Na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, ze zm.) w związku z zapytaniem dotyczącym udzielenia informacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego zawartym w piśmie z dnia 11.12.2004 r. ( wpływ do urzędu 13.12.2004) w sprawie zaliczania w koszty uzyskania przychodów diet oraz kosztów używania samochodu osobowego w prowadzonej działalności gospodarczej Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzegu stwierdza co następuje:
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych - nadzór i prowadzenie robót remontowych i inwestycyjnych. Swoje usługi świadczy Pan również w innych miejscowościach, oddalonych o ok 470 km. W związku z powyższym zwrócił się Pan z zapytaniem czy naliczanie kosztów używania samochodu prywatnego poprzez tzw. "kilometrówkę" jest prawidłowe, oraz czy przysługują Panu diety z racji przebywania poza firmą od poniedziałku do piątku.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą; dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Powiązanie z w/w przepisem wskazuje art. 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących integralną część Rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 152 poz. 1475 ) zgodnie z którym, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. w poszczególnych miesiącach ustalona od początku roku podatkowego nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. określonych w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.Kosztem uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu osobowego dla potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą będą więc faktycznie poniesione wydatki związane z jego używaniem (np. faktury za paliwo, remont samochodu, ubezpieczenie), ale nie przekraczające limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.
Odnośnie diet zastosowanie mają przepisy art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.Zgodnie z art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nim współpracujących - w części przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymi odrębnymi przypisami określającymi wysokość przysługujących diet pracownikom z tytułu podróży służbowych są:
1)rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236 poz. 1990),
2)rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. W sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990).
Powołane rozporządzenia nie zawierają definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta wart. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).
Według tego przepisu, podróżą służbową pracownika jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Jeżeli więc osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wyjeżdża w celach związanych z tą działalnością poza miejsce, w którym działalność tą prowadzi, to uznać można, iż odbywa ona podróż służbowąw rozumieniu powołanego wyżej przepisu. Istotą podróży służbowej jest wykonywanie pojedynczego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podatnika lub jego stałe miejsce pracy.
Jak wynika z zapytania prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych, siedziba firmy jest jednocześnie miejscem zamieszkania. Usługi świadczone są na terenie kraju.W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług budowlanych, brak jest uzasadnienia do przyjęcia, iż świadcząc te usługi podatnik odbywa podróże służbowe. Tygodniowy wyjazd poza miejsce stałego zamieszkania, jest konsekwencją realizacji podpisanej umowy, wynika z istoty prowadzonej działalności gospodarczej.
Wydatki na wyżywienie - nawet poniesione w trakcie wyjazdu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą - nie tracą przez to charakteru wydatków na zaspokojenie potrzeb typowo osobistych.
Tak więc, nie przysługuje Panu prawo zaliczania w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych, gdyż wyjazdy, o których mowa w zapytaniu, stanowią istotę wykonywanej działalności gospodarczej. Podróżami służbowymi w Pana przypadku będą np. podróże odbywane do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczenia usług, zawarcia umowy ( kontraktu), uczestnictwa w targach itp. Tylko w takich przypadkach będą przysługiwały diety do wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.