Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB2-3.4010.85.2017.3.AB
z 17 stycznia 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 2 listopada 2017 r. (data wpływu 7 listopada 2017 r.), uzupełnionym pismem z 27 listopada 2017 r. (data wpływu 29 listopada 2017 r.) oraz pismem z 14 grudnia 2017 r. (data wpływu 15 grudnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

• wydatków poniesionych na zakup paliwa do prywatnego samochodu Menedżera do wysokości limitu określonego w zawartym kontrakcie menedżerskim - jest nieprawidłowe,
• w pozostałym zakresie - jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 7 listopada 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia Menedżera oraz wydatków poniesionych na w związku z udostępnieniem pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem, zakupem paliwa do prywatnego samochodu, pokryciem kosztów uczestnictwa w kursach i szkoleniach, pokryciem kosztów profilaktycznych badań lekarskich. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego w piśmie z 21 listopada 2017 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4011.246.2017.1.AB, 0111-KDIB2-3.4010.85.2017.1.AB, 0111-KDIB2-3.4011.252.2017.1.AB i piśmie z 8 grudnia 2017 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4011.246.2017.2.AB, 0111-KDIB2-3.4010.85.2017.2.AB, 0111-KDIB2-3.4011.252.2017.2.AB, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Uzupełnienia dokonano pismem z 27 listopada 2017 r. (data wpływu 29 listopada 2017 r.) oraz pismem z 14 grudnia 2017 r. (data wpływu 15 grudnia 2017 r.). W dniach 29 listopada i 14 grudnia 2017 r. uiszczono dodatkową opłatę.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/zdarzenie przyszłe (uzupełniony w piśmie z 27 listopada 2017 r., data wpływu – 29 listopada 2017 r. i piśmie z 14 grudnia 2017 r., data wpływu – 15 grudnia 2017 r.).

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami, Wnioskodawca zobowiązany był zawrzeć z Prezesem Spółki kontrakt menedżerski. Strony podpisały umowę (kontrakt menedżerski), którego źródłem jest powołanie Menedżera jako osoby fizycznej na stanowisko Prezesa Zarządu.

W rozdziale III – Mienie Spółki, § 10 Korzystanie z mienia Spółki, ujęto, że Prezesowi w celu właściwego wykonywania zajmowanego stanowiska oraz wykonywania zarządzania Spółką przysługuje korzystanie z pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem, telefonu komórkowego, komputera przenośnego wraz z niezbędnym dodatkowym wyposażeniem przez cały okres obowiązywania ww. umowy z wyłączeniem korzystania z nich dla celów prywatnych.

Ponadto, Spółka będzie ponosić koszty związane z korzystaniem z mienia Spółki przez Prezesa Zarządu do wysokości limitów określonych Uchwałami, o których mowa w § 2 umowy:

1. maksymalne limity miesięczne (np. kosztów zakupu paliwa i wykorzystania określonych środków łączności) - 300,00 zł, ponoszonych w zakresie niezbędnym do realizacji umowy przez Menedżera,
2. koszty reprezentacji Spółki, uczestnictwa w konferencjach, seminariach, szkoleniach do wysokości 7.000,00 zł rocznie,
3. koszty zawarcia polisy OC dla osób pełniących określone funkcje w Spółce – limit roczny wydatków w tym zakresie do 5.000,00 zł.

W uzupełnieniu wniosku z 27 listopada 2017 r. (data wpływu 29 listopada 2017 r.) Wnioskodawca wyjaśnił, że:

1. Poniósł następujące wydatki na rzecz menedżera Spółki:
   
   • koszt zakupu paliwa niezbędnego do prawidłowego zarządzania Spółką (22 obiekty rozproszone na terenie gminy);
     
   • koszt uczestnictwa w kursach i szkoleniach, niezbędnych do właściwego zarządzania Spółką;
     
   • koszt profilaktycznych badań lekarskich Menedżera, których przeprowadzenie jest obowiązkiem Spółki w świetle przepisów prawa pracy i BHP.
   
   
2. Spółka zamierza zawrzeć polisę OC dla osób pełniących określone funkcje w Spółce.

Natomiast w uzupełnieniu wniosku z 14 grudnia 2017 r. (data wpływu – 15 grudnia 2017 r.) w zakresie stanu faktycznego Wnioskodawca wskazał, że Menedżer:

• posiada zakres obowiązków i uprawnień, z którego wynika, iż jest zobowiązany do uczestnictwa w kursach i szkoleniach;
• pełni w Spółce funkcję Prezesa Zarządu, jest jedynym członkiem zarządu (Zarząd jednoosobowy). W związku z tym, kursy i szkolenia nie służą poszerzaniu jego indywidualnej wiedzy, tylko do właściwego zarządzania Spółką, bowiem nikt inny Spółką nie zarządza i tej wiedzy nie posiada. Z wiedzy zdobytej podczas kursów i szkoleń korzysta wyłącznie do prawidłowej realizacji powierzonych mu zadań przez Spółkę, gdyż jest to jedyne zajęcie Menedżera, z umowy wynika, że nie może on świadczyć usług tego rodzaju dla innych podmiotów (zakaz konkurencji);
• paliwo, o którym mowa kupowane jest do prywatnego samochodu Menadżera, którym jeździ zarówno w delegacje służbowe oraz używa go do wyjazdów lokalnych do obiektów zarządzanych przez siebie (obiekty Spółki). Spółka nie posiada samochodu osobowego, który mógłby być używany przez Prezesa Zarządu, stąd w celu prawidłowego zarządzania musi on używać samochodu prywatnego.

Z kolei w zakresie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wyjaśnił, że ubezpieczony oznacza osobę fizyczną, która w okresie ubezpieczenia była, jest lub będzie:

• członkiem Organów Spółki;
• prokurentem ustanowionym przez Zarząd, o ile jest on prawidłowo wpisany, jako prokurent do rejestru przedsiębiorców prowadzonego dla Spółki; Faktycznym członkiem zarządu („Shadow Director”);
• pracownikiem;
• prawnym współmałżonkiem członka organów Spółki lub pracownika, jednak wyłącznie w sytuacji, gdy roszczenie jest wynikiem nieprawidłowego działania danego członka organów Spółki lub pracownika;
• spadkobiercą lub prawnym przedstawicielem zmarłego członka organów Spółki lub pracownika, prawnym przedstawicielem członka organów Spółki lub pracownika w przypadku utraty zdolności do czynności prawnych lub upadłości danego członka organów Spółki lub pracownika; dowolną z osób sprawujących funkcje kontrolowane, wymienione w punkcie 59 Ustawy o Usługach i Rynkach Finansowych z 2000 r. („Financial Services and Markets Act 2000”);
• osobą przewidzianą do objęcia funkcji członka zarządu, wskazaną w dowolnym giełdowym memorandum informacyjnym lub prospekcie wydanym przez Spółkę;
• prawnikiem zatrudnionym przez Spółkę, który w ramach pełnienia obowiązków zobowiązany jest przestrzegać przepisów Ustawy Sarbanes-Oxley z 2002 r. („Sarbanes-Oxley Act 2002”);
• głównym księgowym, ale tylko wtedy gdy i tylko w takim zakresie w jakim Ubezpieczony działa na rzecz i w imieniu Spółki w każdej z wyżej wymienionych możliwości.

Termin Ubezpieczony nie obejmuje zewnętrznych rewidentów. Osoby ubezpieczone będą znane w momencie zawierania umowy. Krąg ubezpieczonych może ulegać zmianie w okresie trwania umowy. Krąg ubezpieczonych będzie obejmował byłych, obecnych i przyszłych członków Zarządu i Rady Nadzorczej. Krąg ubezpieczonych będzie określony zgodnie z definicją Ubezpieczonych. Składka będzie ryczałtowa. Ochrona automatyczna bez konieczności zgłaszania. Objęcie ochroną ubezpieczeniową będzie następowało z chwilą rozpoczęcia pełnienia określonej funkcji. Ubezpieczenie D&O jest ubezpieczeniem z działu II z grupy 13 i 16 Ustawy o działalności Ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Uprawnionym do otrzymania świadczenia jest każdy poszkodowany będący osobą trzecią (osoba fizyczna, prawna), oraz Wnioskodawca. Umowa ubezpieczenia wyklucza wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytania (ostatecznie sformułowane w pismach z 27 listopada 2017 r. i 14 grudnia 2017 r. )

