Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.131.2020.2.JF
z 8 czerwca 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 lutego 2020 r. (data wpływu 27 lutego 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 lutego 2020 r. (data wpływu 2 marca 2020 r.), oraz pismami z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 6 maja 2020 r.) i z dnia 6 maja 2020 r. (data wpływu 6 maja 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 21 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.131.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 21 kwietnia 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Kontrahentów w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu przesłanych do Spółki w formie elektronicznej i w takiej formie przechowywanych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 27 lutego 2020 r. (data wpływu 2 marca 2020 r.), oraz pismami z dnia 30 kwietnia 2020 r. i z dnia 6 maja 2020 r. w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 21 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.131.2020.1.PRM (skutecznie doręczonym w dniu 21 kwietnia 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Kontrahentów w formie papierowej a następnie po ich zdigitalizowaniu przesłanych do Spółki w formie elektronicznej i w takiej formie przechowywanych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. dystrybucją produktów leczniczych, wyrobów medycznych oraz środków ochrony roślin. Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp., w wersji papierowej (dalej łącznie zwane: dokumentami księgowymi), Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie części dokumentów księgowych wyłącznie
w systemie elektronicznym.

Na chwilę obecną jest to program (…), którego funkcjonalność opisana jest poniżej. W przyszłości Spółka może wdrożyć inny program, ale jego funkcjonalność nie ulegnie żadnych istotnym zmianom (dalej: System).

W formie papierowej będą w szczególności przechowywane faktury VAT związane z podróżami służbowymi współpracowników Spółki, będą podlegać rozliczeniu przy wykorzystaniu odrębnego systemu zarządzania wydatkami tego rodzaju (system (…)). W dłuższej perspektywie, po wdrożeniu zmian w systemie komputerowym także te dokumenty będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Tym samym, Spółka podkreśla, że w stanie faktycznym będącym podstawą wydawania wniosku należy stwierdzić, że Spółka część dokumentów będzie archiwizowała w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, tj. wyłącznie w Systemie. Jednocześnie, przedmiotem zapytania jest wyłącznie kwestia faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

W odniesieniu do tych faktur, wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej.

Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji, Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. W przypadku użycia systemu, wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego.

Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób, który umożliwiał będzie dostęp do tych dokumentów zgodnie z przepisami podatkowymi.

System przechowywać będzie dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

1. każdy dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
2. pliki zawierające dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
3. po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,
4. każdy z użytkowników systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,
5. baza danych zawierająca dane o elektronicznych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.
   
   

Dokumenty księgowe w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie), tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF.

System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Dla usprawnienia kontaktów z Kontrahentami Spółka zamierza wprowadzić również rozwiązanie, w ramach którego dokumenty księgowe wystawione będą przez Kontrahentów w formie papierowej, ale będą przez nich przesyłane i odbierane przez Spółkę w formie np. PDF, JPG, GIF, TIFF. W przypadku tym Spółka wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Kontrahentów. Tym samym, Kontrahent będzie wystawiał fakturę w formie papierowej. Następnie faktura będzie digitalizowana, np. skanowana lub fotografowana do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i wysyłana pocztą elektroniczną (e-mail).

Spółka pragnie podkreślić, że w odniesieniu do faktur, które objęte są przedmiotem zapytania, otrzymane dokumenty księgowe w formie elektronicznej nie będą dodatkowo otrzymywane w formie papierowej od Kontrahentów, tj. ww. dokumenty księgowe w formie papierowej nie zostaną wprowadzone do obrotu. Faktury wystawione przez Kontrahentów w formie elektronicznej będą przechowywane w Spółce wyłącznie w tej formie.

Zakupione towary i usługi udokumentowane w szczególności fakturami oraz fakturami korygującymi będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Spółka planuje udzielić wybranym dostawcom krajowym i zagranicznym zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Faktury będą przesyłane na wskazany przez Spółkę adres mailowy. Jednocześnie, w celu zagwarantowania nadzoru i możliwości zarządzenia procesem zakupów, jak też w celu zapewnienia odpowiedniej kontroli biznesowej, która gwarantować ma wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) a wystawianą fakturą Spółka wdrożyła i stosuje procedury zakupowe, które implementowane zostały w oparciu o system komputerowy. Założeniem wdrożonych procedur jest uzyskanie potwierdzenia, że każda otrzymana faktura lub faktura korygująca podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem zakupowym. Stosowana przez Spółkę procedura w szczególności ma zapewniać, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi.

Dla celów usystematyzowania procedury zakupów oraz uwzględniania jej specyfiki istnieją odrębne wewnętrzne procesy dotyczące:

1. Zakupu towarów i usług dla celów dystrybucji (dalszej odprzedaży) oraz
2. Zakupu towarów i usług pozostałych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej.
   
   

Poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe informacje dotyczące powyższych procesów:

Ad A Zakup towarów i usług dla celów dystrybucji (dalszej odprzedaży)

A.l. System wykorzystywany w systemie zakupów

Podstawowe znaczenie dla określenia procesów kontroli biznesowej, mających gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) jest wykorzystanie profesjonalnego programu komputerowego.

Program ten dostosowany został dla potrzeb biznesowych Grupy, do której Wnioskodawca należy. Założeniem wdrożenia tego programu było co do zasady z jednej strony uwzględnienie specyfiki działalności Grupy (produkcja i dystrybucja produktów leczniczych, środków ochrony roślin, wyrobów medycznych, etc.), a z drugiej strony zapewnienie możliwości korzystania ze wspólnej platformy logistyczno-księgowej przez wszystkie podmioty w procesie dystrybucji (producent, dystrybutor).

Tym samym, większość procesów i dokumentów generowana jest przy użyciu profesjonalnego programu, który zapewnia zgodność, prawidłowość oraz sprawdzalność (możliwość weryfikacji) danych logistycznych oraz finansowych.

A.2. Kluczowe dokumenty i proces wykorzystywany w systemie zakupów

Poniżej Spółka przedstawia opis podstawowych dokumentów oraz procesów w procedurze zakupu towarów i usług dla celów dalszej dystrybucji.

• Plany zapotrzebowania na towary nabywane przez Wnioskodawcę w celu dalszej odprzedaży
  
  
  

W celu odpowiedniego zaplanowania procesu produkcji oraz późniejszych dostaw Spółka ustala długoterminowy plan zapotrzebowania, który obowiązuje na chwilę obecną 36 miesięcy do przodu (w przypadku środków ochrony roślin) i na 24 miesiące do przodu (w przypadku produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych).

Plany te są następnie uszczegółowiane rocznymi planami zakupowymi. Modyfikacje mogą być spowodowane zwiększonym lub zmniejszonym poziomem zapotrzebowania na produkty danego typu, wycofaniem określonym produktów z rynku, zmianą koniunktury gospodarczej, etc.

• Zamówienie na określoną dostawę towarów składane przez Wnioskodawcę
  
  
  

W celu nabycia określonej partii towarów w trakcie danego roku Wnioskodawca weryfikuje w systemie komputerowym dane dotyczące:

• Numeru produktu,
  

• Przyporządkowania produktu do magazynu,
  

• Cenę zakupu.
  
  
  

Na podstawie weryfikacji tych danych składane jest zamówienie do dostawcy. Zamówienie to składane jest producentowi lub dystrybutorowi danego rodzaju towarów. Zamówienie zawiera wszystkie dane istotne dla celów dokonywanej dostawy, tj. w szczególności:

• Informacje identyfikujące nabywany towarów (nazwa, numer produktu w systemie, wielkość opakowania, etc.);
  

• Cena jednostkową nabycia towaru;
  

• Cenę łączną nabycia towaru;
  

• Termin dostawy;
  

• Miejsce dostawy.
  
  
  

Na chwilę obecną poza uzasadnionymi przypadkami składane zamówienie nie może być modyfikowane w okresie do 3 miesięcy przed planowaną dostawą. Każde zamówienie otrzymuje swój indywidualny numer, który potem umożliwia powiązanie zamówienia z fakturą, dokumentem dostawy, dokumentem otrzymania towarów, dokumentami przewozowymi.

• Dokument dostawy (delivery document),
  
  
  

Po wprowadzeniu potwierdzenia zamówienia przez dostawcę w systemie generowany jest dokument dostawy (ten dokument nie jest obligatoryjny we wszystkich procesach dostaw, np. nie znajduje zastosowania w procesie zakupu produktów leczniczych weterynaryjnych).

Dokument dostawy przesyłany jest drogą elektroniczną na kilka dni przed planowaną dostawą do osób odpowiedzialnych u Wnioskodawcy za logistykę oraz planowanie zakupów. Na podstawie analizy tego dokumentu dokonywana jest weryfikacja zgodności planowanej dostawy ze złożonym zamówieniem (ilość towarów, cena jednostkowa, cena sumaryczna, zgodność towarów z zamówieniem, etc).

• Dokument otrzymania towarów (dokument PZ)
  
  
  

Otrzymanie towarów przez Spółkę jest potwierdzone dokumentem otrzymania towarów (PZ), który określa w szczególności numer zamówienia (PO), dane kontrahenta (sprzedawcy), ilość, nazwę i kod mdrs produktu (indywidualny numer produktu nabywanego przez Spółkę). W przypadku, gdy dostawa towarów jest dokonana bezpośrednio do magazynu klienta lub do magazynu (zakładu produkcyjnego), gdzie dokonywane jest konfekcjonowanie produktów nabytych przez Spółkę, Spółka otrzymuje dokument PZ od klienta.

• Dokument przewozowy CMR oraz ADR
  
  
  

W przypadku zakupu towarów dokumentem, który dokumentuje faktyczne nabycie określonej partii towarów jest dokument przewozowy CMR.

Ponadto w przypadku przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (środki ochrony roślin) każdemu przewozowi podlegającemu przepisom ADR powinny towarzyszyć dokumenty zgodnie z odpowiednimi wymaganiami działu 5.4 Umowy europejskiej dotyczącej międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (dalej: Umowa ADR).

Dokument (dokumenty) przewozowy zgodnie z przepisami 5.4.1.1.1 Umowy ADR powinien zawierać następujące informacje dotyczące każdej substancji, materiału lub przedmiotu niebezpiecznego przeznaczonego do przewozu:

• numer UN, poprzedzony literami „UN”:
  

• prawidłową nazwę przewozową uzupełnioną, a w przypadku gdy jest to wymagane, nazwą techniczną;
  

• numery wzorów nalepek;
  

• grupę pakowania;
  

• liczbę i określenie sztuk przesyłki;
  

• całkowitą ilość towarów niebezpiecznych mających odrębny numer UN; nazwę i adres nadawcy;
  

• nazwę i adres odbiorcy (odbiorców), etc.
  
  
  

• Faktura sprzedaży VAT
  
  
  

Ostatecznym potwierdzeniem nabycia towarów jest faktura wystawiona przez sprzedawcę towarów. Dane na fakturze sprzedaży (w szczególności dane nabywcy, ilość, rodzaj, nazwa wydawanych towarów, data sprzedaży, termin płatności) powinny być zgodne z powyżej określonymi dokumentami.

W sytuacji, gdyby nastąpiła niezgodność pomiędzy wystawianą fakturą, zamówieniem, faktycznie dostarczonymi towarami, etc. kontrahenci w celu prawidłowego zobrazowania przebiegu transakcji zobowiązani są do wystawienia faktur korygujących.

• Dodatkowe dokumenty dotyczące towarów konfekcjonowanych (produkcji na zlecenie)
  
  
  

W przypadku, gdy Spółka zleca konfekcjonowanie produktów przeznaczonych do sprzedaży z uwagi na współpracę z zewnętrznym dostawcą usług procedura zakupowa i związana z nią dokumentacja jest odpowiednio zmodyfikowana w celu uwzględnienia specyfiki tego procesu. W tym bowiem przypadku istotne to, że zewnętrzny usługodawca w celu odpowiedniego procesowania towarów (np. przepakowanie, konfekcjonowanie do mniejszych opakowań) przyjmuje do swojego magazynu towary będące własnością Spółki i następnie dokonuje ich przetworzenia zgodnie ze zleceniem od Spółki. W konsekwencji, konieczne jest:

• Odpowiednie zaplanowanie produkcji - ustalenia w tym zakresie potwierdzone zostają w planie produkcji;
  

• Uzyskanie od zewnętrznego usługodawcy cennika usług konfekcji;
  

• Skonkretyzowanie zlecenia poprzez wystawienie konkretnego zlecenia produkcyjnego;
  

• Przedstawienie przez zewnętrznego usługodawcę dokumentu rozliczenia produkcji.
  
  
  

Ad B Zakup towarów i usług pozostałych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej

B.l. System wykorzystywany w systemie zakupów

Analogicznie jak w przypadku zakupów towarów dla celów produkcji jednym z elementów, które mają gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) jest wykorzystanie w procedurze zakupowej programu.

B.2. Kluczowe dokumenty i proces wykorzystywany w systemie zakupów

• Dokument zapotrzebowania
  
  
  

Standardowym działaniem związanym z dokumentowaniem procesu zakupu jest przygotowanie dokumentu zapotrzebowania. Dokument ten jest sformalizowanym dokumentem elektronicznym określonym w procedurze zakupu, który stosowany we wszystkich uzasadnionych gospodarczo przypadkach.

Brak zastosowania tego dokumentu odnosi się do sytuacji, gdzie zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu jest dokonane na podstawie innych dokumentów (np. procedury rozliczania kosztów służbowych) lub specyfiką procesu rozliczeń (np. rozliczenia z lekarzami dokumentowane lub weryfikowane są za pomocą dodatkowych procedur, gdzie odpowiednio analizowana jest zgodność rozliczeń z przepisami obowiązującego powszechnie prawa oraz dokumentowana jest wysokość rozliczeń, incydentalnym zakupem usług lub towarów o niewielkiej wartości, np. usługi gastronomiczne o małej wartości).

Dokument zapotrzebowania zawiera wszystkie istotne informacje, które pozwalają na zindywidualizowania przedmiotu nabywanego świadczenia. W szczególności, zawiera:

• Opis nabywanych usług i towarów (wraz z właściwym symbolem Klasyfikacji Środków Trwałych);
  

• Informacje identyfikujące dostawcę;
  

• Określenie ceny nabywanych towarów i usług;
  

• Warunki i terminy płatności;
  

• Potwierdzenie zgodności zakupu z innymi niż procedura zakupowa procedurami obowiązującymi w spółce (np. Polityka samochodowa, procedura korzystania ze sprzętu komputerowego i transferu danych);
  

• Do dokumentu zapotrzebowania załączone są zwykle dokumenty handlowe, np. umowa, oferta, etc.
  
  
  

W konsekwencji, dokument zapotrzebowania służy zapewnieniu:

• Możliwości właściwego udokumentowania procesu zakupu;
  

• Możliwości weryfikacji dokumentów pod względem merytorycznym (czy przedmiot świadczenia został wykonany w sposób właściwy) oraz formalno-prawnym. W szczególności, dokumentacja elektroniczna umożliwia zweryfikowanie czy towary będące przedmiotem świadczenia zostały otrzymane (weryfikacja oraz uzgodnienie na odpowiednich kontach księgowych) lub czy usługi zostały wykonane;
  

• Zapewnieniu odpowiedniej archiwizacji procesu;
  

• Zapewnieniu właściwej ścieżki audytu.
  
  
  

Reasumując, korzystanie przez Spółkę z dokumentu zapotrzebowania umożliwia usystematyzowanie procesu rozliczeń oraz identyfikację osób odpowiedzialnych za określone etapy procesu zakupu oraz poprzez rozdział funkcji umożliwia wdrożenie określonych procedur kontroli.

Do osób zaangażowanych w proces zakupu należy:

• Osoba zlecająca zakup - Zlecający odpowiedzialny jest za szczegółowe określenie zapotrzebowania, biznesowe uzasadnienie dokonania zakupu, dostarczenie pełnej specyfikacji dotyczącej przedmiotu zakupu (w szczególności w zakresie usług) oraz informacji o przyznanych/dostępnych zasobach finansowych, sprawdzenie zgodności treści zamówienia z innymi procedurami (Polityka samochodowa, Procedura dotycząca korzystania z telefonów, sprzętu komputerowego urządzeń do transferu danych i in.) współpraca merytoryczna w procesie wyboru dostawcy i tworzenia umów z dostawcami oraz realizacji zamówień, potwierdzenie Składającemu Zamówienie prawidłowej realizacji zamówienia usług (dostawy towaru) lub zgłoszenie ewentualnych niezgodności w stosunku do wystawionego zamówienia i dalsze wspólne z pracownikiem Działu Zakupów wyjaśnienie zaistniałych niezgodności, dostarczenie do Działu Księgowości dokumentacji związanej z potwierdzeniem realizacji zamówienia. Osoba zlecająca zakup ponosi odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurami Spółki.
  

• Składający zamówienie - wprowadzenie kompletnego zamówienia do systemu komputerowego, sprawdzenie statusu dokumentów wymaganych innymi procedurami, zdefiniowanie osób akceptujących zamówienie, rejestracja potwierdzenia dostarczenia środka trwałego w systemie komputerowym (rejestracja ta może nastąpić przez inną z wymienionych w treści wniosku osób, jeżeli uzasadnione to jest względami merytorycznymi, np. rejestracja komputerów może być dokonywana przez dział IT), monitoring statusu zamówień (monitowanie o akceptację, informowanie Zlecającego);
  

• Akceptujący zamówienia - odpowiedzialny za akceptację zamówienia pod względem merytorycznym (zasadność zapotrzebowania) i formalnym (akceptacja dostępnych środków, zgodność z procedurami). Osoba akceptująca zamówienie ponosi odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurami Spółki.
  

• Pracownik Działu Zakupów - przeprowadzenie procesu wyboru dostawcy, realizacja zakupu przy możliwie najniższym koszcie ekonomicznym i zachowaniu odpowiedniego poziomu jakościowego, negocjowanie warunków zakupu z dostawcą, utworzenie i wysłanie zamówienia zewnętrznego w systemie (…) na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania, prowadzenie korespondencji handlowej dotyczącej postępowania ofertowego, prowadzenie negocjacji z potencjalnymi Dostawcami, koordynacja procesu wyboru dostawcy tak, aby został przeprowadzony zgodnie z procedurami, sporządzanie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej wyboru dostawcy zgodnie z odpowiednimi zasadami. Pracownik Działu Zakupów ponosi odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurą zakupu. Tym samym, działania Pracownika Działu Zakupów mają zastosowanie do wszystkich procesów akwizycji, a wyjątkiem w tym zakresie mogą być wyłącznie standardowe, mało złożone lub niematerialne kwotowo zakupy;
  

• Akceptujący w Dziale Zakupów - sprawdzenie prawidłowości procesu zakupowego zgodnie z niniejszą Procedurą. Analogicznie, jak w przypadku Pracownika Działu Zakupów, działania Akceptującego w Dziale Zakupów mają zastosowanie do wszystkich procesów akwizycji a wyjątkiem w tym zakresie mogą być wyłącznie standardowe, mało złożone lub niematerialne kwotowo zakupy;
  

• Dział Księgowości - weryfikacja formalno-rachunkowa faktur. Uruchamianie i zwalnianie zasadnych płatności za dostarczone towary/usługi. Zbieranie dokumentacji do celów podatkowych i audytowych;
  

• Dział (…) - archiwizacja umów, testowa weryfikacja dokumentacji procesu zakupowego.
  
  
  

Należy podkreślić, że kontrola procesów zakupowych następuje także w odniesieniu do zakupów, które nie są objęte ww. ogólną procedurą zakupów i stosowane są w odniesieniu do nich odpowiednie, szczegółowe procedury, np. procedura rozliczania kosztów podróży, procedury aktywności marketingowych. Ich wspólnym celem jest zapewnienie odpowiedniej ścieżki audytu (weryfikacji) procesu nabycia towarów lub usług. Korzystanie z tych procedur związane jest ze stosowaniem odpowiednich dokumentów, które potwierdzają proces zakupu, np. dokument rozliczenia kosztów podróży, dokumentacja procesu nabycia usług marketingowych. Tym samym, w każdym obszarze zakupów Spółka podejmuje działania, których celem jest zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą i pozostałymi dokumentami towarzyszącymi.

W tym celu dla dokumentowania nabyć od kontrahentów dokonujących towarów i usług pozostałych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej Spółka korzysta także z dokumentów analogicznych do dokumentów używanych w przypadku nabycia towarów i usług dla celów dystrybucji (dalszej odprzedaży):

• Dokument otrzymania towarów (dokument PZ) - gdy towary są przyjmowane do magazynu Spółki;
  

• Dokument przewozowy CMR oraz ADR;
  

• Faktura VAT (faktura korygująca).
  
  
  

Należy podkreślić, że oprócz podjęcia opisanych powyżej środków mających na celu zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej, która ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów, Spółka wdrożyła też odpowiednie procedury bezpieczeństwa związane z realizacją procesu sprzedaży i wystawiania faktur.

W szczególności, dostęp do opisanego powyżej modułu zakupu systemu komputerowego mają ściśle określone osoby, którym przypisany jest indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby, dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu. Jednocześnie, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby komputery zabezpieczone są hasłem, które musi być podawane przy logowaniu do systemu. Jednocześnie, system automatycznie blokuje dostęp i wymusza konieczność wprowadzenia hasła w przypadku, gdy komputer nie jest używany przez określony czas (np. w przypadku, gdy pracownik nie używa komputera przez 5 min blokowany jest dostęp).

Spółka pragnie podkreślić, że wdrożona przez Spółkę procedura związana z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwia śledzenie drogi (historii) „nabycia produktu” od konkretnego nabywcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, jak i poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur dokumentujących transakcję. Opisany schemat postępowania gwarantuje też w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym. Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej przechowywane są przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Tym niemniej, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”.

Natomiast, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2018 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako: „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF wskazał: „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 maja 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, oznacza natomiast, że: „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Jednocześnie, na potrzeby podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Analizując powyższe definicje i zestawiając je z brzmieniem regulacji ustawy o VAT należy zauważyć, że warunkiem niezbędnym dla umożliwienia fakturowania w formie elektronicznej (zapewnienie odpowiednich kontroli biznesowych, która ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług) jest:

1. Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej - wdrożona procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
2. Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu) - w celu wystawiania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie.
3. Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu - ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.
   
   

Zdaniem Spółki, nie powinno ulegać wątpliwości, że określone powyżej przesłanki są spełnione w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego.

Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska w odniesieniu do powyższych punktów:

1. Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej
   
   

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wdrażana procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania, np. poprzez jest dopasowywanie dokumentów uzupełniających.

Biorąc pod uwagę przedmiotowy stan faktyczny, zdaniem Spółki, powyższe wymogi zostały spełnione.

Wynikiem wdrożonej procedury bowiem jest zapewnienie, że faktura zakupu (faktura korygująca) podlega sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami generowanymi przez Spółkę.

Stosowana przez Spółkę procedura w szczególności zapewnia, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy wystawioną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi, tj.: w szczególności:

• Plany zapotrzebowania na towary nabywane przez Wnioskodawcę w celu dalszej odprzedaży,
  

• Zamówienie na określoną dostawę towarów składane przez Wnioskodawcę,
  

• Dokument dostawy,
  

• Dokument otrzymania towarów (dokument PZ),
  

• Dokument przewozowy CMR oraz ADR,
  

• Dodatkowe dokumenty dotyczące towarów konfekcjonowanych (produkcji na zlecenie),
  

• Dokument zapotrzebowania,
  

• Potwierdzenie przelewu.
  
  
  

2. Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu)
   
   

W celu umożliwienia rozliczenia podatku VAT wynikającego z faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie.

Zdaniem Spółki, w przedmiotowym stanie faktycznym nie ulega wątpliwości, że także ta przesłanka jest spełniona. Wdrożona przez Spółkę procedura bowiem związana z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwia śledzenie drogi (historii) „nabycia produktu” od konkretnego dostawcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, jak i poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur zakupu dokumentujących transakcję.

Opisany schemat postępowania gwarantuje też w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym lub w odniesieniu do wybranych dokumentów zewnętrznych w formie papierowej. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej, jak i elektronicznej przechowywane są przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Jednocześnie, właściwa dokumentacja przebiegu transakcji zapewniona jest także dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur bezpieczeństwa związanych z realizacją procesu sprzedaży i wystawiania faktur. W szczególności, dostęp do opisanego powyżej modułu sprzedaży systemu (…) mają ściśle określone osoby, którym przypisany jest indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby, dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu.

Dodatkowo, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby komputery zabezpieczone są hasłem, które musi być podawane przy logowaniu do systemu. Ponadto, system automatycznie blokuje dostęp i wymusza konieczność wprowadzenia hasła w przypadku, gdy komputer nie jest używany przez określony czas (np. w przypadku, gdy pracownik nie używa komputera przez 5 minut blokowany jest dostęp).

3. Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu
   
   

Ścieżkę audytu można uznać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Zdaniem Spółki, w przedmiotowym przypadku ta przesłanka także jest spełniona. Przede wszystkim dokumenty opisane w stanie faktycznym w sposób jednoznaczny pozwalają określić przebieg transakcji gospodarczej począwszy od najbardziej ogólnych zarysów (np. ogólny plan zamówień Wnioskodawcy), przechodząc do bardziej szczegółowych ustaleń (składanie i potwierdzenie zamówień w trakcie współpracy, potwierdzenie odbioru towaru, etc).

Dodatkowo, istotnym elementem wdrożonej procedury jest możliwość potwierdzenia przebiegu transakcji nie tylko w oparciu o dokumenty wewnętrzne, lecz także dokumenty otrzymane (potwierdzone) przez kontrahenta oraz osoby trzecie (np. firma transportowa, bank w przypadku potwierdzenia przelewu).

Tym samym, w ocenie Spółki, mając na uwadze przedmiotowy stan faktyczny oraz powyższe uzasadnienie Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje bowiem otrzymane w formie elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Spółki.

Co do zasady, kontrahenci Spółki przesyłają bowiem faktury elektroniczne na dedykowany adres e-mail Spółki. Po przesłaniu danej faktury na adres e-mail, wyznaczeni pracownicy Spółki dokonują weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta.

Należy wskazać również, że system zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Spółka. Dostęp do systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo-księgowych.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Tym samym, Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych.

W ocenie Spółki, zapewnia ona także integralność treści dokumentów zakupowych.

Dokumenty zakupowe, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają co do zasady format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści.

W efekcie, z uwagi na przechowywanie faktur które wpłynęły do Spółki jako dokumenty elektroniczne w nieedytowalnym formacie PDF, Spółka nie ma możliwości modyfikowania ich treści.

Zdaniem Spółki, zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność faktury weryfikowana jest przez wyznaczonego pracownika Spółki w momencie otrzymania faktury przez Spółkę.

Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, wdrożona procedura przez Wnioskodawcę spełnia zatem warunek dotyczący faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółkę rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupu potwierdzają również interpretacje indywidualne organów podatkowych, m.in.:

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 kwietnia 2019 r. nr 0112- KDIL1-3.4012.51.2019.l.AP, w której poniższe stanowisko wnioskodawcy uznano za prawidłowe:
  
  
  

„Ad c) Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że - zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków.

Jednocześnie, definicje pojęć „autentyczność pochodzenia” oraz „integralność treści” zostały zawarte w art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. (...)

Jednocześnie, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”. (...)

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (...)

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje on bowiem Faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku Faktur elektronicznych każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana Faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Wnioskodawcy. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, weryfikacja ta częściowo jest zautomatyzowana, a częściowo odbywa się ręcznie.

Co do zasady, kontrahenci Wnioskodawcy przesyłają bowiem Faktury elektroniczne na Dedykowany adres e-mail. Jednocześnie elektroniczne Faktury przesyłane są z określonego, wybranego przez kontrahenta do tego celu adresu poczty elektronicznej. Takie właśnie, wskazane przez kontrahentów adresy e-mail, identyfikowane są w systemie (…) Wnioskodawcy jako należące do określonych kontrahentów. Po przesłaniu danej Faktury na Dedykowany adres e-mail, o ile została ona wysłana z adresu e-mail zidentyfikowanego w systemie (…)jako należący do określonego kontrahenta, Faktura przekazywana jest automatycznie do Systemu (do tzw. poczekalni). Jeśli natomiast dana Faktura przesłana została przez kontrahenta z adresu poczty elektronicznej, który nie został uprzednio zakomunikowany Wnioskodawcy jako przeznaczony do przekazywania Dokumentów zakupowych i nie został zidentyfikowany w systemie (…) (a więc (…) nie rozpoznaje go jako przypisanego do określonego kontrahenta i od niego pochodzącego), wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy (pracownicy działu finansowego) dokonują ręcznej weryfikacji pochodzenia danej Faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w tym zakresie, Faktura przekazywana jest do e-biegu (do tzw. poczekalni).

Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Wnioskodawca. Dostęp do Systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo -księgowych. Dostęp do Systemu jest również zabezpieczony hasłem.

Faktury papierowe wpływające do Wnioskodawcy podlegają natomiast ręcznej kontroli, dokonywanej przez pracowników działu księgowości, co do ich poprawności formalno-merytorycznej, w tym weryfikacji danych kontrahenta uwidocznionych na każdym dokumencie oraz powiązania Dokumentu zakupowego z zamówieniami składanymi przez Wnioskodawcę (zawartymi przez niego umowami). Powyższe pozwala na weryfikację autentyczności każdego Dokumentu zakupowego otrzymywanego przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Wnioskodawca każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymał Fakturę papierową bądź Fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Wnioskodawca zapewnia zatem autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści Dokumentów zakupowych.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są bowiem skanowane, wprowadzane do Systemu i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również Dokumenty zakupowe, które Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści.

W efekcie, z uwagi na przechowywanie Faktur - zarówno tych, które wpłynęły do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które dostarczono mu w formie papierowej – w nieedytowalnym formacie PDF, Wnioskodawca nie ma możliwości modyfikowania ich treści.

Podkreślenia wymaga, że zmiana formatu pliku, w tym zmiana sposobu przechowywania Dokumentu księgowego z formy papierowej na elektroniczną, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi. Zeskanowanie faktury papierowej i zapisanie jej w formacie PDF w żaden sposób nie zmienia bowiem jej treści.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, bez znaczenia dla integralności treści Faktury pozostaje również umieszczanie na niej unikalnego kodu kreskowego, gdyż przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać Faktura, tj. danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Umieszczenie (naklejenie) na Fakturze kodu kreskowego w żaden sposób nie ingeruje w treść danych, o których mowa w powyższym przepisie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia On czytelność Faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność elektronicznego obrazu każdej Faktury weryfikowana jest przez pracownika działu księgowości w toku wprowadzania danego dokumentu do e-obiegu. Wnioskodawca zapewnia czytelność Faktur również poprzez używanie skanera o odpowiednich parametrach technicznych, gwarantującego wysoką jakość obrazu skanowanych Faktur, otrzymanych uprzednio w formie papierowej.

W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania Faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur. (...)

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.”

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 sierpnia 2019 r. nr 0115- KDIT1-3.4012.403.2019.1.AP:
  
  
  

„Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4 - autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika. (...)

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym. Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  

• łatwe ich odszukanie
  

• bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
  
  
  

Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także będzie umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 maja 2019 r. nr 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT:
  
  
  

„W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.”(...)

We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: „System Zarządzania Dokumentacją”, „SZD”). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.

Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów, na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF.

SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób:

• trwały,
  

• zapewniający ich czytelność,
  

• zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,
  

• zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).
  
  

Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy. Dokumenty można wyszukiwać również za pomocą systemu księgowego, który ma połączenie z SZD.

Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego.

Jednocześnie wskazano, że sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy (dostawcy) faktur.

Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Kontrola ta obejmuje przede wszystkim obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak NIP czy VAT-UE.

Analogiczne zasady zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury.

Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie.

Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę.

Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. (...)

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej i elektronicznej faktury (faktury korygujące i duplikaty faktur) dokumentujące zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej. W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 lipca 2014 r. nr IPTPP2/443-335/14-2/AW:
  
  
  

„Elektroniczny obieg faktur odbywać się będzie za pomocą systemu (…). System ten zapewnia integralność danych oraz ich łatwy obieg. Wersja systemu (…) (...) pozwala na zarządzanie procesem przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wyłącznie upoważnieni przez Wnioskodawcę pracownicy będą posiadali dostęp do systemu (…)i tylko uprawnieni pracownicy będą mogli wprowadzać dane do systemu, dzięki którym będzie dochodziło do automatycznego generowania faktur. Ograniczony dostęp pracowników oraz sama kontrola dostępu pozwolą na wystawianie faktur zgodnie z uprawnieniami, jednocześnie uniemożliwiając dokonanie niepodlegającej kontroli nieuprawnionej zmiany w jakimkolwiek dokumencie sprzedaży (...). Faktury przesyłane będą w takim formacie, w jakim były wygenerowane przez system (…), czyli format PDF. Format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. (...) Planowana przez Wnioskodawcę metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniała warunki autentyczności, integralność oraz czytelności faktur.”

• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 lipca 2015 r. nr IPPP1/443-179/12/15-10/S/PR/EK:
  
  
  

„Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (...). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie (...) Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www., do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy (...). Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (...) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (...) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur.”

• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r. nr 1061-IPTPP3.4512.278.2016.2.MK:
  
  
  

„Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

Podsumowując, zdaniem Spółki, opisana przez Spółkę procedura dokumentowania procesu zakupów oraz rozliczania faktur zakupu w formie elektronicznej zgodna jest z przepisami art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, a w szczególności w wyniku wdrożenia opisanej procedury można uznać, że została zapewniona przez Spółkę odpowiednia kontrola biznesowa, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług.

Tym samym, zdaniem Spółki, w przedmiotowym przypadku zapewnia:

1. integralność treści faktur,
2. autentyczność pochodzenia faktur, oraz
3. czytelność treści faktur.
   
   

Spółka podkreśla, że w stanie faktycznym będącym podstawą wydawania wniosku należy stwierdzić, że Spółka część dokumentów będzie archiwizowała w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, tj. wyłącznie w Systemie.

Jednocześnie, przedmiotem zapytania jest wyłącznie kwestia faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej. W odniesieniu do tych faktur, wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej.

Co do zasady, faktury mogą być przechowywane zarówno na serwerach w Polsce, jak i serwerach znajdujących się poza terytorium kraju, tj. przykładowo w innym kraju UE.

