Na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), odpowiadając na pismo z dnia 9 marca 2004 r. w sprawie sposobu dokumentowania skupionych od rolników owoców i warzyw, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Lubartowie podziela przedstawione w piśmie stanowisko, że zakup od rolników owoców i warzyw może być dokumentowany dowodami wewnętrznymi.

Jak wynika z zapytania, w ramach wykonywanej działalności gospodarczej, prowadzi Pani skup owoców i warzyw, opodatkowany na zasadach ogólnych. Jest Pani również podatnikiem VAT. Wątpliwości Pani budzi możliwość dokumentowania zakupów od rolników dowodami wewnętrznymi.

Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 152 poz. 1475) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą dotyczyć między innymi:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

W przypadku jednak, kiedy podatnik podatku od towarów i usług nabywa towary od rolnika ryczałtowego, o którym mowa w art. 33a ustawy z dnia 8 stycznia 1993 roku o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.), zakup dokumentuje się wystawiając w dwóch egzemplarzach fakturę VAT RR. Oryginał faktury jest przekazywany sprzedawcy.

Faktura dokumentująca zakup produktów rolnych, oznaczona jako "Faktura VAT RR", powinna zawierać co najmniej:

1. imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2. numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL sprzedawcy i nabywcy,
3. numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną,
4. datę dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
5. nazwy zakupionych produktów rolnych,
6. jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
7. cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
8. wartość zakupionych produktów rolnych, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
9. stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
10. kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów rolnych,
11. wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
12. kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,
13. czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Faktura VAT RR powinna również zawierać, z zastrzeżeniem ust. 3a, oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych w brzmieniu:

"Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym."