Zgodnie z przepisem § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475, ze zm.) podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, faktury VAT RR, (...), odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach (zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, ze zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (...), określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (...)), lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierającej co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (...).

Przez określenie stron uczestniczących w operacjach gospodarczych w sposób wiarygodny należy rozumieć ich określenie (oznaczenie) zgodnie z danymi wynikającymi z dokumentów rejestracyjnych, o których podatnik będący osobą fizyczną, prowadzący działalność gospodarczą, zobowiązany jest poinformować właściwy urząd skarbowy w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-1.

Wyjaśnia się, że oznaczenia podmiotów, będących przedsiębiorcami, dokonuje się stosownie do przepisów rozdziału III K.C. Zgodnie z przepisami art. 432 K.C. przedsiębiorca działa pod firmą. Firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Stosownie do art. 434 K.C. firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

Jeśli zatem prowadzi Pani we własnym imieniu pozarolniczą działalność gospodarczą, powinna się Pani posługiwać nazwą (firmą) ujawnioną w odpowiednim rejestrze, podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym, zawierającą co najmniej Pani imię i nazwisko. Dotyczy to również określania (oznaczania) na dowodach księgowych i to bez względu na fakt, czy Pani jest ich wystawcą czy odbiorcą, jak i bez względu na fakt, z którym rodzajem działalności są one związane.