W związku z otrzymaniem od Spółki zapytania z dnia 24.08.2004 r. (wpłynęło do tutejszego Urzędu Skarbowego w dniu 30.08.2004 r.) - złożonego w trybie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie informuje co następuje:

Ze stanu faktycznego przedstawionego przed Spółkę wynika, iż zawarła umowę kupna sprzedaży na sprzęt niezbędny do wykonywania działalności usługowej firmy od której został odprowadzony podatek od czynności cywilnoprawnych. W związku z powyższym Spółka pyta:

czy przedmiotowa umowa kupna – sprzedaży stanowi dokument księgowy i podstawę do zaksięgowania w koszty (gdy wartość każdego z urządzeń nie przekracza 3.500 zł)?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Z powyższego unormowania wynika, że musi istnieć bezpośredni (lub pośredni) związek przyczynowy między poniesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przez niego przychodem lub przynajmniej realnie zakładaną możliwością uzyskania wymiernego przychodu w wyniku poniesienia tego właśnie wydatku.

To na podatniku ciąży bowiem obowiązek wykazania faktu poniesienia kosztu i jego związku z uzyskanym przychodem.

Oprócz wyżej wymienionych warunków, aby odliczyć koszty od przychodów przy ustalaniu dochodu do opodatkowania, koszty te muszą spełniać kryterium formalne, a więc zostać prawidłowo udokumentowane.

Przepisy art. 9 w/w ustawy określają w sposób pośredni zasady i sposób dokumentowania wydatków. Przepis ten w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz.U. Nr 76 z 2002r., poz. 694 ze zm.) oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów.

Odwołanie się w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do norm prawa bilansowego, wskazuje, że transakcje powinny być udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj: dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Biorąc powyższe pod uwagę Naczelnik Drugiego MUS podziela stanowisko Spółki, iż przedmiotowe umowy kupna – sprzedaży zwarte zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego na sprzęt zakupiony na potrzeby działalności usługowej firmy stanowią podstawę uznania wydatku poniesionego z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 i art. 16 d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uzasadniające uznanie w/w wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Powyższe dokumenty stanowią dowody księgowe, gdyż zawierają elementy określone w w/w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, biorąc dodatkowo pod uwagę art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W przypadku natomiast gdy wartość nabytego sprzętu przewyższa kwotę 3.500 zł - jego nabycie stanowi podstawę wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, które podlegają amortyzacji na podstawie art. 16a ust. 1 pkt. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tej sytuacji dopiero odpisy amortyzacyjne są kosztem uzyskania przychodów w świetle art. 16 ust. 1 pkt. 1b i art. 16 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.