POSTANOWIENIE

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Żarach, działając w trybie art. 14a § 1, § 4, art. 216 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z dnia 23.05.2006 r. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością PGK w sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy uzależniające możliwość zaliczenia w koszty tylko kosztów wykazanych na rachunku jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

Dnia 23.05.2006 r. Podatnik złożył wniosek o interpretację przepisów podatkowych co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W swoim zapytaniu, uzupełnionym wyjaśnieniem z dnia 18.07.2006 r. Podatnik przedstawił następujący stan faktyczny. Jako Spółka, której przedmiotem działalności jest m.in. administrowanie zasobami mieszkalno-usługowymi gminy administruje lokalem, który wchodzi w skład wspólnoty mieszkaniowej. Właścicielem lokalu jest gmina. Administrowanie lokalami (wykonywanie czynności związanych z dbałością o lokale oraz ich rozliczanie) odbywa się na zasadach określonych w zawartej dnia 28.03.2003 r. umowie. Do obowiązków Spółki należy m. in.: wykonywanie obowiązków właściciela nieruchomości, wynikających z ustawy o własności lokali oraz pobieranie należnych czynszów, które zasilają jej konto. Z wpływów tych Spółka zobowiązana jest w pierwszej kolejności do pokrycia należności za świadczenia (opłaty za dostawę ciepłej i zimnej wody, odprowadzanie ścieków, dostawę ciepła, konserwację sieci c.o., wywóz nieczystości, konserwację anten zbiorczych). Rozliczenia lokali oddanych w administrację odbywają się zatem bez udziału gminy. Gmina kontroluje powyższe poprzez przedstawiane przez Spółkę każdego miesiąca rozliczenia z wpływów z czynszów i świadczeń. Natomiast z rocznej działalności Spółka rozlicza się z gminą przedstawiając całoroczne rozliczenie ww. kwot i przekazując gminie nadwyżki środków pieniężnych pochodzących z czynszu. Wspólnota, w skład której na podstawie ww. umowy wchodzi Spółka obciąża Spółkę kosztami zarządu i innymi świadczeniami dotyczącymi lokalu oddanego jej w administrację (jak opłata za wodę, wywóz nieczystości i ścieki) wystawiając noty obciążeniowe.

Zapytanie Wnioskodawcy brzmi zatem czy ww. obciążenia może zaliczyć do kosztów, przy czym zwraca uwagę, że wątpliwa wydaje się zasadność wystawiania w takim przypadku noty obciążeniowej. Wnioskodawca, sam będąc zarządcą wspólnot stoi na stanowisku, że koszty zarządu i pozostałe z tym związane można zaliczyć w koszty, ale tylko gdy wspólnota wykaże je na rachunku.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Żarach analizując powyższe stwierdza, co następuje.

Zgodnie z art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej - stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl postanowień art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych wszelkie poniesione koszty, nie wymienione na liście negatywnej zawartej w art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, jeżeli faktycznie je poniósł i wykaże ich związek z prowadzoną działalnością oraz ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych lub mających wystąpić przychodów. Oznacza to, że aby poniesiony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów muszą zaistnieć trzy przesłanki:

1. musi on być poniesiony przez podatnika,
2. musi być poniesiony w określonym celu, jakim jest osiągnięcie przychodu,
3. nie może być wymieniony na liście wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy).

Istotnym zagadnieniem jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów zarówno dla celów podatkowych, jak i rachunkowych. Art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zobowiązuje do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, a więc zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, przy czym muszą one spełniać wymogi określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tzn. zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
2. opis operacji oraz jej wartość,
3. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu,
4. podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
5. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.) lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. W świetle powyższych przepisów tylko dowody sporządzone w sposób przewidziany w art. 21 o rachunkowości są dowodem dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Osobną kwestią, wynikającą z unormowań szczegółowych jest rodzaj dowodu. Wspólnota mieszkaniowa stanowi wspólnotę interesów właścicieli lokali, zorganizowanych w formie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.). Zgodnie z ww. ustawą właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, a także uczestniczy w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Zgodnie z art. 14 ustawy o własności lokali na koszty zarządu składają się: wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba, że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy. Drugi rodzaj wydatków ponoszonych przez właścicieli lokali, to wydatki związane z utrzymaniem własnych lokali, głownie koszty zużytej przez właściciela energii cieplnej oraz wody i wywóz nieczystości. Wspólnota, która nabywa np. media od ich dostawców, pobierając od właścicieli lokali, będących członkami tej wspólnoty opłaty za dostarczone media nie dokonuje sprzedaży (czy odsprzedaży), ani też nie świadczy usług w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Wpłaty te stanowią udział członków wspólnoty w jej kosztach. Poprzez zapłatę zaliczek na poczet pokrycia kosztów zarządu nieruchomością, w tym kosztów związanych z utrzymaniem poszczególnych lokali członkowie wspólnoty nie dokonują sprzedaży, ani nie świadczą usług na rzecz samych siebie. Kwoty wpłacane przez członków wspólnoty mają zatem wyłącznie charakter rozliczeń wewnętrznych wspólnoty. Jeśli wspólnota nie wykonuje usług dla podmiotów spoza wspólnoty, lecz dla samej siebie - rozrachunki te nie stanowią obrotu w rozumieniu art. 29 ust.1 ustawy o VAT. Istotą wspólnot mieszkaniowych jest więc gromadzenie środków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i dokonywanie z nich stosownych opłat. W związku z powyższym wspólnota nie świadczy usług właścicielowi lokalu i w tym zakresie nie prowadzi działalności gospodarczej. Identycznie sytuacja ma się w przypadku, gdy wspólnota powierzy zarząd nieruchomością wspólną zarządcy, gdyż nie działa on w swoim imieniu i na swój rachunek lecz na rachunek i w imieniu wspólnoty. Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że pobierając od członków wspólnoty wpłaty z tytułu zarządu nieruchomością wspólną oraz poszczególnych wyodrębnionych lokali wspólnota nie jest obowiązana do wystawiania rachunku, który zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej i delegacji ustawowych w nim zawartych wystawiany jest przez podatników prowadzących działalność gospodarczą na potwierdzenie dokonania sprzedaży lub wykonania usługi. Dla udokumentowania ww. czynności wystarczający jest dowód w postaci noty księgowej, a - o ile spełnia on wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości i dokumentuje koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów - można go uznać za prawidłowo udokumentowany dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. W kwestii zaliczenia przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących zarządu nieruchomością wspólną, po analizie wniosku Naczelnik Urzędu Skarbowego w Żarach stwierdza, że zachodzą przesłanki o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów podatkowych. Z treści pisma Spółki z dnia 18.07.2006 r. wynika bowiem, że "wszystkie przychody czynszowe i okołoczynszowe są po stronie dochodów Spółki". Skoro więc Spółka uzyskuje przychody z czynszów, to koszty poniesione w związku z utrzymaniem lokali stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 powołanej wyżej ustawy, nawet jeśli w części opisanej w piśmie Spółki dokumentowane są notą księgową.