INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2011 r. (data wpływu 28 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości otrzymywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości otrzymywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Spółka prowadzi podstawową działalność gospodarczą w zakresie produkcji metali, których sprzedaż jest opodatkowana VAT. Wnioskodawca w kontaktach handlowych z kontrahentem Spółką Y (dalej: Y), nabywa m.in. różnego rodzaju materiały i surowce. Transakcje dokumentowane są obecnie fakturami papierowymi.

Z uwagi na:

• czynniki ekonomiczne - dążenie do obniżenia kosztów prowadzonej działalności,
• krótszy niż w przypadku faktur papierowych czas dostarczania faktur do X oraz
• aspekty ekologiczne

   - X w porozumieniu z Y dla dokumentowania transakcji zakupu określonych asortymentów materiałów i surowców nabywanych od Y, zamierza wdrożyć system elektronicznej wymiany dokumentów zakupowych - w tym faktur wystawianych w formie elektronicznej (dalej: faktury elektroniczne, e-faktury). Celem Spółki jest wyeliminowanie dla powyższych transakcji faktur papierowych i zastąpienie ich e-fakturami, przy czym faktury korekty do e-faktur będą sporządzane i przesyłane w formie papierowej. Natomiast dla pozostałych transakcji z Y, dla których nie będzie wdrożony system elektronicznej wymiany dokumentów zakupowych, faktury nadal będą wystawiane i przesyłane w formie papierowej.

Wdrażany system będzie umożliwiał wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Zasady korzystania z rozwiązania informatycznego funkcjonującego pomiędzy Spółką a Y zostaną uregulowane umową, sporządzoną w oparciu o wzorcową umowę w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. Nr 94/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych - Dz. Urz. UE L 338 z 28/12/1994; dalej: Zalecenie).

X podkreśla, iż umowa, o której mowa powyżej, będzie zawierała zgodę Spółki na otrzymywanie e-faktur, z wyłączeniem faktur korygujących do e-faktur i zostanie podpisana przed rozpoczęciem przesyłania e-faktur przez Y.

Przygotowanie i wysyłanie e-faktury

Faktury elektroniczne będą wystawiane przez Y w formacie XML, z zastosowaniem systemu finansowo-księgowego Q (dalej: Q).

E-faktury przesyłane będą z serwera W1 (wykorzystywanego przez y) na serwer W2 (wykorzystywany przez X). Pomiędzy systemami stosowanymi przez X i Y zostanie utworzony interfejs w oparciu o rozwiązanie W i łącze światłowodowe z szyfrowanym kanałem VPN.

E-faktury odczytywane będą przez X z jego serwera W2 za pomocą programu finansowo-księgowego E (dalej: E) w formacie IDOC, który to format oprócz prawidłowego zapisu faktur w systemie Spółki da również możliwość ich właściwej archiwizacji.

Opisywany mechanizm zapewnia sprawdzenie poprawności komunikatu na poziomie typów danych. Transformacja formatu XML na format IDOC będzie następowała automatycznie w „locie” na serwerze komunikacyjnym W Server, bez możliwości modyfikacji ręcznej treści komunikatu. Wygenerowany IDOC będzie poprzez odpowiednie obiekty uprawnień zabezpieczony przed zmianą lub skasowaniem.

Autentyczność pochodzenia e-faktury i integralności jej treści

Faktury elektroniczne będą przesyłane pomiędzy serwerami wykorzystywanymi przez Y i X, z zastosowaniem następujących technicznych mechanizmów kontrolnych, które zostały opracowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa w procesie przesyłania faktur oraz integralności i autentyczności przesyłanych danych:

• zastosowanie sumy kontrolnej - integralność treści faktur elektronicznych zapewniana jest poprzez wykorzystanie sumy kontrolnej, która jest przesyłana przez nadawcę wraz z fakturą elektroniczną. Odbiorca faktury znając zastosowany algorytm weryfikuje wartość sumy kontrolnej, a przez to potwierdza, iż treść faktury nie została zmieniona podczas jej przesyłania,
• wykorzystanie szyfrowanego połączenia VPN pomiędzy serwerami W,
• automatyzacja procesu przesyłania faktur eliminująca ryzyko błędu ludzkiego,
• przesyłanie komunikatów dotyczących statusu procesu transportu faktur pomiędzy systemami.
  
  

Przyjęte rozwiązanie ma zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści również poprzez fakt zaimplementowania przez Y i X procedur bezpieczeństwa, które zapewnią brak możliwości nieautoryzowanego dostępu, zmiany, skasowania, zniszczenia bądź zgubienia komunikatów EDI. W przypadku, gdy komunikat EDI nie przejdzie procedur bezpieczeństwa i zostanie odrzucony, odbiorca ma obowiązek natychmiast powiadomić nadawcę komunikatu w ustalonym czasie o zaistniałym zdarzeniu. Odbiorca błędnie zweryfikowanego komunikatu nie może przetwarzać go do czasu, gdy nie uzyska instrukcji od nadawcy o sposobie dalszego postępowania. W przypadku ponownego przesłania komunikatu powinien on posiadać status, że jest to komunikat ponownie wysłany.

