Zgodnie z § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 234, poz. 1971 ze. zm.) podatnicy obowiązani są do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
1) zaprzestaną ich używania,
2) zaprzestaną działalności,
3) nastąpi otwarcie likwidacji,
4) zostanie ogłoszona upadłość,
5) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) samodzielnie sporządzającego bilans,
6) nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.
W świetle powyższego przepisu podatnik, w przypadku m.in. zaprzestania działalności gospodarczej, zobowiązany jest zwrócić odliczone lub zwrócone mu kwoty wydatkowane na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy od dnia rozpoczęcia ewidencji na danej kasie do dnia zaprzestania działalności nie minęły trzy lata.

Wśród okoliczności powodujących obowiązek zwrotu ulgi użyto sformułowania „zaprzestanie użytkowania” lecz nie określono okresu czasu, po którym można mówić o „zaprzestaniu użytkowania”.
Zdaniem Naczelnika tut. Urzędu „zaprzestanie używania” oznacza sytuację, kiedy podatnik mimo istnienia obowiązku i dokonywania sprzedaży nie prowadzi ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
Nie jest to jednak sytuacja, kiedy z przyczyn obiektywnych (np. brak sprzedaży dla osób fizycznych, choroba podatnika, czy wymówienie lokalu, w którym była prowadzona działalność gospodarcza) podatnik nie ewidencjonuje obrotów (bo ich nie osiąga) za pośrednictwem kasy rejestrującej. Jeśli zatem nie ewidencjonowanie za pośrednictwem kasy było spowodowane – długotrwałą udokumentowaną chorobą, która trwała dłużej niż trzy lata licząc od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie, a likwidacja działalności była następstwem tej choroby (po upływie owych trzech lat) to tym samym nie zachodzą okoliczności powodujące obowiązek zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy, która została odliczona od podatku należnego.
Jeśli jednak likwidacja działalności nastąpiła przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania wówczas obowiązek taki wystąpi.