Spółka uprzejmie informuje, że System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Mając powyższe na uwadze w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej na serwerach poza terytorium kraju, Spółka i zapewni również dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W przypadku, faktur które zostaną wystawione w formie papierowej przez Kontrahentów a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

W przedmiotowym przypadku sporządzanie faktur w formie papierowej przez Kontrahentów, a następnie zdigitalizowanie ich np. skanowanie lub fotografowanie do pliku PDF, JPG, GIF, TIFF i przesłane do Spółki w formie elektronicznej w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT nie ma również sam sposób archiwizacji otrzymanych od Kontrahentów faktur, tj. np. przechowywanie ich wyłącznie w postaci otrzymanego pliku elektronicznego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przesyłane oraz przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, należy podkreślić że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formie elektronicznej w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zdaniem Spółki prawo do odliczenia VAT jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF, stanowiących załącznik do przesłanego przez Kontrahenta e-mail jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:

1. Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 stycznia 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT: „Warunkiem do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług związanych z usługami świadczonymi poza terytorium kraju, jest to, aby - hipotetycznie - w przypadku wykonywania tych samych usług w kraju, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady zatem, usługi świadczone poza terytorium kraju powinny mieć charakter sprzedaży opodatkowanej. Przepisy wymagają ponadto, aby podatnik miał dokumenty, z których wynikać będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności. Ponadto co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Odnosząc się do kwestii objętej zakresem postawionego we wniosku pytania należy zauważyć, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wynika z okoliczności sprawy, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Mając zatem na uwadze powyższe uznać należy, że faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w nich, bowiem - jak wskazał Zainteresowany - nabyte towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym VAT na terytorium Polski lub opodatkowanym poza terytorium kraju, wykonywanym przez Wnioskodawcę, tj. czynnościom, w odniesieniu do których Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”
2. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 lutego 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.945.2016.2.EJu: „Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach, które Wnioskodawca otrzymał lub będzie otrzymywał drogą elektroniczną poprzez przesłanie mailowo w formie skanu lub fotografii. Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług. Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Jak wynika z wniosku Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji gdy Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej to przysługuje (będzie przysługiwało) mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach, których dotyczy jego zapytanie, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.”
3. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa: „Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.”
4. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 czerwca 2014 r., sygn. ITPP3/443-173/14/MD: „Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-maila jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.”
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
   
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   
   

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
  

• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  
  
  

