W odpowiedzi na pismo z dnia 11.12.2003 r. - data wpływu do Urzędu, w sprawie udzielenia pisemnej informacji o stosowaniu przepisów prawa podatkowego odnośnie :

• zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wydatku poniesionego na zakup szkieł korekcyjnych, okularów dla pracownika z przeznaczeniem ich do pracy przy komputerze zgodnie z zaleceniem lekarza specjalisty,
• czy zwrot wydatków za szkła korekcyjne, okulary, jest dochodem zwolnionym u pracownika,
• w jaki sposób prawidłowo należy zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów wydatek na zakup tych okularów, jeżeli regulamin zakładowy przewiduje współfinansowanie zakupu okularów przez pracownika.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kętrzynie na podstawie art. 14a § 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z późn. zm. ) uprzejmie informuje:

Wykonuje Pan działalność gospodarczą w zakresie biura rachunkowego i zatrudnia Pan w tej działalności pracowników, w związku z czym ponosi Pan koszty.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm. ) kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Oznacza to, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów wszelkich wydatków, pod warunkiem jednak, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. Nr 148, poz. 973) wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Z ust. 2 w/w przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Z powyższego wynika, że jeżeli pracownik, który został skierowany przez pracodawcę na profilaktyczne badania lekarskie, otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące potrzebę zaopatrzenia pracownika w w/w okulary, pracodawca zwraca koszty zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy z monitorem ekranowym.

Tutejszy organ podziela Pana stanowisko odnośnie zaliczenia w kosztachpracodawcy kwoty wynikającej z faktury po pomniejszeniu o kwotę uiszczoną przez pracownika.

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475), dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, przy czym zgodnie z ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są :

1. faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami" , odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej :

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie tej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
   oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. )wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego ...

Zatem wydatki opisane powyżej jako zwrot wydatków dla pracowników za szkła korekcyjne i okulary do pracy głównie przy komputerze poniesione w części przez Pana jako pracodawcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, otrzymana wartość świadczenia jest dochodem zwolnionym u pracownika.