1. Czy wynagrodzenie wypłacane Menedżerowi oraz wydatki w ramach przyznanych limitów poniesione na zapewnienie Menedżerowi do niezbędnego wykonywania zadań wynikających z umowy stanowi dla Wnioskodawcy koszt podatkowy?
2. Czy koszt zakupu paliwa niezbędnego do prawidłowego zarządzania Spółką (22 obiekty na terenie gminy) stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu?
3. Czy koszt uczestnictwa w kursach i szkoleniach, niezbędnych do właściwego zarządzania Spółką stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu?
4. Czy koszt profilaktycznych badań lekarskich Menedżera, których przeprowadzenie jest obowiązkiem Spółki w świetle przepisów prawa pracy i BHP stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie wydatki w ramach limitu wynikające z kontraktu menedżerskiego wraz z wynagrodzeniem stanowią koszt podatkowy dla Spółki.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku z 27 listopada 2017 r., Wnioskodawca stwierdził m.in. że (…) wszystkie poniesione koszty Spółka traktuje jako koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznano w części za prawidłowe, a w części za nieprawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia Menedżera oraz wydatków poniesionych w związku z udostępnieniem pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem oraz z zakupem paliwa do prywatnego samochodu, pokryciem kosztów uczestnictwa w kursach i szkoleniach, pokryciem kosztów profilaktycznych badań lekarskich. Natomiast w pozostałym zakresie wydane zostały odrębne rozstrzygnięcia.

W myśl z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2343, dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje więc podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego rodzaju, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy jednak zaznaczyć, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 updop, zostaną na mocy ustawy uznane za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
   
   

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

1. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
2. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast
3. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.
   
   

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 updop.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 updop).

W myśl art. 16 ust. 5 updop, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego, uzupełnionego pismami z 27 listopada 2017 r.i 14 grudnia 2017 r. wynika m.in., że Wnioskodawca zawarł z Prezesem Spółki kontrakt menedżerski. Zgodnie z zapisami kontraktu, oprócz wynagrodzenia Spółka zobowiązała się udostępnić Menedżerowi pomieszczenia biurowe wraz z wyposażeniem, telefon komórkowy, komputer przenośny wraz z niezbędnym dodatkowym wyposażeniem przez cały okres obowiązywania ww. umowy z wyłączeniem korzystania z nich dla celów prywatnych.

Ponadto, w ramach przyznanych limitów Spółka pokryła Menedżerowi koszty profilaktycznych badań lekarskich, uczestnictwa w kursach i szkoleniach, zakupu paliwa do prywatnego samochodu.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz członków zarządu ma unormowanie zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 38a updop. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Zauważyć należy, że zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1577), zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a updop nie będzie miał zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką.

Wobec powyższego, stwierdzić należy, że wynagrodzenie Menedżera oraz wydatki poniesione w związku z udostępnieniem mu pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem, zakupem paliwa do prywatnego samochodu Menedżera, pokryciem kosztów uczestnictwa w kursach i szkoleniach, pokryciem kosztów profilaktycznych badań lekarskich, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 updop, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie znajdują się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jednak zauważyć należy, że zwrot kosztów zakupu paliwa do prywatnego samochodu Menedżera, niebędącego pracownikiem, może być rozpoznawany pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop, z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Zgodnie ze wskazanym przepisem, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu.

W świetle powyższego, wydatki ponoszone przez Spółkę jako zwrot kosztów paliwa do prywatnego samochodu Menedżera używanego do celów służbowych, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – jednakże jedynie w części nieprzekraczającej kwot wynikających z pomnożenia liczy kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) oraz pod warunkiem prowadzenia stosownej ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 updop.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, że wszystkie wydatki w ramach limitu wynikającego z kontraktu menedżerskiego stanowią koszt podatkowy w przypadku kosztów paliwa jest nieprawidłowe, bowiem wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika stanowią koszt uzyskania przychodów ale w granicach wskazanego w przepisie limitu.

Jednocześnie należy zauważyć, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. Menedżera uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub inny). W przypadku, gdy Menedżer nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce. Zatem, w sytuacji, gdy Spółka nie jest w stanie udowodnić służbowego charakteru wydatków, tj. że wydatki poniesione zostały w celu uzyskania przychodów, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 updop, nie będą stanowiły one kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego, przedstawione we wniosku stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia wypłacanego Menedżerowi oraz wydatków poniesionych w związku z udostępnieniem pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem, pokryciem kosztów uczestnictwa w kursach i szkoleniach, pokryciem kosztów profilaktycznych badań lekarskich jest prawidłowe.

Natomiast w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup paliwa do prywatnego samochodu Menedżera do wysokości limitu określonego w zawartym kontrakcie menedżerskim jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce - w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r., poz. 718, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.