Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
1061-IPTPP3.4512.282.2016.2.MK
z 21 lipca 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• formy akceptacji udzielanej przez Wnioskodawcę, dotyczącej wystawianych i przesyłanych na rzecz Wnioskodawcy faktur elektronicznych,
  

• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku,
  

• przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur za pomocą Systemu oraz ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
  
  

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 lipca 2016 r. w zakresie sposobu doręczania korespondencji dotyczącej wniosku.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu Tungsten Network (dalej: „System”).

System stosowany przez Wnioskodawcę zakłada przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez Sprzedawców bezpośrednio na utworzone w Systemie konto Spółki. Jednocześnie System opiera się na zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 106m ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dodatkowo do faktury System umożliwia także przesianie pliku danych zawierających informacje odnoszące się do danego dokumentu, który pozwala na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez jej odbiorcę. W ten sposób System pozwala na wzrost efektywności procedur fakturowania, zapewniając jednocześnie Sprzedawcom gwarancję doręczenia faktury oraz ścieżkę kontroli faktur umożliwiającej szybką i wydajną ich weryfikację.

Spółka akceptuje wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy jest komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu. Dostęp do Systemu jest zabezpieczony przez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia danego użytkownika. Pochodzenie faktury od konkretnego Sprzedawcy potwierdza użycie przez niego przypisanego bezpiecznego podpisu elektronicznego. System zapewnia także kontrolę zgodności podpisu elektronicznego, która odbywa się w sposób automatyczny w momencie jego składania przez Sprzedawcę.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób automatyczny i wyeliminowana jest jakakolwiek możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Automatyczne wystawianie faktur odbywa się za pomocą kilkuetapowego procesu, który składa się w szczególności z następujących kroków: wysłanie informacji do faktury na serwer Systemu przez sprzedawcę, weryfikacja danych, przekształcenie danych na wewnętrzny format stosowany przez System, podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanie bezpośrednio do dostawcy w sposób umożliwiający wygenerowanie (otworzenie) faktury w formacie PDF. Po ich otrzymaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dane zawarte na fakturach są sprawdzane przez System w celu potwierdzenia, czy nie zostały powielone. W przypadku wykrycia duplikatów faktur, nie są one przetwarzane.

Jak zaznaczono powyżej, faktury są przechowywane na serwerze, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający ich otworzenie w formacie PDF. Format ten zapewnia wygenerowanie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Ze względu na przesłanie dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym, w szczególności ze złożonym zamówieniem (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Funkcja porównywania danych na fakturze z zamówieniem jest dostępna za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia” („Purchase Order Service”). System tworzy dla każdego użytkownika osobne konto, do którego wprowadzane są przez niego dane odnoszące się do zamówień. System przetwarza zamówienia wprowadzone przez użytkownika na własny wewnętrzny format. Format ten jest kompatybilny ze stosowanym w przypadku faktur, w związku z czym dane dot. zamówienia wprowadzone do Systemu mogą też być wykorzystywane przez Sprzedawców do wystawiania faktur (System pozwala na automatyczne pobieranie danych z zamówienia i odzwierciedlanie ich na fakturze). Za pomocą Systemu Spółka może dokonać porównania poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System pozwala na zweryfikowanie m.in. takich danych, jak numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii, który umożliwia przykładowo porównanie, czy faktura odnosi się do towaru, czy do usługi, odpowiedniej ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowej. Dodatkowo Spółka pragnie podkreślić, iż weryfikacja dokonywana przez System jest przeprowadzana już na etapie wystawiania faktury. System weryfikuje, czy Sprzedawca uwzględnił wszystkie dane odnoszące się do danego zamówienia i w sytuacji braków automatycznie je uzupełnia. System pozwala też na odrzucenie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem - faktura w trakcie wystawiania może zostać zablokowana i zwrócona do Kontrahenta wraz z informacją o błędzie i konieczności jej ponownego wystawienia.

Przy użyciu Systemu Spółka dokonuje więc weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej przez niego dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca każdorazowo ma pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 2).

Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Uzasadnienie Stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje.

