Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w odpowiedzi na zapytanie Spółki z dnia 29.09.2004 r. (data wpływu do Urzędu 05.10.2004 r.; znak L.dz.177/04) w sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego informuję, co następuje: Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa nabywa artykuły spożywcze (ciastka, herbatę, kawę), które są przeznaczone do zużycia podczas spotkań z klientami oraz przez zarząd w trakcie negocjacji handlowych. Ponadto Podatnik wydaje gazetkę firmową o charakterze informacyjnym dla kontrahentów na temat działalności firmy, jak również wręcza klientom upominki i gadżety firmowe. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 7 ust. 2 w/w ustawy przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;2) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Przepisu ust. 2 – zgodnie z art. 7 ust. 3 – nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Definicję prezentu o małej wartości oraz próbki ustawodawca zawarł w art. 7 ust. 4 (prezenty) oraz art. 7 ust. 7 (próbki) ustawy o VAT. W myśl tych definicji przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane (wręczane) przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 50 zł, przy czym łączna wartość prezentów w roku podatkowym nie może być wyższa niż 0,125 % wartości sprzedaży opodatkowanej podatnika w poprzednim roku podatkowym. Przepisy ustawy przedstawiają również sposób obliczenia limitu w przypadku gdy podatnik w poprzednim roku podatkowym wykonywał czynności opodatkowane w okresie krótszym niż 12 miesięcy lub ich nie wykonywał w ogóle. Przez próbkę natomiast należy rozumieć najmniejszą ilość towaru pobraną z dużej partii, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy. Mając na uwadze powyższe, zauważyć należy, iż ustawodawca rozróżnia czynność przekazania od zużycia towarów, a ponadto poddał opodatkowaniu zużycie towarów, gdy spożytkowane są na cele osobiste ściśle wymienionych osób. Zużycie towarów na cele reprezentacji i reklamy w przypadku gdy beneficjentem jest kontrahent podatnika - osoba trzecia niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą związaną z podatnikiem, która została określona w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy (np. poczęstunki podczas spotkań z klientami), czy też na cele inne niż osobiste osób wymienionych w powyższym przepisie – nie stanowi czynności opodatkowanej. W kwestii natomiast przekazywanych upominków, folderów i gadżetów firmowych informuję, iż z zawartych na wstępie unormowań wynika, że opodatkowaniu VAT jako odpłatna dostawa towarów podlega wszelkie przekazanie bez wynagrodzenia przez podatnika, towarów należących do jego przedsiębiorstwa – także w formie prezentów (darowizn) przekraczających małą wartość oraz nie mających statusu próbek – na cele wiążące się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony od tych czynności w całości lub w części. Jeżeli zatem podatnik przekazuje swoim potencjalnym klientom upominki, foldery i gadżety firmowe, co wiąże się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem, przekazanie to podlega opodatkowaniu jako odpłatna dostawa, jeżeli podatek naliczony w związku z nabyciem lub wytworzeniem tych towarów podlega odliczeniu.

Nie podlega opodatkowaniu przekazanie takich towarów, jeżeli spełniają one kryteria zakwalifikowania ich do prezentów o małej wartości lub próbek. Obowiązujące przepisy nie określają wprost, w jaki sposób ewidencjonować kwoty przekazywanych prezentów, tym niemniej na podatniku spoczywa obowiązek wynikający z art. 109 ust. 3 cyt. wyżej ustawy, tj. prowadzenia ewidencji zawierającej: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Wobec powyższego Podatnik chcąc skorzystać z prawa przysługującego na mocy cyt. art. 7 ust. 3, tj. wyłączyć z opodatkowania kwotę stanowiącą wartość przekazanych prezentów, jest zobowiązany prowadzić ewidencję w sposób umożliwiający wykazanie, iż nie zostały przekroczone limity, o których mowa w art. 7 ust. 4 ustawy, tj. łączna wartość przekazanych przez Podatnika jednej osobie towarów nie przekracza w roku podatkowym 50 zł, przy czym łączna wartość prezentów w roku podatkowym nie może być wyższa niż 0,125 % wartości sprzedaży opodatkowanej podatnika w poprzednim roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6. Jednocześnie informuję, iż stosownie do treści art. 106 ust. 7 w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 (...) wystawiane są faktury wewnętrzne. Zatem w przypadku dokonywania czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, Spółka winna wystawiać faktury, przy czym za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie.