulacji), NSA stwierdził m.in., że: „(...) w żadnym przepisie rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku nie ma mowy o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej, jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro ustawodawca nie zobligował podatników do przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej, w ocenie NSA, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne i, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Zdaniem NSA istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji, dlatego jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”. Naczelny Sąd Administracyjny wywiódł również, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur także zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności.

Podobnie, w wyroku z dnia 24 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 49/11, NSA stwierdził m.in. że: „(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia »mieszanego« systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne. Podgląd ten znalazł odzwierciedlenie w wielu rozstrzygnięciach sądów administracyjnych zapadłych w analogicznych stanach faktycznych”.

O ile ww. wyroki odwołują się bezpośrednio do sytuacji podmiotów wystawiających faktury, to nie ulega wątpliwości, że wnioski z nich płynące powinny mieć pełne zastosowanie do przechowywania faktur otrzymywanych przez danego podatnika.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Banku, ustawodawca dopuszcza sytuację, w ramach której, poza fakturami elektronicznymi również faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia następujących wymogów:

faktury będą przechowywane:
1. w podziale na okresy rozliczeniowe,
2. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
podatnik zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp i pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy tym:

przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Wskazać również należy, że powyższe warunki mają zastosowanie do wszystkich faktur, tj. tych wystawionych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jako alternatywne metody zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury ‒ w odniesieniu do faktur elektronicznych ‒ ustawodawca wskazał, w szczególności, wykorzystanie:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis ustawy wskazuje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, przy czym jako jedną z metod podaje wykorzystanie dowolnych kontroli biznesowych. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania, odbioru i przechowywania faktur ‒ o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W ocenie Banku, zgodnie z opisem zawartym w złożonym wniosku, wszystkie powyżej wskazane warunki będą spełnione w przypadku faktur przechowywanych przez Bank wyłącznie w formie elektronicznej.

W szczególności bowiem:

Dokumenty będą przechowywane co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
będzie zapewniona możliwość wyszukania Dokumentów z danego okresu rozliczeniowego, a także będzie zapewniona możliwość ich łatwego odszukania według innych zadanych kryteriów (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury);
elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików w formacie pdf, dzięki czemu zapewniona zostanie integralność Dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w Dokumentach nie będą zmieniane;
elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na Dokumentach przez cały okres ich przechowywania w systemie Banku. Spełniony więc będzie wymóg czytelności Dokumentów;
Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność również co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany Dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług) na rzecz Banku, Bank wprowadził i stosuje procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (w szczególności obejmujące weryfikację: danych wystawcy Dokumentów, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwoty wskazanej na fakturze z zamówieniem lub umową, momentu realizacji usługi lub dostawy towaru). Przyjęty przez Bank schemat kontroli biznesowej gwarantuje pełną identyfikowalność faktury z dokumentowaną nią transakcją. Spełniony również zatem będzie wymóg autentyczności pochodzenia Dokumentów;
Bank będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w Dokumentach przechowywanych w systemie Banku.

Dodatkowo, w razie wystąpienia takiej potrzeby, Dokumenty przechowywane elektronicznie będą mogły zostać wydrukowane w wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Banku, planowany przez Bank sposób przechowywania Dokumentów, w szczególności, uwzględniający digitalizację dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej i przechowywanie ich jedynie w formie elektronicznej (przy równoczesnym zniszczeniu ich postaci papierowej), będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

Należy również podkreślić, że faktury przesyłane do Banku w formie elektronicznej, w formacie pdf, bezsprzecznie spełniają definicję faktury elektronicznej, określoną w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Zgodnie bowiem z powołanym wyżej przepisem, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zasadnym jest zatem, zdaniem Banku, przyjęcie, że każdy rodzaj pliku, który ze swej istoty ogranicza możliwość ingerencji w jego treść ‒ będzie odpowiadał wymogom ustawy o VAT (przy zachowaniu pozostałych warunków dotyczących autentyczności pochodzenia i czytelności faktury). Przykładowo, wymagania te będą spełniały faktury zapisywane w formacie pdf, który uniemożliwia modyfikację treści faktury. Dodatkowo wskazać należy, że możliwość przesyłania faktur m.in. w formacie pdf dopuścił również sam Minister Finansów już na gruncie przepisów obowiązujących od 2011 r. W opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” Minister Finansów podkreślił, że wprowadzone wówczas uproszczenia w zakresie fakturowania polegały, w szczególności, na „umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (pdf, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)”.

Bank pragnie zauważyć, że jego stanowisko w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych, a których forma papierowa zostanie zniszczona, znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r. Nr IPPP1/4512-376/15-2/MK, a także interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r. Nr ILPP4/443-504/12-2/EWW, a także interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 sierpnia 2016 r. Nr ITPP3/4512 -343/16/MD.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest instytucją finansową, prowadzącą działalność bankową. Wnioskodawca posiada rozległą sieć placówek i oddziałów rozlokowanych na terytorium całego kraju. W związku ze skalą prowadzonej działalności gospodarczej liczba otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych jest bardzo znacząca a ich archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna. Obecnie, otrzymane w formie papierowej dokumenty księgowe są skanowane i archiwizowane zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Wnioskodawca rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegającej w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. W tym celu dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Wnioskodawcę modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów:

dokumenty papierowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane i wysyłane do Księgowości Banku, a następnie wprowadzane do elektronicznej ewidencji prowadzonej w systemach rozliczeniowych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu),
poszczególnym rozliczeniom nadany zostanie unikatowy numer ID, po którym można będzie odszukać dokumenty księgowe dokumentujące wydatki;
każdy dokument będzie także opisany i indeksowany w WorkFlow za pomocą: numeru ID, daty wpływu, numeru, daty wystawienia, terminu płatności, danych kontrahenta, wartości netto i wartości brutto, co umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów;
po wprowadzeniu do systemu księgowego, dokument zostanie poddany kontroli przez pracowników Księgowości;
w każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać dokument i odtworzyć jego obraz;
system umożliwiał będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe;
dokumenty archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (treści) ‒ dzięki czemu zapewniona zostanie integralność dokumentów;
elektroniczny zapis dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na dokumentach przez cały okres ich przechowywania w systemie Wnioskodawcy ‒ dzięki czemu spełniony zostanie wymóg czytelności dokumentów;
dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług) na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca wprowadził i stosuje procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług (w szczególności obejmujące weryfikację: danych wystawcy dokumentów, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwoty wskazanej na dokumencie z zamówieniem lub umową, momentu realizacji usługi lub dostawy towaru). Przyjęty przez Wnioskodawcę schemat kontroli biznesowej gwarantuje pełną identyfikowalność dokumentu z dokumentowaną nim transakcją ‒ dzięki czemu zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów;
po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu i ich rozliczeniu, papierowe wersje dokumentów nie będą dłużej przechowywane przez Wnioskodawcę i będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania;
za pośrednictwem systemów rozliczeniowych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej ‒ w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku (udostępnianie dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupu wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania innych dokumentów księgowych należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji, pomimo otrzymywania dokumentów w formie papierowej (faktur, innych dokumentów księgowych).

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy stwierdzić, że sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej (których papierowa forma zostanie zniszczona) jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności uznania za faktury elektroniczne faktur przesłanych do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, w formacie pdf.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin