Na podstawie art. 22 ust. 1 cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ustawodawca nie definiuje pojęcia koszty poniesione, to oznacza, że nie jest wymagane faktyczne dokonanie zapłaty, bez znaczenia również pozostaje fakt czy zapłata nastąpiła przelewem, gotówką, w formie rat, kompensat, lub został odroczony termin płatności. Poniesiony - to także taki koszt, z którym jeszcze nie wiąże się wydatek (rozchód środków pieniężnych), ale za to wiąże się powstanie zobowiązania.

W § 12 ust. 3, § 13 i § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr. 152, poz. 1475 ze zm.) są wymienione rodzaje dokumentów, które stanowią podstawę zapisów w księdze podatkowej (między innymi faktury i rachunki).

W przedstawionym w piśmie stanie faktycznym zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów może nastąpić w dacie otrzymania dowodu księgowego (faktury, rachunku).