2014.06.11 - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/443-116/14-4/ISN
z 11 czerwca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 6 marca 2014 r. (data wpływu 10 marca 2014 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 maja 2014 r. (data wpływu 29 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formy akceptacji udzielanej przez danego kontrahenta, dotyczącej wystawiania oraz przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 marca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formy akceptacji udzielanej przez danego kontrahenta, dotyczącej wystawiania oraz przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 maja 2014 r. (data wpływu 29 maja 2014 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. z siedzibą w (...) (dalej zwana „Spółką”) jest przedsiębiorcą działającym w branży hotelarskiej i prowadzi sieć hoteli na terenie Polski. Jednocześnie Spółka jest czynnym podatnikiem od towarów i usług. Spółka planuje wystawiać swoim kontrahentom faktury elektroniczne oraz przesyłać je do nich drogą elektroniczną.

W powyższym celu Spółka uzyskiwać będzie od kontrahentów zgodę na otrzymywanie przez nich faktur elektronicznych i przesyłanie ich do nich drogą elektroniczną. Zgoda taka będzie częścią większej umowy (np. umowy handlowej lub umowy sprzedaży) zawieranej z danym kontrahentem, ewentualnie będzie wystawiana jako odrębne oświadczenie kontrahenta. Przez kilka pierwszych miesięcy od wprowadzenia przez Spółkę w swej działalności systemu faktur elektronicznych zgoda kontrahenta będzie udzielana w formie pisemnej, później natomiast będzie mogła zostać udzielona również w formie elektronicznej, np. w treści wiadomości e-mail lub poprzez formularz elektroniczny. Zgoda kontrahenta będzie skutkowała wpisaniem go do systemu informatycznego jako podmiotu mogącego otrzymywać faktury elektroniczne. Spółka używać będzie przedmiotowego systemu na podstawie udzielonej jej licencji. Jednocześnie przy uzyskiwaniu powyższej zgody kontrahenta będzie on informowany, że faktury elektroniczne będą przesyłane mu z adresu mailowego znajdującego się w domenie (...).

Po wykonaniu usługi na rzecz kontrahenta, który wyraził uprzednio zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, system informatyczny będzie generował na żądanie Spółki fakturę VAT w postaci pliku w formacie PDF. Następnie plik zawierający fakturę zostanie wysłany przez Spółkę jako załącznik do wiadomości e-mail do kontrahenta, na adres e-mail wskazany w treści wyżej wspomnianej zgody. Wystawienie faktury, generowanie jej do formatu PDF oraz wysłanie do kontrahenta będzie się odbywać w trakcie jednego procesu. Pliki PDF zawierające fakturę będą przechowywane na dyskach serwerów należących do Spółki, np. w folderach, które będą opisane (przykładowo: „lipiec 2014”, „sierpień 2014”) lub w których możliwe będzie wyszukiwanie przy użyciu filtrów (przykładowo: filtr ustawiony na „wszystkie faktury za lipiec 2014 roku”).

W złożonym uzupełnieniu Spółka oświadczyła, że zapewnieniu autentyczności pochodzenia służyć ma wysyłka faktur elektronicznych z adresów mailowych używanych przez Spółkę, o czym kontrahent będzie informowany przy udzielaniu swej zgody. Dodatkowo, biorąc pod uwagę, że fakturę za usługi świadczone przez Spółkę np. w hotelu w (...) kontrahent będzie otrzymywał z adresu (...), a zatem wskazującego miejsce wykonania usługi, kontrahent będzie miał możliwość zidentyfikowania swego zobowiązania objętego fakturą. Zapewnienie integralności treści faktur ma zostać osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści faktury. Użycie tego formatu będzie także, zdaniem Spółki, służyć zagwarantowaniu czytelności faktur elektronicznych (upraszczając można stwierdzić, że faktury elektroniczne, gdyby je wydrukować z pliku PDF, będą przypominały z wyglądu zwykłe faktury w formie papierowej).

Spółka jednocześnie podkreśla, że przedstawienie stanu faktycznego polega na przedłożeniu Organowi udzielającemu interpretacji dokładnego opisu okoliczności sprawy. Spółka to uczyniła, informując, jak będzie wyglądał proces generowania, przesyłania, przechowywania itp. faktur elektronicznych, jakie rozwiązania zostaną przy tym użyte, jakie okoliczności będą temu towarzyszyły itp. Natomiast pojęcia „autentyczności pochodzenia faktury elektronicznej”, „integralności treści faktury elektronicznej” czy wreszcie „czytelności faktury elektronicznej” są pojęciami normatywnymi, użytymi w treści przepisów podatkowych. Udzielenie przez Organ interpretacji indywidualnej polega na wyjaśnieniu wątpliwości wnioskodawcy co do treści tychże przepisów. Wyjaśnienia takie nie mogą polegać na poinformowaniu wnioskodawcy, że przepisy podatkowe wymagają zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury elektronicznej, bo to wynika wprost z treści samych przepisów. Interpretacja przepisów podatkowych polegać będzie natomiast na wyjaśnieniu wnioskodawcy, jak należy rozumieć te abstrakcyjne pojęcia używane przez przepisy podatkowe i kiedy można uznać je za spełnione.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy opisana we wniosku forma akceptacji udzielana przez kontrahenta, dotycząca wystawiania oraz przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF, spełnia wymogi prawa podatkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona we wniosku forma akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną jest zgodna z przepisami prawa podatkowego. W konsekwencji faktury elektroniczne dostarczone po akceptacji wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z wystawianiem i doręczaniem ich przez Spółkę. W ocenie Spółki, spełnione zostały wszelkie wymogi przywołanych powyżej uregulowań prawnych, sama zgoda kontrahentów Spółki, udzielana na początku w formie pisemnej, później będzie mogła zostać udzielona również w formie elektronicznej, np. w treści wiadomości e-mail lub poprzez formularz elektroniczny. Będzie ona stale przechowywana przez Spółkę i skutkować będzie wpisaniem kontrahenta do systemu informatycznego, jako podmiotu mogącego otrzymywać faktury elektroniczne.

W konsekwencji system faktur elektronicznych implementowany przez Spółkę także w sferze akceptacji wywoływać będzie wszystkie przewidziane prawem skutki związane z udzielaniem zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W myśl art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest przedsiębiorcą działającym w branży hotelarskiej i prowadzi sieć hoteli na terenie Polski. Spółka jest czynnym podatnikiem od towarów i usług. Spółka planuje wystawiać swoim kontrahentom faktury elektroniczne oraz przesyłać je do nich drogą elektroniczną. W tym celu Spółka uzyskiwać będzie od kontrahentów zgodę na otrzymywanie przez nich faktur elektronicznych i przesyłanie ich do nich drogą elektroniczną. Zgoda taka będzie częścią większej umowy (np. umowy handlowej lub umowy sprzedaży) zawieranej z danym kontrahentem, ewentualnie będzie wystawiana jako odrębne oświadczenie kontrahenta. Przez kilka pierwszych miesięcy od wprowadzenia przez Spółkę w swej działalności systemu faktur elektronicznych zgoda kontrahenta będzie udzielana w formie pisemnej, później natomiast będzie mogła zostać udzielona również w formie elektronicznej, np. w treści wiadomości e-mail lub poprzez formularz elektroniczny. Zgoda kontrahenta będzie skutkowała wpisaniem go do systemu informatycznego jako podmiotu mogącego otrzymywać faktury elektroniczne. Spółka używać będzie przedmiotowego systemu na podstawie udzielonej jej licencji. Jednocześnie przy uzyskiwaniu powyższej zgody kontrahenta będzie on informowany, że faktury elektroniczne będą przesyłane mu z adresu mailowego znajdującego się w domenie (...).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak poinformowała Spółka, zapewnieniu autentyczności pochodzenia służyć ma wysyłka faktur elektronicznych z adresów mailowych używanych przez Spółkę, o czym kontrahent będzie informowany przy udzielaniu swej zgody. Dodatkowo, biorąc pod uwagę, że fakturę za usługi świadczone przez Spółkę np. w hotelu we (...) kontrahent będzie otrzymywał z adresu (...), a zatem wskazującego miejsce wykonania usługi, kontrahent będzie miał możliwość zidentyfikowania swego zobowiązania objętego fakturą. Zapewnienie integralności treści faktur ma zostać osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści faktury. Użycie tego formatu będzie także, zdaniem Spółki, służyć zagwarantowaniu czytelności faktur elektronicznych (upraszczając można stwierdzić, że faktury elektroniczne, gdyby je wydrukować z pliku PDF, będą przypominały z wyglądu zwykłe faktury w formie papierowej).

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Spółki, że przedstawiona forma akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie zgodna z przepisami prawa podatkowego.

Zatem opisana forma akceptacji udzielana przez danego kontrahenta, dotycząca wystawiania oraz przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF, spełniać będzie wymogi prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W sprawie będącej przedmiotem wniosku należy zwrócić uwagę, że analiza załącznika dołączonego do uzupełnienia nie mieści się w ramach określonych w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). W związku z powyższym, Minister Finansów nie jest uprawniony do oceny prawnej załącznika dołączonego przez Spółkę, jest natomiast związany opisem sprawy przedstawionym przez Spółkę i jej stanowiskiem, co wprost wynika z przepisu art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej.

Należy także wskazać, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności wystawianych i przesyłanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, ponieważ postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin