INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14.10.2008 r. (data wpływu 17.10.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie uznania za przychód zwrotu na rzecz pracowników z tytułu kosztów za nocleg w hotelu

• jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 17.10.2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie uznania za przychód zwrotu na rzecz pracowników z tytułu kosztów za nocleg w hotelu oraz ustalenie czy będzie to przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka zatrudnia pracowników, jednych na umowę o pracę, innych w ramach umowy cywilnoprawnej (zlecenie). Miejsce ich zamieszkania jest położone w miejscowości, w której położony jest zakład pracy. Spółka wykonuje urządzenia w swojej siedzibie, a następnie montuje je u swoich klientów (w kraju i za granicą) przez swoich pracowników. Montaże te trwają do kilku tygodni. Spółka, w ramach zawartych umów, wysyła pracowników na teren kraju i poza jego granice, w typową podróż służbową celem wykonania określonego zadania.

Pracownicy na podstawie rozliczonego polecenia wyjazdu służbowego otrzymują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Koszty noclegu podczas przebywania w podróży służbowej, zwracane są tym pracownikom bądź w formie ryczałtu (określonego ww. przepisami) lub pokrywane są bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury. Często koszty te przekraczają 500 zł w miesiącu za osobę zatrudnionych na umowę o pracę i umowę zlecenia.

Między innymi Spółka delegowała pracowników do Francji. Część pracowników zatrudniona była na umowę o pracę a część na umowę zlecenie. Spełniając wymogi strony francuskiej, Spółka zawarła z tymi pracownikami, oprócz podstawowej umowy, dodatkowe umowy „delegacji”. W umowach tych zawarto zapisy dotyczące wynagrodzenia i czasu pracy w okresie delegowania, spełniając francuskie wymogi. Oprócz tego, dla rozliczenia diet, dla każdego pracownika było indywidualne polecenie wyjazdu służbowego.

Koszty noclegu, na podstawie zbiorczej faktury, zostały pokryte bezpośrednio przez pracodawcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy ponoszone przez pracodawcę koszty noclegu w hotelu na podstawie zbiorczej faktury czy też ryczałty zwracane pracownikom, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę i pracownikom zatrudnionym na umowę zlecenia, stanowią dla nich przychód...
2. Czy będzie to przychód stanowiące podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Mając na uwadze przytoczone wyżej przepisy prawa, a w szczególności art. 21 ust. 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty poniesione przez pracodawcę nie stanowią przychodu pracownika, zarówno zatrudnionego na umowę o pracę jak i pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie, albowiem mieszczą się w pojęciu „diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. b) podróży służbowej osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13”.
   
   

Niniejsza interpretacja indywidualna zawiera odpowiedź na pytanie w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zagadnienie wynikające z pytania drugiego w zakresie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zostanie rozstrzygnięte w odrębnym postanowieniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zatem wszelkie dochody podatnika nie wymienione enumeratywnie w katalogu zwolnień przedmiotowych podlegają opodatkowaniu.

Co do zasady, każde świadczenie otrzymane przez pracownika w związku z pozostawianiem w stosunku pracy, bez względu na źródło finansowania, zaliczane jest do jego przychodu ze stosunku pracy, chyba, że jest to świadczenia zwolnione z opodatkowania.

Jednak należy mieć na uwadze, iż w wypadku pokrycia kosztów noclegu bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury, wydatek taki nie stanowi przychodu po stronie pracownika.

Natomiast w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

• do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
  
  

Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownikowi, oraz zatrudnionemu w ramach umowy cywilnoprawnej, z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do wysokości określonej w Rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

W świetle definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróż taka związana jest z osobą pracownika wykonującego zlecone przez pracodawcę zadania poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Osoby świadczące pracę w ramach niepracowniczych form zatrudnienia np. umowy zlecenia, nie mogą być uznani za pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.

Na zasadzie swobody umów strony mogą uzgodnić, że zleceniobiorca w związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów noclegu.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas: podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka zwraca pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oraz zatrudnionym w ramach umowy cywilnoprawnej (zlecenie) koszty noclegu podczas przebywania w podróży służbowej, bądź w formie ryczałtu lub pokrywane są bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury. Często koszty te przekraczają 500 zł w miesiącu za osobę zatrudnionych na umowę o pracę i umowę zlecenia.

Przy czym miejsce zamieszkania pracowników jest położone w miejscowości, w której położony jest zakład pracy.

Między innymi Spółka delegowała pracowników do Francji. Część pracowników zatrudniona była na umowę o pracę a część na umowę zlecenie. Spełniając wymogi strony francuskiej, Spółka zawarła z tymi pracownikami, oprócz podstawowej umowy, dodatkowe umowy „delegacji”. W umowach tych zawarto zapisy dotyczące wynagrodzenia i czasu pracy w okresie delegowania, spełniając francuskie wymogi. Oprócz tego, dla rozliczenia diet, dla każdego pracownika była indywidualne polecenie wyjazdu służbowego. Koszty noclegu, na podstawie zbiorczej faktury, zostały pokryte bezpośrednio przez pracodawcę.

Mając na uwadze powyższe, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej na obszarze Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Na podstawie § 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów noclegów.

Zgodnie z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym.

W myśl § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie do treści § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Stosownie do treści § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Natomiast w przypadku podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Na podstawie § 2 pkt 2 lit. b) ww. rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów.

Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

W myśl § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia w razie nieprzedłużenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Stosownie do treści § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Zatem, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cyt. rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów, będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem zwrot kosztów noclegu dokonany przez wnioskodawcę na rzecz pracowników korzystał będzie ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana była uzasadnionym przypadkiem. Tym samym nie powstanie obowiązek poboru zaliczek od kwoty równowartej kosztowi zwróconemu na ww. zasadach.

Biorąc pod uwagę powyższe uregulowania, ponoszone przez pracodawcę koszty noclegu pracowników w hotelu korzystają ze zwolnienia od podatku i nie stanowią przychodu pracowników:

1. W wypadku pokrycia kosztów noclegu bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury, wydatek nie stanowi źródła przychodu pracownika i zleceniobiorcy.
2. W przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów noclegu – w podróży służbowej wykonywanej na obszarze Polski, jest to przychód zwolniony:

• w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym,
• ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

3. W przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów noclegu – w podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski, jest to przychód zwolniony:

• w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
• w wysokości stwierdzonym rachunkiem, o ile pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, w wysokości przekraczającej limit,
• ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do ww. rozporządzenia.
  
  

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja nr 10, 09-402 Płock.