Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP2/4512-392/16-2/MT
z 14 lipca 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 13 maja 2016 r. (data wpływu 23 maja 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur (a także paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 maja 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur (a także paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Poszczególnym dokumentom otrzymanym w wersji papierowej Spółka nadaje kolejny numer referencyjny, następnie faktury uprawniające do odliczenia VAT ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu.

Aktualnie, Spółka przechowuje przedmiotowe faktury w formie papierowej. Z uwagi jednak na dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów

W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Po zeskanowaniu dokumentów, podmiot ten zwracać będzie Spółce oryginalne, papierowe wersje dokumentów.

Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego.

W każdym z wyżej opisanych przypadków, elektroniczne wersje dokumentów (dalej również jako: obrazy elektroniczne) będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji.

Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację. W pierwszej kolejności, celem Spółki jest jednak potwierdzenie, iż planowany sposób archiwizacji dokumentów, zgodny będzie z przepisami podatkowymi i nie wpłynie na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego czy też zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dopuszczalne jest przechowywanie faktur (a także paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach opisanych w niniejszym wniosku?
2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane na zasadach opisanych w niniejszym wniosku tj. w formie elektronicznej natomiast wersje papierowe zostaną zutylizowane?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dopuszczalne jest przechowywanie faktur (a także paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej - na zasadach opisanych w niniejszym wniosku.

Ad 2.

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane na zasadach opisanych w niniejszym wniosku tj. w formie elektronicznej, nawet jeśli wersje papierowe zostaną zutylizowane.

Uzasadnienie

Ad 1.

Przechowywanie dokumentów w świetle ustawy o VAT

W świetle przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) podatnicy są zasadniczo obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zobowiązani są, ponadto, na podstawie art. 112a ustawy o VAT, do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba, że faktury są przechowywane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą i środków komunikacji elektronicznej, dostęp on-line do tych faktur.

Jednocześnie, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi i kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku, faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy ustawy o VAT stanowią ponadto, iż podatnicy obowiązani są przechowywać otrzymane faktury, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, sam podatnik. Jak wskazano w powołanym artykule przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo i wystawcy faktury”, natomiast integralność treści faktury oznacza, że „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można natomiast zapewnić w świetle powołanego przepisu, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodne ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Planowany sposób przechowywania dokumentacji przez Wnioskodawcę

Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów ustawy o VAT, w odniesieniu do sposobu przechowywania dokumentów (w tym przede wszystkim faktur), konieczne jest, aby dokumentacja przechowywana była w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni ich łatwe odszukanie, a także autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność treści.

W ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w niniejszym wniosku sposób przechowywania dokumentacji spełnia wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Zarówno faktury jak również inne dokumenty źródłowe Spółki będą, bowiem, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni łatwy dostęp i odszukanie przedmiotowych dokumentów. Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność.

Autentyczność pochodzenia

Autentyczność pochodzenia w odniesieniu do obrazów faktur wynika bezpośrednio z faktu, iż elektroniczny zapis dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji. W związku z powyższym w odniesieniu do każdego obrazu elektronicznego, Wnioskodawca będzie miał pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany dokument. Ponadto, weryfikacja danych w przedmiotowym zakresie możliwa będzie do przeprowadzenia w dowolnym momencie poprzez wyszukanie i podgląd odpowiedniego obrazu faktury.

Integralność treści i czytelność faktury

W ramach systemu archiwizacji, dokumentom nadany zostanie format elektroniczny, który bez zastosowania specjalistycznych narzędzi uniemożliwia dokonanie ich modyfikacji. Ingerencja w dane zawarte na obrazach dokumentów jest ograniczona również z uwagi na fakt dodatkowego zabezpieczenia w postaci selektywnego nadawania uprawnień do wglądu w przedmiotowe dokumenty w ramach wewnętrznego systemu księgowego SAP.

Wnioskodawca pragnie wskazać także, iż planowany proces nadawania elektronicznego formatu dokumentów odbywać się będzie przy wykorzystaniu specjalnych narzędzi przetwarzania obrazu, które umożliwią uzyskanie obrazów faktur wysokiej jakości. W konsekwencji, czytelność elektronicznych wersji faktur papierowych zostanie zapewniona.

Kontrola biznesowa i ścieżka audytu

Zdaniem Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zapewniona będzie poprzez kontrolę biznesową zawieranych transakcji w postaci gromadzenia przez Spółkę dodatkowej dokumentacji (umowy handlowe, zamówienia, dokumenty magazynowe, zapis korespondencji służbowej, itp.).

Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe (przykładowo w interpretacji indywidualnej z 31 lipca 2015 r., sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP) pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać ponadto ścieżkę kontrolną, za pomocą której można powiązać konkretną fakturę ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole te powinny być dostosowane do wielkości i charakteru działalności podatnika a także uwzględniać inne czynniki przykładowo wolumen transakcji czy też charakterystykę kontrahentów.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle stanowiska prezentowanego przez organ podatkowy w powołanej powyżej interpretacji odnosi się natomiast do możliwości stwierdzenia i prześledzenia związku pomiędzy dokumentacją a zrealizowanymi dostawami towarów lub świadczeniem usług przy wykorzystaniu niezbędnych danych, dzięki którym możliwe jest odzwierciedlenie mających faktycznie miejsce procesów gospodarczych.

