Działając na podstawie art. 14b § 5 pkt 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, po rozpatrzeniu zażalenia z dnia 09.05.2005r. na postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew Nr IX-005/212/176/Z/K/05 z dnia 29.04.2005r., odmawia uchylenia w/w postanowienia.

W dniu 30.03.2005r. zwróciła się Pani do Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew z wnioskiem o dokonanie interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (uzupełnionym w dniu 15.04.2005r.).

Z treści wniosku wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie handlu detalicznego. W przedmiotowej działalności gospodarczej wykorzystuje Pani telefon prywatny.

Zdaniem Pani wydatki za korzystanie z prywatnego telefonu w stałej kwocie (20 zł) jako comiesięczny ryczałt, udokumentowane dowodem wewnętrznym i załączoną fakturą, stanowią koszt uzyskania przychodów.

Organ podatkowy pierwszej instancji postanowieniem z dnia 29.04.2005r. Nr IX-005/212/176/Z/K/05 nie podzielił poglądu wyrażonego w złożonym przez Panią wniosku stwierdzając, iż określony przez Panią ryczałt w wysokości 20 zł, udokumentowany dowodem wewnętrznym razem z fakturą, nie może stanowić stałego, comiesięcznego kosztu uzyskania przychodu prowadzonej działalności, ponieważ koszt ponoszony z tytułu korzystania z telefonu, przypadający na działalność gospodarczą, może być różny w każdym miesiącu.

Na powyższe postanowienie w dniu 10.05.2005r. złożyła Pani do Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi zażalenie.

Po przeanalizowaniu przedłożonych dokumentów oraz obowiązujących przepisów prawa podatkowego Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznaje za prawidłowe stanowisko Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź- Widzew zawarte w przywołanym powyżej postanowieniu.

Pojęcie "koszty uzyskania przychodów" określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), który wprowadza generalną zasadę uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodów. Za "koszty uzyskania przychodów" uznaje się bowiem wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Gramatyczna wykładnia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi do wniosku, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Takiej oceny musi dokonać sam podatnik, bo to na nim spoczywa ciężar udowodnienia związku ponoszonego wydatku z osiągniętym przychodem.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki z tytułu korzystania z prywatnego telefonu na potrzeby działalności gospodarczej niewątpliwie mają związek z uzyskiwanymi przychodami z tej działalności.

Sprawę udokumentowania wydatków należy rozpatrywać w kontekście przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Przepis § 14 ust. 1 cytowanego rozporządzenia stanowi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) - a więc nie stały ryczałt. Dowody te zgodnie z ust. 2 pkt 7 tego paragrafu dotyczą również wydatków związanych z opłatami za telefon w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Reasumując należy stwierdzić, że nieprawidłowym jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów (tym samym zapisywanie w księdze przychodów i rozchodów) stałego comiesięcznego ryczałtu, gdyż koszt wykorzystywania telefonu domowego na cele działalności gospodarczej w każdym miesiącu może być inny i nie można z góry przewidzieć jego wielkości.

Telefonu stacjonarnego nie wykorzystuje Pani wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z tym nie może Pani zaliczyć opłat za abonament a opłaty za rozmowy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w takiej wysokości jaka dotyczy rozmów związanych z prowadzoną działalnością. Podstawę do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może stanowić dowód wewnętrzny sporządzony zgodnie z § 14 ust. 1 wraz z fakturą za telefon i szczegółowym wyodrębnieniem z niej (na podstawie bilingu) części wydatków przypadających na działalność gospodarczą.

Mając powyższe na uwadze, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdza jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja niniejsza jest ostateczna w administacyjnym toku instancji.