Archiwizacja, podgląd, wydruk i udostępnianie e-faktur organom kontrolnym

Przyjęte rozwiązanie gwarantować będzie, że wszystkie kompletne rekordy komunikatów EDI wymieniane pomiędzy Y a X będą chronologicznie, w podziale na okresy zapisywane i archiwizowane u każdego z partnerów. Zapisane i archiwizowane komunikaty, w niezmienionej formie, przechowywane będą trwale w okresie wymaganym przepisami Ordynacji podatkowej.

Poprzez zastosowanie czytelnych raportów zapisane i zarchiwizowane elektroniczne komunikaty EDI będą łatwo dostępne oraz będzie możliwość ich odszukania wg kryteriów opartych na polach, odczytania i wydrukowania przez użytkownika. Raporty będą mogły być przeglądane, drukowane oraz eksportowane do plików (...). Ponadto przyjęte rozwiązanie dawać będzie możliwość oglądania komunikatów w formie wizualizacji e-faktury - w układzie jak w dotychczas stosowanym przez X formularzu faktury. Celem zapewnienia identyfikacji e-faktur i ich odróżnienia od faktur papierowych, e-faktury posiadać będą znacznik „E” który umieszczany będzie w ostatnim znaku pola „Tekst nagłówka dokumentu”.

Dodatkowo planowane rozwiązanie będzie zapewniać ciągły i bezzwłoczny dostęp organów kontrolnych do e-faktur. Dostęp odbywał się będzie poprzez czytelne raporty prezentujące wszelkie informacje zawarte w e-fakturach. Przeglądanie/generowanie raportów możliwe będzie wg kryteriów opartych na polach e-faktury. Również w tym przypadku raporty będą mogły być przeglądane, drukowane oraz eksportowane do plików (...). Na życzenie kontrolujących, możliwa będzie wizualizacja e-faktury w układzie jak w dotychczas stosowanym formularzu faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy otrzymywane przez Wnioskodawcę e-faktury w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego, tj. przesyłane za pomocą systemu wymiany danych elektronicznych (EDI) w opisanych okolicznościach, będą spełniały wszystkie wymogi dla faktur przesyłanych w formie elektronicznej, które to wymogi zostały wskazane w przepisach rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661; dalej: Rozporządzenie)...

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z wdrożeniem fakturowania elektronicznego, przy założeniu procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego, należy uznać, iż przyjęty sposób przesyłania faktur powoduje, iż należy uznać za spełnione wszystkie wymagania w zakresie wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej, określone w Rozporządzeniu.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych przewidują możliwość wystawiania faktur w formie papierowej i elektronicznej.

Szczególne zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360; dalej: Rozporządzenie ws. faktur). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym skorzystanie z tej drugiej formy wystawiania faktur wymaga wypełnienia dodatkowych warunków wynikających z Rozporządzenia, które reguluje kwestię związane z wystawianiem e-faktur. Tymi dodatkowymi warunkami są:

• akceptacja tej formy wystawiania faktur przez podmiot będący odbiorcą faktury;
• zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia e-faktury;
• zapewnienie prawidłowej archiwizacji e-faktur oraz dostępu do nich organom podatkowym.
  
  

Akceptacja elektronicznego sposobu wysyłania faktur

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Do takiej akceptacji może dojść zarówno w formie pisemnej, bądź elektronicznej na co wskazuje § 3 ust. 2 Rozporządzenia. Mając na uwadze, iż Spółka wyrazi taką zgodę w treści umowy dotyczącej stosowania tego rozwiązania informatycznego, tym samym za spełniony będzie można uznać warunek wynikający z § 3 ust. 1 Rozporządzenia.

Zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia

Kolejnym z warunków dla skorzystania z elektronicznej formy przesyłania faktur jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia oraz integralności treści tych faktur (§ 4 Rozporządzenia). Pojęcia te zostały zdefiniowane w § 2 ust. 1 Rozporządzenia, i tak poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (zgodnie z przepisami Rozporządzenia ws. faktur).

Mając na względzie powyższe definicje, Wnioskodawca pragnie wskazać na § 2 ust. 2 Rozporządzenia, gdzie Minister Finansów wskazuje przykłady rozwiązań, które jeśli są poprawnie zaimplementowane, pozwalają na uznanie warunków co do integralności treści i autentyczności pochodzenia za spełnione. Jednym z takich rozwiązań jest wykorzystanie systemu elektronicznej wymiany danych EDI zgodnego z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 Zalecenia), pod warunkiem jednakże, iż zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Konsekwencją przyjętej regulacji jest to, że każda forma (inna od form wymienionych w § 2 ust. 2 Rozporządzenia), która zapewnia spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, będzie mogła być uznana za spełniająca wymogi Rozporządzenia. Minister Finansów stworzył tym samym otwarty katalog środków za pomocą których mogą być spełnione przedmiotowe warunki autentyczności i integralności. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż wymienienie w Rozporządzeniu metod zapewnienia autentyczności, integralności e-faktur z wykorzystaniem systemu elektronicznej wymiany danych EDI sugeruje, że zastosowanie tych właśnie metod daje pewność spełnienia warunków wynikających z Rozporządzenia, o ile rozwiązanie to przewiduje mechanizmy gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Odnosząc się do poszczególnych elementów planowanego rozwiązania Spółka wskazuje na wstępie, iż opisywany system wymiany danych służący do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej odpowiada warunkom określonym we wzorcowej umowie w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 Zalecenia) - w szczególności, należy również podkreślić, iż stosowane formaty wymiany danych, wykorzystywane do przesyłania i odczytu e-faktury (XML, IDOC), są powszechnie stosowanymi formatami dla celów przesyłania danych przy pomocy systemu wymiany danych elektronicznych (EDI), jak również model obejmujący zastosowanie tych dwóch formatów przesyłu danych został potwierdzony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2008 r. (sygn. ILPP2/443-270/08-2/GZ).

Należy również wskazać, że opracowany przez Spółkę i Y system przygotowywania i przesyłania e-faktur przewiduje stosowanie procedur gwarantujących ustalenie autentyczności pochodzenia faktury oraz integralność danych w niej zawartych, poprzez następujące rozwiązania:

• zastosowanie sumy kontrolnej - integralność treści faktur elektronicznych zapewniana jest poprzez wykorzystanie sumy kontrolnej, która jest przesyłana przez nadawcę wraz z fakturą elektroniczną. Odbiorca faktury znając zastosowany algorytm weryfikuje wartość sumy kontrolnej a przez to potwierdza, iż treść faktury nie została zmieniona podczas jej przesyłania:
• wykorzystanie szyfrowanego połączenia VPN pomiędzy serwerami W,
• automatyzacja procesu przesyłania faktur eliminująca ryzyko błędu ludzkiego,
• przesyłanie komunikatów dotyczących statusu procesu transportu faktur pomiędzy systemami.
  
  

Ponadto, zarówno Y jak X wdroży i będzie utrzymywać procedury i środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony komunikatów EDI przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty. Procedury i środki bezpieczeństwa obejmują weryfikację pochodzenia, weryfikację integralności, niezaprzeczalność pochodzenia i odbioru oraz poufność komunikatów EDI.

Komunikaty EDI (stanowiące fakturę elektroniczną) będą przechowywane przez Spółkę w formacie w jakim je otrzyma. Przyjęty przez X system archiwizacji faktur elektronicznych będzie gwarantował autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Zdaniem Spółki, wystawiane przez Y a otrzymywanie przez nią faktury, w sposób jak to zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych i w konsekwencji będą stanowić faktury elektroniczne w pełni odpowiadające wymogom tych przepisów. Sama Spółka również wskazuje, że stosowane postanowienia dotyczące spełnienia wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur będą zawarte w umowie dotyczącej wymiany faktur elektronicznych zawartej pomiędzy Y i X. Umowa ta będzie odpowiadać Europejskiej Modelowej Umowie o EDI stanowiącej załącznik nr 2 do Zalecenia.

Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej, organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.

Zapewnienie prawidłowej archiwizacji faktur oraz dostępu do nich organowi podatkowemu.

Spółka pragnie podkreślić, że wystawione i otrzymane przez nią faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, Spółka będzie przechowywała e-faktury bez możliwości ich edytowania, a więc gwarantując integralność treści, autentyczność ich pochodzenia i czytelność e-faktur. Elektroniczne ewidencje komunikatów EDI będą przechowywane przez Spółkę, w sposób umożliwiający pełny i ciągły dostęp do tych danych drogą elektroniczną poprzez generowane system je E raporty. Możliwy będzie również udokumentowany pobór i wydruk komunikatów EDI. E-faktury będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Stanowiska organów podatkowych odnośnie zaprezentowanego sposobu przesyłania e-faktur.

X wskazuje, że stanowisko przedstawione przez Spółkę dotyczące warunków uznania faktur elektronicznych przesyłanych poprzez wykorzystanie systemu elektronicznej wymiany danych EDI za zgodne z Rozporządzeniem, znajduje także potwierdzenie stanowiskach organów podatkowym, czego przykładem jest m.in. interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 stycznia 2011 r., (sygn. ITPP3/443-169/09/ZG).

Podsumowanie

Podsumowując, zdaniem Spółki, wdrożenie fakturowania elektronicznego pomiędzy Y i X będzie spełniać wymagania w zakresie wystawiania (przesyłania) i archiwizacji faktur w formie elektronicznej, określone w Rozporządzeniu, w szczególności zapewnia autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści. W konsekwencji, należy uznać, iż Y wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie prawidłowo wykonywał obowiązki określone w art. 106 ust. 1 ustawy VAT, a Spółka uprawniona będzie do uznania powyższych faktur za prawidłowe w rozumieniu przepisów VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie zauważa się, że stosownie do art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Zatem tut. Organ informuje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywiera skutku prawnego dla Y.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej prawidłowości otrzymywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 27 marca 2012 r. odrębne rozstrzygnięcia nr ILPP4/443-829/11-3/BA, nr ILPP4/443-829/11-4/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.