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie części dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym. Przedmiotem zapytania jest wyłącznie kwestia faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej. W odniesieniu do tych faktur, wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej. Spółka będzie dokonywać kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Dokumenty księgowe w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w czytelnym formacie. System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Kontrahent będzie wystawiał fakturę w formie papierowej, następnie faktura będzie digitalizowana do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i wysyłana pocztą elektroniczną (e-mail) przez Spółkę w ww. formie. Spółka wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Kontrahentów. Faktury wystawione przez Kontrahentów w formie elektronicznej będą przechowywane w Spółce wyłącznie w tej formie. W celu zagwarantowania nadzoru i możliwości zarządzenia procesem zakupów, jak też w celu zapewnienia odpowiedniej kontroli biznesowej, która gwarantować ma wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) a wystawianą fakturą Spółka wdrożyła i stosuje procedury zakupowe, których założeniem jest uzyskanie potwierdzenia, że każda otrzymana faktura lub faktura korygująca podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym, i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem zakupowym. W celu zaplanowania procesu produkcji oraz późniejszych dostaw Spółka ustala długoterminowy plan zapotrzebowania, który obowiązuje 36 miesięcy do przodu (środki ochrony roślin) i na 24 miesiące do przodu (produkty lecznicze oraz wyroby medyczne). Plany te są uszczegółowiane rocznymi planami zakupowymi. Następnie składane jest zamówienie do dostawcy (producentowi lub dystrybutorowi). Zamówienie nie może być modyfikowane w okresie do 3 miesięcy przed planowaną dostawą. Po wprowadzeniu potwierdzenia zamówienia przez dostawcę generowany jest dokument dostawy, który jest przesyłany przed planowaną dostawą. Na podstawie tego dokumentu dokonywana jest weryfikacja zgodności dostawy z zamówieniem. Otrzymanie towarów przez Spółkę jest potwierdzone dokumentem otrzymania towarów (PZ), określającym numer zamówienia (PO), dane kontrahenta (sprzedawcy), ilość i nazwę. W przypadku, gdy dostawa towarów jest dokonana bezpośrednio do magazynu klienta lub do magazynu (zakładu produkcyjnego), gdzie dokonywane jest konfekcjonowanie produktów nabytych przez Spółkę, Spółka otrzymuje dokument PZ. W przypadku zakupu towarów dokumentem, który dokumentuje faktyczne nabycie określonej partii towarów jest dokument przewozowy CMR. Ponadto w przypadku przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (środki ochrony roślin) każdemu przewozowi podlegającemu przepisom ADR powinny towarzyszyć dokumenty zgodnie z odpowiednimi wymaganiami działu 5.4 Umowy europejskiej dotyczącej międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (Umowa ADR). Dokument (dokumenty) przewozowy powinien zawierać następujące informacje dotyczące każdej substancji, materiału lub przedmiotu niebezpiecznego przeznaczonego do przewozu: numer UN, poprzedzony literami „UN”, prawidłową nazwę przewozową uzupełnioną (w przypadku gdy jest to wymagane, nazwą techniczną), numery wzorów nalepek, grupę pakowania, liczbę i określenie sztuk przesyłki, całkowitą ilość towarów niebezpiecznych mających odrębny numer UN; nazwę i adres nadawcy, nazwę i adres odbiorcy (odbiorców). Ostatecznym potwierdzeniem nabycia towarów jest faktura wystawiona przez sprzedawcę towarów. Dane na fakturze sprzedaży (w szczególności dane nabywcy, ilość, rodzaj, nazwa wydawanych towarów, data sprzedaży, termin płatności) powinny być zgodne z powyżej określonymi dokumentami. Analogicznie jak w przypadku zakupów towarów dla celów produkcji jednym z elementów, które mają gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów i usług pozostałych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej jest wykorzystanie w procedurze zakupowej programu. Sformalizowanym dokumentem elektronicznym określonym w procedurze zakupu jest dokument zapotrzebowania – chyba że zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu jest dokonane na podstawie innych dokumentów (np. procedury rozliczania kosztów służbowych) lub specyfiką procesu rozliczeń (rozliczenia z lekarzami dokumentowane lub weryfikowane są za pomocą dodatkowych procedur, gdzie odpowiednio analizowana jest zgodność rozliczeń z przepisami obowiązującego powszechnie prawa oraz dokumentowana jest wysokość rozliczeń, incydentalnym zakupem usług lub towarów o niewielkiej wartości, np. usługi gastronomiczne o małej wartości). Dokument zapotrzebowania zawiera istotne informacje pozwalające na zindywidualizowanie nabywanego świadczenia. Kontrola procesów zakupowych następuje także w odniesieniu do zakupów, które nie są objęte ww. ogólną procedurą zakupów i stosowane są w odniesieniu do nich procedury rozliczania kosztów podróży, procedury aktywności marketingowych. Ich celem jest zapewnienie odpowiedniej ścieżki audytu (weryfikacji) procesu nabycia. Tym samym, w każdym obszarze zakupów Spółka podejmuje działania, których celem jest zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą i pozostałymi dokumentami towarzyszącymi. Dla dokumentowania nabyć od kontrahentów dokonujących towarów i usług pozostałych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej Spółka korzysta także z dokumentów analogicznych do dokumentów używanych w przypadku nabycia towarów i usług dla celów dystrybucji: dokument otrzymania towarów (dokument PZ) - gdy towary są przyjmowane do magazynu Spółki, dokument przewozowy CMR oraz ADR, faktura VAT (faktura korygująca). Poza wymienionymi Spółka wdrożyła też odpowiednie procedury bezpieczeństwa związane z realizacją procesu sprzedaży i wystawiania faktur. Dostęp do opisanego modułu systemu komputerowego mają ściśle określone osoby, komputery zabezpieczone są hasłem, a brak używania przez określony czas (np. 5 min. skutkuje blokadą dostępu. Spółka podkreśla, że wdrożona procedura organizacji procesu zakupu umożliwia gromadzenie dokumentów aż po faktury. Dokumenty przechowywane są do okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Spółka wskazuje, że wynikiem wdrożonej procedury jest zapewnienie sprawdzenia faktury zakupu (faktury korygującej) i możliwość powiązania z informacjami i dokumentami generowanymi przez Spółkę. Stosowana przez Spółkę procedura w szczególności zapewnia, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy wystawioną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi, tj.: zapotrzebowania na towary do dalszej odprzedaży, zamówienie na określoną dostawę towarów, dokument dostawy, dokument otrzymania towarów (dokument PZ), dokument przewozowy CMR oraz ADR, dodatkowe dokumenty dotyczące towarów konfekcjonowanych (produkcji na zlecenie), dokumentem zapotrzebowania, potwierdzeniem przelewu. Spółka wskazuje, że wdrożona procedura związana z organizacją procesu zakupu umożliwia śledzenie „nabycia produktu” od konkretnego dostawcy od złożenia zamówienia, przez gromadzenie dokumentów, aż po wprowadzenie do systemu Spółki faktur zakupu dokumentujących transakcję. Opisany schemat postępowania gwarantuje też w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym. Przede wszystkim - wskazuje Spółka - opisane dokumenty w sposób jednoznaczny pozwalają określić przebieg transakcji od najbardziej ogólnych zarysów (np. ogólny plan zamówień Wnioskodawcy), przechodząc do bardziej szczegółowych ustaleń (składanie i potwierdzenie zamówień w trakcie współpracy, potwierdzenie odbioru towaru, etc). Dodatkowo, istotnym elementem wdrożonej procedury jest możliwość potwierdzenia przebiegu transakcji nie na podstawie dokumentów wewnętrznych, lecz także dokumentów otrzymanych przez kontrahenta oraz osoby trzecie (np. firma transportowa, bank w przypadku potwierdzenia przelewu). Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych oraz każdorazowo weryfikuje pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Spółki. Co do zasady, kontrahenci Spółki przesyłają faktury na dedykowany adres e-mail Spółki. Po przesłaniu danej faktury, wyznaczeni pracownicy Spółki dokonują weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Spółka wskazuje, że system zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane. Dostęp do systemu posiadają wyłącznie określone osoby. W konsekwencji, Spółka każdorazowo ma pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Dokumenty zakupowe posiadają format PDF, który uniemożliwia modyfikowanie zapisanych treści. W efekcie, Spółka nie ma możliwości modyfikowania ich treści. Jak wskazywano, czytelność faktury weryfikowana jest przez wyznaczonego pracownika Spółki w momencie otrzymania faktury. Jednocześnie wskazano, że sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy (dostawcy) faktur. Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Kontrola ta obejmuje obowiązek opisywania faktur przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot oraz danych (tożsamości) dostawcy oraz obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych wystawcy faktury. Analogiczne zasady zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść. Spółka wskazuje, że opisana procedura dokumentowania procesu zakupów oraz rozliczania faktur zakupu w formie elektronicznej zgodna jest z przepisami art. 106m ust. 1-4 ustawy, a w szczególności w wyniku wdrożenia opisanej procedury można uznać, że została zapewniona przez Spółkę odpowiednia kontrola biznesowa, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług. Tym samym Spółka zapewnia integralność treści faktur, autentyczność pochodzenia faktur, czytelność treści faktur. Spółka podkreśla, że przedmiotem zapytania jest wyłącznie kwestia faktur, które będą przechowywane w formie elektronicznej. Spółka informuje, że System umożliwiać będzie dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Faktury mogą być przechowywane zarówno na serwerach w Polsce, jak i serwerach znajdujących się poza terytorium kraju, tj. przykładowo w innym kraju UE. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej na serwerach poza terytorium kraju, Spółka zapewni dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy. Zakupione towary i usługi udokumentowane w szczególności fakturami oraz fakturami korygującymi będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Spółka wypełni, wymienione w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur, tj. zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe, możliwe będzie ich wyszukiwanie wg określonych parametrów, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób otrzymywania i archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
   
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Spółka jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. dystrybucją produktów leczniczych, wyrobów medycznych oraz środków ochrony roślin.

W przedstawionych okolicznościach należy zgodzić się ze Spółką, że w przypadku faktur które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdigitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
   
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.