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt l ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w analizowanym zdarzeniu przyszłym System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewniać będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Autentyczność pochodzenia przesyłanych za pomocą Systemu dokumentów gwarantuje m.in. zabezpieczenie dostępu do Systemu poprzez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia (zalogowania) danego użytkownika, co wyklucza możliwość dostępu do konta przez osoby nieupoważnione. Jednocześnie System zapewnia pochodzenie faktury od konkretnego Sprzedawcy za pomocą użycia przypisanego do niego bezpiecznego podpisu elektronicznego, przy czym System dokonuje także kontroli zgodności tego podpisu (w momencie jego składania). Należy przy tym wskazać, że ustawa o VAT wprost przewiduje w art. 105m ust. 5 pkt 1, iż w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób zautomatyzowany, wykluczający możliwość jakiejkolwiek ingerencji w integralność treści faktury. Kilkuetapowy automatyczny proces, który odbywa się przy przekazywaniu faktury od Sprzedawców do Spółki eliminuje możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury poczynając od momentu jej wystawienia przez danego Kontrahenta, poprzez proces jej przesłania, odbioru oraz na etapie późniejszej archiwizacji. Jednocześnie faktury są możliwe do otworzenia w każdym momencie w czytelnym dla człowieka formacie PDF.

Zdaniem Spółki szczególnie istotne jest także, iż ze względu na możliwość otrzymywania dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Automatyczne porównywanie danych na fakturze z wprowadzonym do Systemu zamówieniem jest dostępne za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia" („Purchase Order Service"). System umożliwia porównanie poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii (przykładowo: numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa, itp.). System pozwala na odrzucanie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem, w sposób automatyczny eliminując wszelkie nieprawidłowości.

Biorąc pod uwagę powyższe zdaniem Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia jest zapewniona ze względu na dokonywanie weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka stanowi proces za pośrednictwem którego Spółka jest w stanie uzyskać wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy zrealizowaną transakcją a otrzymanym dokumentem. Weryfikacja zapewnia w szczególności pewność co do tożsamości Sprzedawców (autentyczność pochodzenia), zweryfikować brak modyfikacji danych dotyczących VAT (integralność treści dokumentów) oraz czytelność faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia i czerwca 2015 r. (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS);
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r. (nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ);
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., (nr IBPP3/443-1391/14/JP);
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP;
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK.
  
  

Reasumując zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu Tungsten Network. System stosowany przez Wnioskodawcę zakłada przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez Sprzedawców bezpośrednio na utworzone w Systemie konto Spółki. Jednocześnie System opiera się na zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 106m ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dodatkowo do faktury System umożliwia także przesianie pliku danych zawierających informacje odnoszące się do danego dokumentu, który pozwala na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez jej odbiorcę. W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób automatyczny i wyeliminowana jest jakakolwiek możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Automatyczne wystawianie faktur odbywa się za pomocą kilkuetapowego procesu, który składa się w szczególności z następujących kroków: wysłanie informacji do faktury na serwer Systemu przez sprzedawcę, weryfikacja danych, przekształcenie danych na wewnętrzny format stosowany przez System, podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanie bezpośrednio do dostawcy w sposób umożliwiający wygenerowanie (otworzenie) faktury w formacie PDF. Po ich otrzymaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury są przechowywane na serwerze, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający ich otworzenie w formacie PDF. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe. System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym, w szczególności ze złożonym zamówieniem (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). System przetwarza zamówienia wprowadzone przez użytkownika na własny wewnętrzny format. Za pomocą Systemu Spółka może dokonać porównania poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii, który umożliwia przykładowo porównanie, czy faktura odnosi się do towaru, czy do usługi, odpowiedniej ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowej. Dodatkowo weryfikacja dokonywana przez System jest przeprowadzana już na etapie wystawiania faktury. System weryfikuje, czy Sprzedawca uwzględnił wszystkie dane odnoszące się do danego zamówienia i w sytuacji braków automatycznie je uzupełnia. System pozwala też na odrzucenie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem - faktura w trakcie wystawiania może zostać zablokowana i zwrócona do Kontrahenta wraz z informacją o błędzie i konieczności jej ponownego wystawienia.

Odnosząc się zatem do kwestii prawa do stosowania elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto w art. 112 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że Spółka dokonuje kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami, weryfikacja pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, system komputerowy użytkowany przez Spółkę zapewnia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także udostępnienia ich treści organom podatkowym – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego Systemu przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur potwierdzają/będą potwierdzały prawo Spółki do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacja załatwiono wniosek w zakresie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku. Natomiast w pozostałym zakresie wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ….., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.