INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 06.04.2012 r. (data wpływu 12.04.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• prawidłowości akceptacji faktury wystawianej przez nabywcę w imieniu dostawcy przez osobę do tego upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa – jest prawidłowe,

• prawidłowości akceptacji faktury wystawianej w formie elektronicznej przez nabywcę w imieniu dostawcy – jest prawidłowe,

• prawidłowości akceptacji faktury wystawianej w formie papierowej przez nabywcę w imieniu dostawcy - jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 12.04.2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości akceptacji faktury wystawionej przez nabywcę w imieniu dostawcy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej C. lub Spółka) prowadzi działalność gospodarczą i jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Spółka nabywa towary i usługi od innych podatników VAT czynnych. Spółka planuje, w niektórych przypadkach, skorzystać z możliwości określonej w par. 6 rozporządzenia Ministra finansów z dnia 28.03.2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów usług (dalej rozporządzenie), tj. Spółka planuje zawieranie umów z niektórymi dostawcami będącymi podatnikami VAT czynnymi upoważniające Spółkę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy. Informacja o zawarciu umowy zostanie dostarczona właściwemu dla Spółki Naczelnikowi Urzędu Skarbowego.

Umowy zawierać będą:

1. postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi
   1. upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
   2. poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
2. postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
   1. będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   2. będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, zwanej dalej „akceptacją”, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury będzie tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
   3. poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
3. określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie będzie dłuższy niż 2 lata;
4. określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.
   
   

Spółka bierze pod uwagę zarówno możliwość papierowego, jak i elektronicznego wystawiania w/w faktur. W przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej Spółka bierze pod uwagę różne rozwiązania w zakresie przesyłania faktury do akceptacji, m.in. przesyłanie faktur e-mailem w formacie PDF (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego) i akceptację poprzez e-mail lub stworzenie platformy internetowej, na której zamieszczane będą faktury, odbierane przez dostawcę lub upoważnioną przez dostawcę osobę przy pomocy indywidualnego loginu i hasła dostępu. W takim przypadku akceptacja następowałaby poprzez zaznaczenie opcji „Akceptuj fakturę”. Po jej zaznaczeniu generowany będzie raport systemowy o dokonanej akceptacji.

Rozważana jest też możliwość upoważnienia przez dostawcę pracowników C. do akceptowania faktur w imieniu dostawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy akceptacja faktury, o której mowa § 6.2 pkt 2b rozporządzenia może zostać dokonana:

1. przez osobę trzecią, np. pracownika C. upoważnionego w tym zakresie przez dostawcę na podstawie pełnomocnictwa...
2. w przypadku faktur wystawianych elektronicznie za pomocą poczty elektronicznej lub odznaczenia opcji „Akceptuj fakturę” na platformie internetowej, na której umieszczane byłyby faktury...
3. w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej przy pomocy faksu lub poczty elektronicznej...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.1.

Zgodnie z par. 6 ust. 2 pkt 2 b rozporządzenia, umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, powinna zawierać postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Zdaniem Spółki, istotne jest, aby osoba dokonująca akceptacji ze strony dostawcy miała właściwe umocowanie do dokonania tej czynności. Nie ma przeszkód, aby akceptacja była dokonywana przez osobę trzecią, np. pracownika C. upoważnionego przez dostawcę na podstawie pełnomocnictwa do akceptowania faktur.

Ad.2.

Zgodnie z par. 6 ust. 2 pkt 2 b rozporządzenia, umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, powinna zawierać postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Zgodnie z par. 6 ust. 4 rozporządzenia w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej, a § 19 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Zdaniem Spółki, więc nie ma przeszkód, aby w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną akceptacja była dokonywana za pomocą poczty elektronicznej (potwierdzenie e-mailem) przez osobę do tego upoważnioną lub odznaczenia opcji „Akceptuj fakturę” na platformie internetowej przez osobę upoważnioną ze strony dostawcy.

Ad.3.

Zgodnie z par. 6 ust. 2 pkt 2 b rozporządzenia, umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, powinna zawierać postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Zdaniem Spółki w takim przypadku nie ma możliwości akceptowania faktur przesyłanych w formie papierowej za pomocą poczty elektronicznej czy faksu. W takim przypadku do akceptacji wymagany jest podpis dostawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za:

• prawidłowe w zakresie możliwości akceptacji faktury wystawianej przez nabywcę w imieniu dostawcy przez osobę do tego upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa,

• prawidłowe w zakresie możliwości akceptacji faktury wystawianej w formie elektronicznej przez nabywcę w imieniu dostawcy,

• nieprawidłowe w zakresie możliwości akceptacji faktury wystawianej w formie papierowej przez nabywcę w imieniu dostawcy.
  
  

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 68, poz. 360), zwanego dalej rozporządzeniem, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Zgodnie z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, nabywcy towarów i usług od podatnika, o którym mowa w § 4 ust. 1, mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT”, w tym również faktury, o których mowa w § 10, jeżeli nabywca towarów lub usług:

1. jest podatnikiem zarejestrowanym, jako podatnik VAT czynny;
2. ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą warunkom wymienionym w ust. 2, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
3. w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, o której mowa w pkt 2, dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:
   1. dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
   2. datę zawarcia umowy,
   3. okres obowiązywania umowy.
   
   
   

W myśl § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia, umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2, powinna zawierać:

1. postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
   1. upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
   2. poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
2. postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
   1. będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   2. będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
   3. poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
3. określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;
4. określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.
   
   

W myśl § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia, faktura wystawiana na zasadach określonych w ust. 1 i 2 powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej; § 19 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka planuje skorzystać z możliwości określonej w § 6 ww. rozporządzenia, tj. zawieranie umów z niektórymi dostawcami będącymi podatnikami VAT czynnymi, upoważniające Spółkę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy.

Spółka bierze pod uwagę zarówno możliwość papierowego, jak i elektronicznego wystawiania ww. faktur. W przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej, spółka bierze pod uwagę różne rozwiązania w zakresie przesyłania faktur do akceptacji, m.in. przesyłanie faktur e-mailem w formacie PDF (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego) i akceptację poprzez e-mail lub stworzenie platformy internetowej, na której zamieszczane będą faktury, odbierane przez dostawcę lub upoważnioną przez dostawcę osobę przy pomocy indywidualnego loginu i hasła dostępu. W takim przypadku akceptacja następowałaby poprzez zaznaczenie opcji „Akceptuj fakturę”. Po jej zaznaczeniu generowany będzie raport systemowy o dokonanej akceptacji. Rozważana jest też możliwość upoważnienia przez dostawcę pracowników Wnioskodawcy do akceptowania faktur w imieniu dostawcy.

ad. 1

Odnosząc się do możliwości akceptacji faktury, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b ww. rozporządzenia przez osobę trzecią, np. pracownika Wnioskodawcy, upoważnionego w tym zakresie przez dostawcę na podstawie pełnomocnictwa, należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie zawierają wyłączenia możliwości udzielenia odrębnego pełnomocnictwa do dokonywania akceptacji faktur VAT przez pracownika nabywcy towarów i usług. W związku z tym do oceny dopuszczalności takich czynności należy stosować przepisy dotyczące pełnomocnictwa. Kwestia udzielenia pełnomocnictw uregulowana jest w Kodeksie cywilnym (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 ze zm.). Stosownie do art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Zgodnie z § 2 przywołanego przepisu czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Na podstawie art. 98 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności

Jednakże w myśl art. 108 Kodeksu cywilnego pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.

Zgodnie z treścią wskazanego przepisu pełnomocnik może być drugą stroną czynności prawnej w sytuacji, gdy możliwość taka wynika z treści pełnomocnictwa albo jeżeli ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.

Należy uznać, że obie powyższe przesłanki w przedmiotowej sprawie zostały spełnione. Pełnomocnictwo odrębne szczególne udzielone przez dostawcę, jednoznacznie wskazuje, iż upoważnia on pracownika swojego kontrahenta do podpisywania faktur VAT. W związku z powyższym nie można mówić o naruszeniu interesów mocodawcy, w przypadku gdy jest on dokładnie poinformowany o działaniach nabywcy i wyraża na to swoją zgodę.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w części dotyczącej akceptacji faktur wystawionych przez Spółkę w imieniu dostawcy, dokonanej przez pracownika Spółki na podstawie odrębnego umocowania, które spełniać będzie wymogi pełnomocnictwa określone w kodeksie cywilnym, należało uznać za prawidłowe

ad. 2

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczących możliwości dokonywania akceptacji, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b, dotyczącej faktur wystawianych elektronicznie, wskazać należy, że na podstawie cyt. wyżej § 6 ust. 4 rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej.

Przepis powyższy nie określa, w jaki sposób następuje akceptacja faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W konsekwencji, zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że nie ma przeszkód, aby w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną, akceptacja była dokonywana za pomocą poczty elektronicznej (potwierdzenie e-mailem) przez osobę do tego upoważnioną lub odznaczenia opcji „Akceptuj fakturę” na platformie internetowej przez osobę upoważnioną ze strony dostawcy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.

ad. 3

Odnosząc się do akceptacji faktur, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia, wystawianych w formie papierowej, wskazać należy, iż przepis § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia zobowiązuje podatnika dokonującego nabycia towarów lub usług do przedstawienia „oryginału i kopii faktury do jej akceptacji w formie podpisu”.

Jednakże przepis powyższy nie precyzuje, gdzie podpis ma zostać złożony. Oznacza to, że przepis nie wymaga złożenia podpisu na akceptowanej fakturze (oryginale i jej kopii). Zatem zapis dotyczący akceptacji w formie podpisu winien być rozumiany w ten sposób, że dostawca musi dokonać akceptacji faktury wystawionej przez nabywcę poprzez podpis, ale niekoniecznie na przedstawionych fakturach. Tym samym akceptacja w formie podpisu może być wyrażona poprzez podpis także na innym dokumencie, przykładowo zbiorczym zestawieniu faktur.

Złożenie podpisu na innym dokumencie, przykładowo na zbiorczym miesięcznym zestawieniu faktur jest tym samym, czym jest złożenie podpisu na każdej fakturze z osobna. Osoba, która podpisuje zbiorcze zestawienie faktur tak samo zaświadcza swoim podpisem, iż faktury zostały jej przedłożone, jak w sytuacji złożenia podpisu na poszczególnej fakturze.

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, że możliwa jest akceptacja faktur, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia, za pomocą poczty elektronicznej bądź faksem, pod warunkiem jednakże, że przesłane dokumenty będą zawierały podpis osoby upoważnionej do akceptowania przedmiotowych faktur, poświadczający, że przedmiotowe faktury zostały przez nią zaakceptowane.

Podkreślić jednakże należy, że każdorazowo sposób akceptacji faktur, o którym mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia, winien zostać określony w umowie.

Stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie zostało uznane za nieprawidłowe z uwagi na fakt, iż podpis osoby upoważnionej do akceptacji, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia, nie musi zostać złożony wyłącznie na fakturze, ale może być złożony również na innym dokumencie. Dokument ten, zawierający podpis, poświadczający zaakceptowanie faktur przez osobę do tego upoważnioną, może natomiast zostać przesłany przy pomocy faksu, bądź poczty elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.