Jak zaksięgować zakup towarów i materiałów?
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01
↑ Jak zaksięgować majątek obrotowy?
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Niezwłocznie księgować nie muszą:
- podatnicy, którzy zlecili prowadzenie księgi przychodów i rozchodów do biura rachunkowego;
- podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe (działalność prowadzoną w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych);
- podatnicy, którzy zdecydowali się prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej i w związku z tym dokonują zapisów w księdze do 20-ego dnia miesiąca następnego, pod warunkiem, że prowadzą nie tylko sprzedaż nieudokumentowaną fakturami, ale i sprzedaż bezrachunkową (nieudokumentowaną fakturami, rachunkami).
Ci podatnicy wpisują do księgi zakup towaru chronologicznie razem z innymi dowodami księgowymi, np. po zakończeniu miesiąca.
Pozostali podatnicy są obowiązani wpisać zakup towaru w okresie pomiędzy otrzymaniem towaru a przekazaniem do magazynu, do przerobu (na produkcję) czy do sprzedaży (na półki sklepowe czy do rąk klienta odkupującego ten towar).
Na jakiej podstawie księgujemy zakup towaru" class="system-pagebreak" style="text-align: justify;" />
Zapisu dotyczącego zakupu towaru dokonujemy na podstawie faktury lub rachunku za towar. Czasem zdarza się jednak, że: Opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego przechowywany jest jako dowód zakupu. Łączymy go (np. zszywką, klejem, byle trwale) z nadesłaną następnie fakturą czy rachunkiem. Jeżeli podatnik otrzymał specyfikację dostawcy, to nie trzeba wystawiać opisu otrzymanego materiału lub towaru handlowego, jeżeli specyfikacja taka zawiera ona taką samą treść, jaką powinien zawierać opis otrzymanego towaru czy materiału. W takiej sytuacji ze specyfikacją trzeba postępować dokładnie tak samo, jakby był to szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego (podpis, spięcie z fakturą, księgowania itd.). Jeżeli mimo usilnych starań wystąpi kwotowa różnica pomiędzy kwotą ujętą w opisie (i zaksięgowaną), a kwotą ujętą w fakturze czy rachunku, to różnica taka musi być wpisana do księgi przychodów i rozchodów w dniu otrzymania faktury. Podstawą zapisów jest właśnie ta faktura czy rachunek. Jeżeli różnica wynika z tego, że faktura zawiera dane nieprawidłowe (np. wystawca się pomylił), to i tak należy ująć w księdze różnicę, a następnie po otrzymaniu faktury korygującej czy noty księgowej (odnośnie rachunku) można będzie ująć stosowną zmianę kwoty na podstawie tych właśnie dokumentów – faktury korygującej lub noty korygującej. Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Dotyczy to zarówno faktur, jak i rachunków czy tzw. opisów otrzymanego materiału czy towaru handlowego, a także specyfikacji dostawcy, wykorzystywanych w miejsce opisu. Odnośnie treści tych dowodów księgowych odsyłamy do bazy dowodów księgowych. Warto zwrócić uwagę na fakt, że kupując do handlu lub produkcji czyjeś odpady kupujemy dla siebie materiały lub towary, i ich zakup powinien być potwierdzony na dowodzie zakupu tak, jak w przypadku zakupu „nowych” towarów i materiałów. Kiedy księgujemy zakup towaru" class="system-pagebreak" style="text-align: justify;" />
Zgodnie z rozporządzeniem – z pewnymi wyjątkami – zakup towarów i materiałów należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniejprzed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że trzeba zaksięgować w tej właśnie chwili koszty uzyskania przychodu. Taki wniosek wynika z par.16 ust.3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym „Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.” Zatem można mieć obowiązek ujęcia w księdze zakupu – na podstawie opisu – ale koszty księgujemy na podstawie faktury później. Albo na podstawie opisu, jeżeli z końcem miesiąca okaże się, że faktura nie wpłynęła. Obowiązek wpisania do księgi zakupu towarów oznacza, że podatnik powinien fizycznie wpisać do księgi informację, że otrzymał w dniu …towar wg faktury/rachunku, specyfikacji/opisu nr … z dnia …. . Adnotacja taka może znaleźć się w nowym wierszu księgi (nie podlega wtedy zsumowaniu z kosztami żadna podana tam kwota) albo np. w kolumnie uwagi. Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów metodą kasową ujmują zakup w dacie wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę księgowania kosztu (faktura, rachunek, opis, specyfikacja, pokwitowanie, inny dowód zapłaty itd.). Jeżeli dokument został otrzymany w terminie późniejszym i w księdze znajdują się już wpisy z datą późniejszą, wówczas należy wpisać ten zakup w pozycji bieżącej, podając datę wsteczną, a księga będzie uznawana za rzetelną (bo podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej). Jeżeli będzie to już następny miesiąc, trzeba wpisać fakturę w następnym miesiącu. Jeżeli będzie to już następny rok, wówczas trzeba dopisać fakturę do grudnia i jeszcze raz podsumować rok podatkowy. W razie potrzeby złożyć deklarację korygującą PIT roczną. Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów metoda memoriałową ujmują koszty zakupu danego towaru czy materiału w miesiącu (roku) uzyskania przychodu ze sprzedaży tego towaru czy materiału. Metoda memoriałowa jest znacznie mniej popularna, niż metoda kasowa prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Cudzy materiał" class="system-pagebreak" style="text-align: justify;" />
Nie wymaga zaksięgowania materiał powierzony przez zleceniodawcę. Jeżeli jednak podatnik nie może przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został przez podatnika zakupiony bez udokumentowania. Tak stanowi przepis księgi przychodów i rozchodów. W ocenie autora rozporządzenie nie może nakładać na podatnika dodatkowych obowiązków lub kar, czy wprowadzać domniemań, zatem nie zawsze materiał otrzymany bez dokumentu określającego zleceniodawcę może zostać uznany za materiał zakupiony przez podatnika bez rachunku. Organ powinien udowodnić wykorzystywanie tego rodzaju materiałów do produkcji i dopiero wtedy stwierdzić nierzetelność księgi (z powodu nieodnotowania zakupu materiałów). Jedynie bowiem przepis rangi ustawowej może wprowadzić tego rodzaju zasad określania dochodu czy skutki nieodpowiedniego dokumentowania operacji gospodarczych. Warto jednak zauważyć, że przepis ten dotyczy materiałów, a nie towarów handlowych, czyli przedmiotów przeznaczonych do odsprzedaży. To również może być dobra linia sporu z organem podatkowym. Jak zaksięgować zakup na aukcji internetowej Zakup towaru czy materiału na aukcji internetowej księgujemy dokładnie tak samo, jak każdy inny zakup. Potrzebny jest więc dowód księgowy - faktura, rachunek, czy pokwitowanie lub dowód zapłaty (przelew, wpłata), zawierające określone dane. Może to być również umowa zawierająca pokwitowanie zapłaty. Szczegółową treść wymaganą dla danego rodzaju dowodów księgowych znaleźć można w bazie dowodów księgowych. Sprzedawcy - firmy wystawiają faktury lub rachunki. Trudniej może być w przypadku osób prywatnych - osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. W takim wypadku potrzeba dowodu zapłaty (przelew, wpłata, pokwitowanie przyjęcia gotówki) lub umowy z pokwitowaniem, spełniającego warunki opisane w bazie dowodów księgowych. Do zaksięgowania kosztu nie wystarczy sam wydruk z aukcji, ani też wydruk z aukcji w połączeniu z pokwitowaniem czy dokumentem zapłaty, jeżeli dokument ten nie zawiera informacji wymaganych dla danego dowodu księgowego. Nie chodzi o to bowiem, żeby różne dokumenty w sumie zawierały dane określone w przepisach, ale żeby jeden dokument (dowód księgowy), bez załączników, zawierał wszystkie dane określone dla danego rodzaju dowodu księgowego. Nie ma przy tym możliwości uznania, że wydruk z aukcji jest specyfikacją dostawcy, podlegającą zaksięgowaniu w księdze przychodów i rozchodów. Specyfikacja stanowi bowiem dowód księgowy, jeżeli została otrzymana przed fakturą czy rachunkiem, a w sytuacji, gdy zakup dokonywany jest bez faktury i rachunku (od osoby prywatnej), nie należy wystawiać opisu otrzymanego towaru lub materiału ani też nie można wykorzystywać specyfikacji. Ryczałt ewidencjonowany Podatnicy zryczałtowanego podatku dochodowego (ryczałtowcy) nie mają obowiązku ujmowania w ewidencji przychodu zakupu towarów. Mają jedynie obowiązek posiadać i przechowywać dowodu zakupu towarów. Do udokumentowania zakupu towarów stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!
W takich wypadkach konieczne jest wystawienie tzw. szczegółowego opisu otrzymanego materiału lub towaru handlowego. Szczegółowe informacje na temat treści takiego dowodu księgowego znaleźć można tutaj.
Reklama
Przejrzyj zasięgi serwisu epodatnik.pl od dnia jego uruchomienia. Zobacz profil przeciętnego użytkownika serwisu. Sprawdź szczegółowe dane naszej bazy mailingowej. Poznaj dostępne formy reklamy: display, mailing, artykuły sponsorowane, patronaty, reklama w aktywnych formularzach excel.
O nas
epodatnik.pl to źródło aktualnej i rzetelnej informacji podatkowej. epodatnik.pl to jednak przede wszystkim źródło niezależne. Niezależne w poglądach od aparatu skarbowego, od wymiaru sprawiedliwości, od inwestorów kapitałowych, od prasowego mainstreamu.
Regulamin
Publikacje mają charakter informacyjny. Wydawca dołoży starań, aby informacje prezentowane w serwisie były rzetelne i aktualne. Treści prezentowane w serwisie stanowią wyraz przekonań autorów publikacji, a nie źródło prawa czy urzędowo obowiązujących jego interpretacji.
Siedziba i redakcja: 62-800 Kalisz, ul. Kresowa 4. epodatnik.pl został wpisany do rejestru dzienników i czasopism przez Sąd Okręgowy w Kaliszu pod numerem 359. Redaktor naczelny: Artur M. Brzeziński.
Baza danych osobowych zarejestrowana przez GIODO pod numerem 001827/2012.