Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z 18.03.2004 r. w sprawie zasad naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot otrzymywanych przez pracownika jako zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych informuje:

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2004 r., opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z dniem 01.01.2004 r. uchylony został art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy na mocy, którego wolne do końca 2003 r. były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,- w jazdach lokalnych – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

W 2004 r. na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a powołanej ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można, zatem uznać za podróż służbową:
- podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
- podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy - siedzibę firmy.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990), przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów.

Jak wskazuje tytuł obecnie obowiązującego aktu prawnego dotyczącego krajowych podróży służbowych, jego przepisy mają zastosowane do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Należności ustalone według przepisów w/w rozporządzenia przysługują również pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy, ale dopiero w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. W takiej sytuacji pracownikowi przysługują należności ustalone według przepisów dotyczących pracowników sfery budżetowej (art.775 § 5 K. p.).

Podróż służbowa może zostać odbyta przy użyciu samochodu osobowego nie będącego własnością pracodawcy. Przy czym, aby pracownik mógł skorzystać dla odbycia podróży służbowej z prywatnego samochodu musi wystąpić z takim wnioskiem do pracodawcy a on musi wyrazić na to zgodę (pracodawca nie może nakazać pracownikowi użycia do tego celu prywatnego samochodu). Tylko w takiej sytuacji tj. oddelegowania pracownika zwrot kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej pojazdem (samochód osobowy, motocykl lub motorower) nie będącym własnością pracodawcy korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która od 01 marca 2004 r. nie może być wyższa niż odpowiednia w §5 ust. 3 oraz § 8 ust. 4 w/w rozporządzenia.

W przypadku ustalenia przez pracodawcę stawki za 1 km w wysokości wyższej niż przewidziane w powołanym rozporządzeniu nadwyżka stanowi dochód pracownika ze stosunku pracy podlegająca opodatkowaniu na ogólnych zasadach.