Na gruncie VAT, wiarygodna ścieżka audytu ma zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje dobór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W ocenie Wnioskodawcy, w analizowanym stanie faktycznym, fakt gromadzenia przez Spółkę dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień, korespondencji elektronicznej itp. zapewni wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną transakcją gospodarczą. Spółka zapewni więc możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem wystawienia faktury przez kontrahenta Spółki, a dokonaną przez niego transakcją dostawy towarów lub świadczenia usług, do których odnosi się przechowywana na serwerze faktura.

Opisany powyżej sposób przechowywania dokumentacji gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność i czytelność zwartych treści. Ponadto, wskazany sposób przechowywania faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe umożliwi proste wyszukane wybranych dokumentów oraz - w przypadku zaistnienia takiej potrzeby - umożliwi bezzwłoczny do nich dostęp organom podatkowym.

Mając na uwadze wskazane powyżej argumenty, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w przypadku podjęcia decyzji o utylizacji papierowych wersji dokumentacji i stosowania opisanego powyżej sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej, spełnione zostaną wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT. W konsekwencji, zastosowanie opisanego w niniejszym wniosku systemu archiwizacji dokumentów jest dopuszczalne z perspektywy przepisów ustawy o VAT.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż prezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Przykładowo, w:

• interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2015 r. (IPTPP4/4512-129/15-4/OS) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w której organ uznał, iż: „przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami (art. 106m). Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej”.
  
• interpretacji indywidualnej z dnia 27 kwietnia 2015 r., (sygn. IBPP3/443-1390/14/MN) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: „z uwagi na to, że faktury są przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.”
  
  
  

Ad 2.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego w świetle ustawy o VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.”

W świetle art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Analiza powołanych przez Wnioskodawcę przepisów ustawy o VAT prowadzi do wniosku, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w sytuacji spełnienia następujących warunków:

1. w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
2. podatnik otrzymał fakturę (lub dokument celny),
3. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
4. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
   
   

Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Regulacje ustawy o VAT nie wskazują zatem, by prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione było od rodzaju faktury (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od formy przechowywania dokumentacji przez podatnika. Tym samym, forma w jakiej Spółka przechowywać będzie faktury zakupowe nie warunkuje powstania, realizacji ani też zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż prawo do odliczenia VAT w analizowanym przypadku uzależnione jest od tego czy (i) w odniesieniu do nabytych przez Spółkę (będącą czynnym podatnikiem VAT) powstał obowiązek podatkowy, (ii) Spółka otrzymała fakturę, nabyte towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych. Sposób archiwizowania dokumentów źródłowych przez Spółkę pozostaje natomiast, bez znaczenia dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.

Zatem, w przypadku archiwizowania i przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej na opisanych w niniejszym wniosku zasadach Spółka zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Przedstawiony powyżej pogląd Spółki w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz zachowania w takim przypadku prawa do odliczenia VAT naliczonego znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej z dnia 19 października 2015 r., (sygn. IBPP2/4512-718/15/BW) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: „(...) faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach (...).”
  
• interpretacji indywidualnej z dnia 31 lipca 2015 r., (sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ stwierdził, iż: „(...) faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.”
  
• interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r., (sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w której organ stwierdził iż: „fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.”
  
• interpretacji indywidualnej z dnia 11 marca 2015 r., (sygn. IBPP3/443-1394/14/LŻ) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: „jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówozas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna (...).”
  
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Minister Finansów w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon oraz inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon oraz inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie o podatku VAT.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany i jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Poszczególnym dokumentom otrzymanym w wersji papierowej Spółka nadaje kolejny numer referencyjny, następnie faktury uprawniające do odliczenia VAT ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu. Z uwagi jednak na dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Po zeskanowaniu dokumentów, podmiot ten zwracać będzie Spółce oryginalne, papierowe wersje dokumentów. Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego. W każdym z wyżej opisanych przypadków, będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji. Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego. Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację.

Ad. 1.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur (a także paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach opisanych w niniejszej sprawie.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o VAT dotyczące sposobu przechowywania faktur i danych w nich zawartych zostały spełnione. Jak wynika z opisu sprawy w ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji. Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego. Wnioskodawca wskazał, że planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po dokonaniu ww. czynności Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację.

Z uwagi na to, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelności tych faktur, a także zostaną spełnione pozostałe warunki określone w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, tj. paragonów i innych dokumentów źródłowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Ad. 2.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą czy zachowa On prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej natomiast wersje papierowe zostaną zutylizowane.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności należy stwierdzić, że w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie oraz Zainteresowanemu niebędącemu Stroną przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00‑013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r., poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydana w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.