2020.11.04 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.586.2020.1.KK
z 4 listopada 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 września 2020 r. (data wpływu 28 września 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej „Spółka”) - jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące, duplikaty tych faktur oraz paragony dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) w formie papierowej lub elektronicznej.

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej - skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego (dalej „Dział księgowy”) zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Dział księgowy może się składać z pracowników Spółki lub pracowników wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego świadczącego obsługę księgowo-podatkową. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku akceptuj. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów.

Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem. Skany Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować.

Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. Skany Faktur będą przechowywane na terytorium kraju w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB,) albo drogą mailową.

Skany Faktur będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym na terytorium kraju, obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. W przypadku przechowywania Faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka umożliwi dostęp on-line do Faktur organom wymienionym w art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020, poz. 106 z pózn. zm.).

Dodać należy, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie, wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach - zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

W tym zakresie należy podkreślić, że w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami zakupu służyć będą czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz, czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z art. 112a ust. 1 i z art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej w oparciu o faktury przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym, Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym procedura archiwizacji faktur zakupu (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy w postaci elektronicznej otrzymanych w wersji papierowej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Wnioskodawca wskazuje, że stosowana przez Spółkę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego dokumentu z konkretną transakcją. W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie PDF lub JPG) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Ponadto zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Procedury jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwia jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). Skany faktur będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym na terytorium kraju, obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka umożliwi dostęp on-line do Faktur organom wymienionym w art. 112 ustawy.

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę, w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy, przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będzie zgodny z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) oraz inne dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami zakupu służyć będą czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2020 r., poz. 106 z pózn. zm.). W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego w oparciu o faktury przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym, Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralność treści i ich czytelności.

Dodać należy, że planowane przez Spółkę rozwiązanie polegające na przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej, jest również akceptowane przez organy podatkowe.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2018 r., sygn., 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, Organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (…)”.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2020 r., sygn., 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ czytamy: „Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami (otrzymanych pierwotnie w formie papierowej) będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i art. 112a ustawy. Nie będzie zatem konieczności przechowywania wersji papierowej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami.”

Podobne stanowisko administracji skarbowej możemy również znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r., sygn. 0112- KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW lub z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ.

W świetle powyższych okoliczności uzasadnione jest więc uznanie za prawidłowe przedstawionego we wniosku stanowiska Wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur oraz paragony dokumentujące nabycie towarów lub usług zarówno w formie papierowej jak i - przesyłane na dedykowany do tego celu adres e-mail - w formie elektronicznej (w formacie PDF).

Wnioskodawca zamierza przechowywać ww. faktury wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanów (dokumentów PDF).

Faktury otrzymane w formie papierowej zostaną zeskanowane a następnie zapisane w bazie danych i wprowadzone do elektronicznego obiegu dokumentów. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów. Skany Faktur będą dekretowane oraz zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym przez upoważnionych pracowników Działu księgowego zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Każdy z pracowników będzie posiadał unikalny login i hasło umożliwiający mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w ww. obiegu dokumentów zostanie przyporządkowane do konkretnego skanu Faktury i wraz z nim archiwizowane.

Po zapisaniu skanu w bazie danych papierowa forma faktury zostanie zniszczona.

Skany Faktur Spółka przechowywać będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki Ponadto Spółka będzie mogła przekazać kontrolującym wydrukowane skany Faktur lub dostarczyć na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB) albo wysłać drogą mailową. Skany Faktur będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym na terytorium kraju, obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. W przypadku przechowywania Faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka umożliwi dostęp on-line do Faktur organom wymienionym w art. 112 ustawy.

W opinii Wnioskodawcy Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji. Skany Faktur będą zawierały dane zgodne z danymi z faktury papierowej a ich treść nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Ponadto zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić czytelność danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej skanów Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Spółka miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać Faktury, dokumentujące zakup towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca zamierza stosować procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur. Pewność co do tożsamości dostawcy towaru lub usługodawcy albo wystawcy faktury umożliwi powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz potwierdzeniem przelewu dokumentującym transakcję. Integralność treści faktury zostanie zapewniona przez Spółkę poprzez zeskanowanie faktur w sposób uniemożliwiający modyfikowanie treści jej danych (format pdf). Zeskanowane Faktury będą miały odpowiednią jakość aby zapewnić czytelność danych w nich zawartych. Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przechowywanie Faktur – otrzymanych w formie papierowej - wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Zdaniem Wnioskodawcy Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, mających ustalić wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z opisu sprawy wynika również, że Spółka zamierza przechowywać skany Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ponadto, Skany Faktur przechowywane będą na serwerze znajdującym się na terytorium kraju obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. Spółka będzie miała zdalny dostęp do ww. bazy danych i będzie mogła udostępnić skany Faktur organowi podatkowemu w siedzibie Spółki. Spółka będzie mogła przekazać kontrolującym wydrukowane skany faktur lub dostarczyć na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB) albo wysłać drogą mailową. Z opisu sprawy wynika także, że w przypadku przechowywania Faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka umożliwi dostęp on-line do tych Faktur odpowiednim organom. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Ponadto transakcje nabywania towarów i usług dokumentowane są fakturami.

Podsumowując, przechowywanie i archiwizowanie Faktur zgodnie z procedurami opisanymi we wniosku, pozwoli spełnić warunki określone w art. 112, art. 112a i art. 106m ust. 1-4 ustawy. Należy również stwierdzić, że w stosunku do Faktur, które Spółka planuje przechowywać i archiwizować wyłącznie w sposób elektroniczny, Wnioskodawca nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tutejszy Organ wskazuje, że niniejsza interpretacja dotyczy tylko możliwości archiwizowania w formie elektronicznej faktur, natomiast nie rozstrzyga możliwości archiwizowania pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin